2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng
3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Như sự phân tích ở chương hai, lựa chọn một phần mềm kế toán ứng dụng cho doanh nghiệp quả thật không phải là một công việc dễ dàng, do vậy, chúng ta rất cần một số giải pháp để lựa chọn một phần mềm kế tốn phù hợp với quy mơ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua kết quả khảo sát, cũng như từ mộ số tài liệu có được, tác giả đưa ra một số những vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Những vấn đề này đã giải quyết được phần nào những khó khăn mà người mua thường gặp phải và được cụ thể như sau:
Một là, tùy theo quy mô kinh doanh mà chúng ta lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Một doanh nghiệp có doanh số bán hàng một tỷ đồng một năm sẽ có nhu cầu hịan tịan khác so với cơng ty có doanh số hàng trăm tỷ đồng, nếu một cơng ty quy mơ nhỏ thì chúng ta khơng nên lựa chọn mua một phần mềm hiện đại, có nhiều tính năng đa dạng bở vì chúng ta sẽ gặp phải những vấn đề phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế của mình lại vừa tốn kém không cần thiết.
Hai là, tùy từng lĩnh vực kinh doanh mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp. Một vài lĩnh vực kinh doanh có những phần mềm chuyên biệt mà chúng ta có thể cần đến vì nó được thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, một số trường hợp phần mềm chuyên biệt theo từng lĩnh vực kinh doanh có thể sẽ đắt tiền hơn nhưng các lợi ích mà những phần mềm này mang lại sẽ bù đắp lại cho những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Do đó, chúng ta cần chắc chắn rằng chúng ta đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.
Ba là, nghiên cứu kỹ các phân hệ nào cần dùng để lựa chọn phần mềm kế toán cho phù hợp. Trong thị trường có rất nhiều phần mềm có những tính năng lưu trữ, tính tốn dữ liệu đơn giản nhưng cũng có những phần mềm có nhiều tính năng như
tính tốn ngân quỹ, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng và thậm chí có những phần mềm cịn phân tích được sự dao động của giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp chúng ta có được những cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường …. Như vậy, tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp về các chức năng của phân hệ kế toán mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp.
Bốn là, cần quan tâm đến dịch vụ hổ trợ sau bán hàng để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Việc mua sắm phần mềm kế toán chỉ là bước đầu tiên trong một quy trình tổng thể, mua đuợc một phần mềm tốt nhưng triển khai khơng tốt thì cũng xem như thất bại, một trong những vấn đề quyết định sự thành công của việc triển khai là dịch vụ hổ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Do đó, đây là một vấn đề rất quan trọng cho doanh ngiệp khi lựa chọn mua một phần mềm kế tốn.
Năm là, cân đối nguồn lực tài chính để chọn mua phần mềm phù hợp. Tất cả các khoản đầu tư của doanh nghiệp đều cần đến sự phân tích mối quan hệ giữa lợi nhuận và chi phí, do vậy, khi chọn mua phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm đến vấn đề lợi ích mà phần mềm mang lại tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Sáu là, tham khảo ý kiến của chuyên gia, đồng nghiệp … trước khi quyết định lựa chọn phần mềm kế toán. Những ý kiến của chuyên gia, đồng nghiệp và thậm chí là những nhân viên kế tốn trong bộ máy kế toán … sẽ giúp chúng ta tự tin hơn khi lựa chọn phần mềm kế toán. Bởi lẻ, căn cứ vào tình hình thực tế hiện nay, trước khi mua phần mềm nhiều doanh nghiệp sẽ đề nghị một số cơng ty cúng cấp phần mềm đến trình bày giới thiệu về những tính năng của phần mềm và đề nghị một mức giá mà họ có thể cung cấp. Tuy nhiên, những buổi giới thiệu này có thời gian khơng nhiều, thường là một buổi, một ngày, thời gian này, quá ngắn để có thể hình dung được hết những tính năng của phần mềm có phù hợp với tình hình cơng ty hay khơng.
Bảy là, phần mềm kế toán lựa chọn phải đảm bảo cho việc dễ dàng sử dụng. Chúng ta không nên mua những phần mềm khó sử dụng cho người dùng mặc dù nó có những tính năng ưu việt. Bởi lẻ, những tính năng ưu việt đó chỉ có thể phát huy khi
nó được người sử dụng dùng đúng theo những yêu cầu nhập liệu của nó. Nếu không thực hiện được đúng theo những yêu cầu này thì có thể phần mềm sẽ bị thất bại. Do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán cần quan tâm đến việc phần mềm phải dễ dàng sử dụng, phù hợp với đội ngũ nhân lực kế toán đang có.
Tám là, phần mềm kế tốn chọn mua phải phù hợp tương thích với hệ thống kỹ thuật hiện tại của doanh nghiệp và có khả năng liên kết với những phần mềm khác khi có nhu cầu triển khai sử dụng cho những phần mềm quản lý theo yêu cầu của doanh nghiệp. Trong thực tế hiện nay, một số công ty có riêng hẳn một bộ phận kỹ thuật quản lý tòan bộ hệ thống của doanh nghiệp. Bộ phận này thường có những quy trình và tiêu chuẩn quản lý, do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm đến việc phần mềm kế toán phải tương thích với yêu cầu quản lý hệ thống nội bộ. Đồng thời, hiện nay có một số doanh nghiệp đang hướng tới việc xây dựng và quản lý theo hệ thống ERP. Để quản lý theo hệ thống này, có một số doanh nghiệp không chọn giải pháp mua hẳn một phần mềm ERP để triển khai cho tịan hệ thống mà có thể sẽ th hẳn một đội ngũ kỹ thuật để viết riêng cho doanh nghiệp. Do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán chúng ta cũng cần quan tâm đến vấn đề phần mềm có khả năng tích hợp với những phần mềm khác.
3.3.4.2 Giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng.
Tùy vào mức độ tin học hóa cơng tác kế tốn mà mỗi doanh nghiệp có giải pháp về phần cứng và hạ tầng mạng khác nhau. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, kế toán chỉ có một nhân viên, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn chủ yếu là bằng excel hay phần mềm nhỏ và chưa có nhu cầu kết nối mạng thì giải pháp máy tính cho những doanh nghiệp này là chỉ cần trang bị một máy tính có cấu hình đủ mạnh để đảm bảo cho công việc hằng ngày, còn đối với những doanh nghiệp có mức độ tin học hóa cao đặc biệt là những doanh nghiệp ứng dụng ERP thì phần cứng và hệ thống mạng cần được đầu tư trang bị tốt. Về phần cứng đòi hỏi cần phải được trang bị hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện …Đối với những doanh nghiệp ứng dụng ERP, hệ thống máy chủ cần tối thiểu các loại như máy chủ hệ
thống (Application server), máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server), máy chủ dự phòng cơ sở dữ liệu ( backup database server). Ngồi ra cịn địi hỏi phải có những máy chủ khác cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet ( Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (File server) … Đối với hạ tầng mạng, doanh nghiệp cần trang bị mạng WAN, LAN phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp có thể khai thác ứng dụng môi trường internet như một mạng WAN cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo cho mục đích triển khai.