2.2 Tình hình tổ chức hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn Thành
2.2.3 Kết quả khảo sát
Bảng câu hỏi được gửi đến 50 doanh nghiệp trong đó 50% là doanh nghiệp vừa và nhỏ và 50% là doanh nghiệp lớn thuộc hầu hết các ngành nghề, các lĩnh vực kinh tế, đồng thời tác giả cũng tiến hành tiến tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn triển khai các phần mềm kế toán khá quen thuộc với những người làm công tác kế toán như lemon3, Solomon, Oracle và kết quả thu thập được tác giả tổng hợp phân tích như sau:
Về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin: 100% các doanh nghiệp đều trả lời là sử dụng phần mềm khi thực hiện công tác kế tốn, trong đó có 14% dùng excel tòan bộ là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, 72% dùng phần mềm mua ngoài, 4% dùng phần mểm tự thiết kế theo đặc thù riêng và 10% là dùng ERP; khi sử dụng phần mềm kế tốn có 60% được khảo sát trả lời là tổ chức triển khai sử dụng cùng với các bộ phận khác ngồi kế tốn và 40% là trả lời không, phần lớn các doanh nghiệp triển khai sử dụng phần mềm kế toán ở các bộ phận khác trả lời chủ yếu là bộ phận bán hàng 40%, bộ phận sản xuất 12%, bộ phận phân phối 8%, bộ phận kế hoạch 12% ….; khi được hỏi về việc kết hợp với kết quả một số phần mềm khác khi làm công tác kế tốn có 38% trả lời là có kết hợp sử dụng và 68% cịn lại có câu trả lời là không. Như vậy, tuy mức độ ứng dụng có sự khác nhau ở các doanh nghiệp nhưng nhìn chung hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn.
Khi được hỏi về những báo cáo mà doanh nghiệp phải làm, mức độ việc kết hợp giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính, những khó khăn phát sinh liên quan đến việc kết hợp này trong thực tế được các doanh nghiệp trả lời như sau: 90% doanh nghiệp trả lời là ngoài báo cáo tài chính họ phải làm báo cáo quản trị, những báo cáo quản trị mà họ phải làm là báo cáo phân tích doanh số (70% ), báo cáo kết quả kinh doanh theo từng lĩnh vực kinh doanh, dự án (74%), báo cáo so sách chi phí giữa ngân sách , thực tế và kế hoạch (32%), báo cáo theo từng trung tâm chi phí (48%), báo cáo đặc thù khác( 62%); có đến 76% doanh nghiệp trả lời là phần mềm kế tốn có hổ trợ
trong việc làm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, để tổ chức được việc ứng dụng phần mềm cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị thì có 74% câu trả lời là kết hợp xây dựng tài khoản kế toán với việc xây dựng các danh mục trung tâm chi phí, ….; 56% là khó khăn về nhân lực chưa đáp ứng được u cầu, 74% là khó khăn do cơng tác nhập liệu ban đầu quá chi tiết, 44% lá khó khăn khi xác định tiêu thức phân bổ cho những chi phí chung, 23% là khó khăn do thơng tin cập nhật chưa kịp thời; có đến 70% câu trả lời là chỉ có một số báo cáo quản trị lấy được từ phần mềm kế toán và hầu hết các báo cáo quản trị phải làm bằng excel ….
Khi được hỏi về chất lượng báo cáo mà phần mềm kế tốn cung cấp, có đến 40% câu trả lời là rất tốt cho báo cáo tài chính nhưng khơng đảm bảo chất lượng cho báo cáo quản trị, 46 % cầu trả lời là tương đối đảm bảo chất lượng cho báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Khi đuợc hỏi về tính kịp thời khi cung cấp thông tin cho báo cáo quản trị, 66% trả lời là tương đối kịp thời, 6% trả lời là rất kịp thời và 18% trả lời là chưa kịp thời.
Trong kết quả khảo sát có đến 82% doanh nghiệp cho rằng họ gặp khó khăn khi lựa chọn phần mềm kế toán; 68% doanh nghiệp quan tâm đến giá cả, 78% doanh nghiệp quan tâm đến dịch vụ hổ trợ tư vấn triển khai, 90% quan tâm đến phần mềm phải phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp, 50% cho rằng phần mềm dễ sử dụng …
Khi đựoc hỏi về những khó khăn mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, 52% cho rằng vấn đề nhân sự và việc phân công công việc chưa rõ ràng, 40% cho rằng đội ngũ nhân lực còn hạn chế, 26% cho rằng hệ thống không linh họat, 66% cho rằng phần mềm chưa phù hợp, 40% cho rằng không nhận đuợc dịch vụ hổ trợ tốt, 26% cho rằng không nhận được sự hổ trợ từ các phòng ban, 20% cho rằng thiếu sự quyết tâm của ban giám đốc. Và khi được hỏi về những điều kiện cần có để thực hiện tốt việc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, 80% cho rằng cần phải tổ chức bộ máy kế tốn với sự phân cơng cơng việc rõ ràng, 66% cho rằng cần phải lựa chọn phần mềm phù hợp,
54% cho rằng cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng dữ liệu ban đầu, 44% cho rằng cần phải có đội ngũ nhân viên có năng lực và cần có sự quyết tâm của ban giám đốc.
