2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.1 Xác định rõ ràng, cụ thể yêu cầu thông tin ban đầu
Việc xác định u cầu thơng tin ban đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc thiết lập hệ thống kế toán. Ý nghĩa quan trọng này thể hiện ở chỗ mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức cơng tác kế tốn là đáp ứng việc cung cấp thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm thơng tin kế tốn, một là, nhóm thơng tin kế tốn tài chính chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, thơng tin cần cung cấp là thơng tin tài chính theo quy định của pháp luật. Thông tin này được thể hiện thông qua các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế tốn. Hai là, thơng tin kế tốn quản trị chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Các đối tượng bên trong doanh nghiệp có những yêu cầu về thông tin cung cấp khác nhau và sự khác nhau này chính là do cấp độ quản lý khác nhau.
Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin cần xác định rõ phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin bắt đầu từ các thơng tin có tính tổng quát, dùng chung cho nhiều đối tượng sử dụng, sau đó là các thơng tin cụ thể chi tiết phù hợp với nhu cầu riêng của từng đối tượng sử dụng. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp
quản lý, mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Kết quả của việc phân tích cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ phận phòng ban.
Xác định rõ yêu cầu thông tin là một nhân tố quan trọng đầu tiên mang đến sự thành công của hệ thống kế toán, khắc phục được những sai lầm trong việc tổ chức hệ thống kế toán ban đầu và là cơ sở để xác định danh mục các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán:
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí mà kế tốn phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Danh mục đối tượng kế toán được xây dựng dựa trên yêu cầu thơng tin mà kế tốn phải cung cấp, xây dựng thành công danh mục đối tượng kế tốn sẽ giảm thiểu được những khó khăn mà hệ thống kế toán thường gặp phải trong cơng tác hạch tốn và cung cấp thơng tin đặc biệt là giúp chúng ta có thể linh hoạt trong việc thiết lập những báo cáo theo yêu cầu quản lý. Để xây dựng thành công danh mục đối tượng kế toán, khi thiết lập cần quan tâm đến một số vấn đề cụ thể như xây dựng danh mục đối tượng từ tổng hợp đến chi tiết, xây dựng các đối tượng quản lý có liên quan và xây dựng hệ thống mã cho các đối tượng quản lý chi tiết.
Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế tốn, cơng tác tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào phải đặc biệt được chú trọng vì dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng quyết định sự thành công trong việc cung cấp thơng tin hữu ích của hệ thống kế tốn. Nếu trong quá trình xây dựng hệ thống kế tốn mà khơng quan tâm đến việc thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu ban đầu thì có thể sẽ dẫn đến những thơng tin kế tốn cung cấp khơng hữu ích hoặc khơng phù hợp.
Tổ chức dữ liệu đầu vào là việc tổ chức thu thập ba nhóm nội dung dữ liệu khi phản ánh các hoạt động của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được hạch toán và hệ thống kế tốn. Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Khi tiến hành thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, cần tiến hành theo các bước sau: thứ nhất, phân loại các hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo các chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính. Các đối tượng chi tiết cần được theo dõi theo từng chu trình. Đối với chu trình doanh thu, đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợp đồng, …. Đối với chu trình sản xuất, đối tượng chi tiết sẽ là nguyên liệu, thành phẩm, phân xưởng, đối tượng tập hợp chi phí …. Đối với chu trình chi phí, đối tượng chi tiết sẽ là nhà cung cấp, hàng hóa dịch vụ, các trung tâm chi phí …. Đối với chu trình tài chính, đối tượng chi tiết sẽ là ngân hàng, hợp đồng vay ….; thứ hai, sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó như tên đối tượng, mã đối tượng các mơ tả khác của đối tượng như mã số thuế , địa chỉ, điều khoản thanh toán … và các nộ dung cần thu thập theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như quản lý theo khu vực bán hàng, loại khách hàng … ; thứ ba, mã hóa các đối tượng quản lý- đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong việc thiết lập hệ thống kế tốn địi hỏi người thiết lập phải nghiên cứu kỹ để tạo ra bộ mã một cách khoa học nhất phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác , dễ dàng các đối tượng quản lý; giúp người quản lý tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức cần quản lý và thông qua bộ mã các nội dung và tiêu thức quản lý có thể trích lọc và phân tích theo yêu cầu quản lý của người sử dụng thông tin. Để xây dựng được một bộ mã khoa học nhất, chúng ta cần tuân thủ một số vấn đề sau: Một là, mỗi đối tượng chi tiết cần quản lý là một đối tượng cần phải mã hóa; hai là, xác định các nội dung cần thu thập cho đối tượng được mã hóa; ba là, xác định nội dung cần thể hiện trên bộ mã; bốn là, cần lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp.
Thơng thường có một số phương pháp mã hóa như : sử dụng mã gợi nhớ với các ký tự có độ dài thống nhất để mơ tả cho loại đối tượng mã hóa; sử dụng các chỉ số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất ( mỗi chữ số đều có một ý nghĩa phân tích riêng ) để mơ tả cho các nội dung quản lý ; sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã; năm là, xem xét tính ổn định, lâu dài của bộ mã trước khi thiết lập chính thức.