2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa
Kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ
chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng đo điếm kết quả trên các con số tăng trưởng mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phịng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu giữ ngun như vậy thì sẽ có ảnh hưởng gì đến hoạt động của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức hoạt động hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thốt tài sản của tổ chức đó.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, cịn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Chính vì vậy, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết lập một cơ chế giám sát mà ở đó khơng quản lý bằng lịng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bi hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận; đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo sử dụng tối đa các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra; đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối với họ.
Trong thực tế, rất khó để tìm ra một công thức chung để giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tùy từng công ty, tùy từng khuyết điểm mà những doanh nghiệp khác nhau sẽ có những biện pháp khác nhau. Khi ứng dụng tin học hóa cơng tác kế tốn, tùy theo mức độ tin học hóa mà từng cơng ty sẽ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Đối với những doanh nghiệp mà mức độ tin học hóa chưa phát triển và áp dụng cho tồn bộ cơng ty thì rất cần việc thiết lập một hệ thống quản lý chặt chẽ với với một số đặc điểm như sau:
Thứ nhất, cần có các thủ tục kiểm soát cần thiết để sớm phát hiện ra những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm sốt nội bộ để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm sốt thường có một số biểu hiện như khơng có quy trình quản lý bằng văn bản rõ ràng, công việc chỉ được điều hành theo khẩu lệnh, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc qun thì lại thơi; cơng việc có sự chồng chéo giữa các phịng ban, khơng có sự trao đổi thơng tin, khi có sai sót thì các bộ phận đùng đẩy trách nhiệm cho nhau, …..
Thứ hai, đối với những tài sản dễ bị thất thốt như tiền, hàng hóa …, cần có biện pháp chặt chẽ để hạn chế thấp nhất sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra. Đối với những vấn đề này, một nguyên tắc cần phải áp dụng triệt để đó là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, theo nhiều chuyên gia tài chính thì đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Công ty cần phải lập một quy trình quản lý chặt chẽ và khơng nên có ngoại lệ mà cụ thể là bất kỳ phịng ban nào trong cơng ty muốn chi đều phải lập đề nghị chi và chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, kế tốn viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi và sau đó quỹ mới chi tiền. Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp là hai biện pháp song song đó là kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Công ty trả lương cao cho những người làm ở bộ phận này đồng thời quy định rõ rằng nếu cơng ty phát hiện người đó có những dấu hiệu vi phạm gian lận hay ăn chênh lệch với nhà cung cấp anh ta sẽ bị cho thôi việc ngay. Như vậy họ sẽ mất đi công việc tốt nếu để lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, cơng ty nhất thiết phải có những kênh thơng tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
Thứ ba, trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, cần có quy trình kiểm tra chéo hằng ngày giữa hệ thống bán hàng và kế toán và thủ kho. Bộ phận bán hàng là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, công ty cần quy định rõ khung giá bán cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý phê duyệt. Sau đó nhân viên bán hàng viết phiếu xuất chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phịng được ủy quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên phịng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ, thủ kho giữ liên
hai để theo dõi việc xuất nhập và liên ba được chuyển sang phịng kế tốn để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.
Thứ tư, về phía các nhà quản lý trong cơng ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số những nguyên tắc như xây dựng mơi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn, nguy cơ cao; bất kỳ thành viên nào trong công ty cũng đề phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập …
Thứ năm, ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều cơng ty cịn lập thêm phịng kiểm tốn nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng hay khơng…. nhằm ngăn ngừa thấp nhất những rủi ro.
Đối với những cơng ty có mức độ tin học hóa cao, sử dụng giáp pháp mở rộng ERP vào công tác quản lý thì ngồi việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ sao cho đảm bảo được những yêu cầu trên công ty cần chú đến đến một số những vấn đề nhằm đảm bảo cho việc kiểm sốt trên hệ thống máy tính. Những vấn đề đó cụ thể là:
Thứ nhất cần đặc biệt chú trọng công tác phân quyền truy cập vào hệ thống máy tính. Trong điều kiện tin hoc hóa cao độ cơng tác kế tốn, những quy trình thay vì trước đây làm bằng tay cần phải có những thủ tục giấy tờ thì giờ được thay thế bằng những thao tác trên những quy trình được quy định chặt chẽ trên máy tính. Mỗi một cơng đoạn là một khâu quan trọng và được thực hiện bởi một người sử dụng. Để đảm bảo được cho cơng tác kiểm sốt rất cần thiết phải có một sự phân quyền và quy định trách nhiệm hết sức rõ ràng. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một hay một số quyền truy cập vào hệ thống tùy theo cấp bậc và trách nhiệm của họ và chỉ được quyền thao tác trên cơ sở quyền mà họ được cấp. Bên cạnh việc cấp quyền là người quản trị hệ
thống cần xây dựng những báo cáo cần thiết để khi có sự cố xảy ra, báo cáo có thể chỉ ra được nhân viên nào đã làm thao tác sai đó và quy trách nhiệm rõ ràng. Trong trường hợp một nếu có xảy ra trường hợp một phần hành mà có nhiều người có thể truy cập và thao tác thì cần cấp quyền sao cho mỗi người chỉ thấy được phần việc của mình làm.
Thứ hai, gắn liền với vấn đề cấp quyền, khi thiết lập hệ thống kế tốn trong điều kiện tin học hóa cần quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin. Khi mỗi nhân viên được cấp một tên người dùng và mật mã và đi liền là những quyền tương ứng được cấp thì nhân viên đó chỉ được phép sử dụng tên người dùng và mật khẩu của mình để truy cập vào hệ thống. Để ngăn chặn những trường hợp nhân viên cố tình dùng tên người dùng của người khác để truy cập vào hệ thống nhằm thực hiện những ý đồ xấu, người quản trị hệ thống cần áp dụng chính sách giới hạn số lần nhập sai khi đăng nhập hệ thống. Quá giới hạn nhập cho phép mà tên người dùng đó khơng truy cập được vào hệ thống thì sẽ bị khóa ….
Thứ ba, khi thiết lập hệ thống cần đặc biệt quan tâm đến những công cụ cảnh báo giúp cho người sử dụng tránh được những thao tác nhập liệu sai hoặc tránh được việc nhập trùng hóa đơn, chứng từ …. Hệ thống cảnh báo đó có thể là cảnh báo về việc trùng phiếu chi, trùng hóa đơn …. hoặc co thể là những cảnh báo số liệu ghi nhận chưa cân đối và sẽ không cho phép ghi nhận vào hệ thống ….
Thứ tư, khi thiết lập hệ thống rất cần có cơ chế kiểm tra việc nhập liệu, đảm bảo nguyên tắc một người nhập liệu cần có một người kiểm tra để tránh được những trường hợp sai sót đáng tiếc xảy ra.