Khi được hỏi về định hướng đào tạo nguồn nhân lực, 94% ý kiến cho rằng cần nắm vững kiến thức chun mơn, 90% cho rằng ngồi kiến thức chun mơn cần có kỹ năng tổ chức và giải quyết tốt vấn đề, 78% cần có phẩm chất đạo đức tốt, …
Khi được hỏi về hiệu quả khi sử dụng phần mềm kế toán,80% cho rằng hiệu quả so với chi phí bỏ ra, 16% cho rằng rất hiệu quả so với chi phí bỏ ra và 4% cho rằng khơng hiệu quả so với chi phí bỏ ra. Khi được hỏi về những phần mềm kế toán có thể áp dụng cho các doanh nghiệp vửa và nhỏ như Exact, Fast, Unesco, Bravo, Lemon3, Accnet2000, Misa … và những phần mềm có thể áp dụng cho những công ty lớn như Solomon, SAP, Oracle ….
Khi được hỏi về nhu cầu và sự cần thiết khi lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế tốn quốc tế, có đến 46% cho rằng họ có nhu cầu. Như vậy có thể nói, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay không những lập báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam mà cịn phải lập báo cáo theo chuẩn mực kế tốn quốc tế theo yêu cầu quản lý.
2.3 Đánh giá về cơng tác tổ chức kế tốn trong điều kiện tin học hóa ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay dựa trên kết quả khảo sát.
Hiện nay, nhìn chung, do mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn có sự khác nhau ở các doanh nghiệp Việt Nam nên công tác tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa cũng có sự khác nhau ở các doanh nghiệp.
Có những doanh nghiệp mức độ dụng cơng nghệ thông tin chỉ ở cấp độ phạm vi nội bộ phịng kế tốn và chủ yếu là phục vụ cho yêu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp, yêu cầu về báo cáo quản trị doanh nghiệp chưa đòi hỏi nhiều. Đối với những doanh nghiệp này, công tác tổ chức kế toán tương đối đơn giản. Cụ thể là trên cơ sở phần mềm kế tốn có sẵn, người tổ chức cơng tác kế tốn tiến hành các danh mục đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống tài khoản, xây dựng hệ thống chứng từ, lựa
toán. Đối với những công việc tổ chức trên do yêu cầu cung cấp thông tin của hệ thống kế toán chủ yếu là nhằm cho mục tiêu báo cáo tài chính nên cơng tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán được quan tâm chú trọng nhiều nhất. Đối với những doanh nghiệp này, hệ thống tài khoản theo quy định hiện hành sẽ được áp dụng triệt để và trên cơ sở hệ thống tài khoản này, người tổ chức công tác kế toán tiến hành thiết lập thêm một số tài khoản cấp 3, cấp 4 để phân loại những chi phí phát sinh mà doanh nghiệp cần quan tâm và yêu cầu cần cung cấp. Đối với việc xây dựng các doanh mục kế toán, do đa số các phần mềm kế toán hiện nay đều yêu cầu cần thiết lập như danh mục đối tượng khách hàng, danh mục đối tượng nhà cung cấp, danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho … nên những doanh nghiệp này cũng tiến hành xây dựng từ việc tổng hợp đến chi tiết nhưng việc xây dựng chưa nhất quán, chưa thể hiện được tính khoa học và đôi khi, người tổ chức công tác kế toán xây dựng các danh mục này với hệ thống mã mang tính chất gợi nhớ để dễ dàng cho công tác nhập liệu. Công tác tổ chức kế tốn theo mơ hình này thường xảy ra ở những doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ hoặc những doanh nghiệp mới thành lập, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít hoặc đối với những doanh nghiệp mà hệ thống thơng tin kế tốn chỉ mục đích duy nhất là đối phó với cơ quan bên ngồi. Nhìn chung hệ thống kế tốn tổ chức đơn giản như thế này thì rất dễ dàng sử dụng cho người làm cơng tác kế tốn, tuy nhiên nếu đến một lúc nào đó, nhà quản lý yêu cầu cung cấp một số thông tin liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh thì hệ thống này sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thậm chí khơng thể cung cấp được. Vấn đề gặp khó khăn này cũng thường gặp phải đối với những doanh nghiệp có quy mơ phát triển nhanh, lúc đầu khi quy mô hoạt động nhỏ, mức độ yêu cầu cung cấp thông tin cho việc quản lý cịn ít, đơn giản thì có thể đảm bảo được cho việc cung cấp được thông tin do nghiệp vụ phát sinh ít nhưng phát triển đến một lúc thì hệ thống này sẽ khơng thể thích ứng được và có thể sẽ phải dẫn đến việc xây dựng lại một hệ thống kế toán mới.
Hiện nay, ngày càng có rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và kế tốn nói riêng khá sâu rộng. Đối với những doanh nghiệp này, công tác kế tốn ngồi việc phải cung cấp
thơng tin đầy đủ cho kế tốn tài chính thì việc cung cấp thơng tin cho kế tốn quản trị cũng được chú trọng nhiều hơn. Do vậy, công tác tổ chức kế toán của những doanh nghiệp này được tổ chức chặt chẽ hơn. Người đứng đầu trong cơng tác tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp này thường là những người giỏi, hiểu biết về tin học quản lý và có khả năng tổ chức vận hành hệ thống tốt. Trong công tác tổ chức kế tốn, trước tiên việc xác định u cầu thơng tin đã được nghiên cứu kỹ hơn, cơng tác phân tích khả năng ảnh hưởng của những nhân tố chi phối đến cơng tác kế tốn hiện tại và tương lai được chú trọng nhiều. Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính hiện hành ( Hiện tại kế toán Việt Nam đang áp dụng hệ thống tài khoản theo QĐ15 ) được nghiên cứu kỹ và phát triển ứng dụng phù hợp vào tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng các doanh mục đối tượng rất được quan tâm và đặt lên hàng đầu. Từ việc xây dựng danh mục tài khoản hàng tồn kho, danh mục đối tượng khách hàng, danh mục đối tượng nhà cung cấp …. đến danh mục phòng ban, sản phẩm …. đều được xây dựng một cách khá khoa học. Tính khoa học này được thể hiện ở chổ các danh mục kế tốn được xây dựng khơng những mang tính dễ dàng, thuận tiện cho công tác nhập liệu mà còn được xây dựng để đáp ứng cho nhu cầu phân tích của kế tốn quản trị. Ví dụ: mã khách hàng đã được doanh nghiệp quan tâm để có thể phân tích doanh số, … theo từng khu vực bán hàng. Có những doanh nghiệp xây dựng 4 ký tự nhưng cũng có những doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn tùy theo tình hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp nhưng mỗi ký tự trong hệ thống mã các danh mục đều mang những ý nghĩa phân tích riêng. Và khi nhà quản lý yêu cầu cung cấp thơng tin thì căn cứ vào những chỉ tiêu phân tích này, người tổ chức cơng tác kế toán sẽ thiết kế mẫu báo cáo đặc thù. Nhìn chung, đối với những doanh nghiệp này, cơng tác tổ chức kế toán khá tốt. Người nhập liệu phải tiến hành hành nhập liệu với chi tiết rất nhiều theo các chỉ tiêu phân tích để đáp ứng yêu cầu quản lý và yêu cầu cung cấp thông tin. Tuy nhiên, do một số khó khăn trong việc tổ chức cơng tác kế tốn khi kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nên đơi khi có rất nhiều dữ liệu khơng thể nhập chi tiết hết theo yêu cầu quản lý. Những dữ liệu không thể được nhập chi tiết theo yêu cầu thường là những chi phí chung phục vụ
cho rất nhiều đối tượng phân tích và thường những chi phí này phải xác định tiêu thức phân bổ để xác định chi phí phục vụ cho từng đối tượng. Chính vì những khó khăn này mà một số những doanh nghiệp đã chọn giải pháp kết hợp giữa phần mềm kế toán và excel để làm các báo cáo quản trị. Các báo cáo quản trị mà doanh nghiệp thường phải dùng cách này là những báo cáo liên quan đến chi phí, báo cáo kết quả kinh doanh theo từng lĩnh vực kinh doanh, từng sản phẩm ….. Việc kết hợp giữa excel và phần mềm kế toán để lập báo cáo quản trị thể hiện ở chỗ, kế toán truy xuất dữ liệu thơ từ phần mềm kế tốn dưới dạng file excel và từ file excel này kế tốn quản trị tiến hành các cơng tác tiếp theo trong việc lập báo cáo theo yêu cầu quản lý và hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp làm báo cáo quản trị dùng phương pháp này.
Phát triển cao hơn của việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý nói chung và kế tốn nói riêng là một số những doanh nghiệp đã từng bước khắc phục những khó khăn trong cơng tác kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế toán quản trị, giảm thiểu được những báo cáo phải làm từ excel và thay vào đó là những báo cáo đặc thù được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, đồng thời ứng dụng internet trong việc chuyển tải thông tin đến những người quản lý. Những người quản lý được cấp quyền sẽ truy cập được báo cáo mọi lúc và bất cứ những nơi nào có kết nối được internet. Nhưng những doanh nghiệp tổ chức được công tác này hiện nay cũng rất ít. Một trong những doanh nghiệp tổ chức thành cơng được mơ hình này mà tác giả được biết đó là cơng ty Unilever Việt Nam.
Bên cạnh đó, hiện nay một số những doanh nghiệp lớn đã hướng đến việc sử dụng hệ thống quản lý ERP vào công tác quản lý. ERP là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning và tiếng Việt có nghĩa là hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, đó là một hệ thống dùng để hoạch định nguồn tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức, tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hay tổ chức Chính Phủ v.v. Phần mềm ERP tích hợp tất cả những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế tốn, phần mềm nhân sự- tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập
lẫn nhau thì ERP gom chung tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thơng với nhau. Điều này cho phép các nhân viên ở các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung của công ty, tổ chức của mình theo một quyền truy cập thơng tin được xác định trước bởi người quản trị hệ