2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể
Trong cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn trong điều kiện tin học hóa nói riêng có rất nhiều quy trình nghiệp vụ mà kế tốn phải xử lý. Mỗi quy trình đó, khi thiết lập hệ thống kế toán đều phải tuân thủ theo theo các nội dung như xác định yêu cầu thông tin, xác định danh mục đối tượng kế toán, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán … và sau đây là một ví dụ cụ thể q trình tổ chức kế tốn cho một quy trình bán hàng của cơng ty ABC.
3.3.8.1 Xác định u cầu thơng tin:
• Chính sách bán hàng: Chỉ bán hàng qua đại lý cấp 1 và có nhiều kênh phân phối, áp dụng mức cùng chiết khấu cụ thể theo từng mặt hàng cho tất cả các đại lý, không cho phép công nợ, khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Yều cầu báo cáo: báo cáo doanh số bán hàng hằng ngày theo khu vực, theo từng nhân viên bán hàng, theo từng ngành hàng; theo báo cáo tiền thu được, báo cáo cân đối nhập xuất tồn kho hằng ngày … Các báo cáo trên có thể vào xem để biết được doanh số bán hàng trong ngày tại thời điểm xem cũng như lũy kế theo từng kỳ khóa sổ và lũy kế theo niên độ kế tốn.
• u cầu kiểm soát: Đảm bảo thu tiền 100% trong ngày, khơng có chênh lệch nhập xuất tồn kho, tiền thu được phải khớp đúng với doanh số bán hàng ngày. Cập nhật thơng tin tin thay đổi chính sách bán hàng kịp thời và khơng có bất kỳ sự sai sót nào.
3.3.8.2 Xây dựng danh mục đối tượng:
Các danh mục đối tượng cho quy trình này theo yêu cầu quản lý trên bao gồm: • Danh mục đại lý phân phối: theo yêu cầu quản lý cần phải xây dựng danh mục nhà cung cấp theo khu vực do vậy danh mục nhà cung cấp có thể xây dựng như sau: 10000001- Nhà phân phối A (Trong đó 3 ký tự đầu là phân chia theo khu vực, 5 ký tự tiếp theo là số thứ tự của nhà phân phối). Thông thường khi sử dụng phần mềm kế toán danh mục trên là trường mã khách hàng, việc dùng chữ số có thể sẽ khó khăn cho việc chọn nhanh chóng nhà phân phối nhưng vấn đề này trong phần mềm thường có thêm một trường tên viết tắt phục vụ cho việc tìm kiếm nhanh thơng tin.
• Danh mục nhân viên bán hàng: thông thường kế toán thường lấy mã quản lý của nhân sự để thống nhất việc tính tốn các khoản phúc lợi cho nhân viên. Bênh cạnh việc đặt mã quản lý, khi xây dựng danh mục nhân viên cần chú ý đến việc tìm nhanh thơng tin để thuận tiện cho bộ phận bán hàng thuận tiện khi nhập liệu.. Mã
nhân viên có thể đặt là BH0001 ( BH là viết tắt của bộ phận bán hàng, bốn chữ số tiếp theo là số thứ tự của nhân viên), tên viết tắt của nhân viên có thể đặt là thongnv – Nguyễn Văn Thơng ( Nếu có 02 nhân viên Nguyễn Văn Thơng thì có thể thêm số thứ tự vào để phân biệt như thongnv1, thongnv2).
• Danh mục hàng tồn kho: tương tự hàng tồn kho cũng cần phải được mã hóa, phân loại để phục vụ cho công việc theo dõi và quản lý bán hàng hằng ngày. Thông thường hàng tồn kho được xây dựng phân tích theo ngành hàng, loại hàng, nhóm hàng, mặt hàng cụ thể. Mỗi đối tượng phân tích đều xây dựng thành danh mục đối tượng phân tích nhằm mục tiêu phục vụ cho công tác lập báo cáo phân tích doanh số theo ngành hàng, nhóm hàng …
3.3.8.3 Xây dựng hệ thống chứng từ:
Chứng từ áp dụng cho quy trình bán hàng này bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, phiếu chi, ….
3.3.8.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán được thiết kế và xây dựng cho quy trình này phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp và phải phù hợp với cấu trúc tài khoản sử dụng chung cho doanh nghiệp. Nếu như hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp có 08 ký tự thì các tài khoản liên quan đến quy trình này có thể bao gồm như sau:
• Tài khoản 51111000- doanh thu bán hàng hóa – ngành hàng A ( 4 ký tự đầu là quy định của bộ tài chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)
• Tài khoản 13110000 – Phải thu khách hàng
• Tài khoản: 33310000- Thuế giá trị gia tăng đầu ra
• Tài khoản 63211000- Giá vốn hàng bán ( 4 ký tự đầu là quy định của bộ tài chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)
• Tài khoản 15610000- Giá mua hàng hóa
• Tài khoản 11110001 – Tiền mặt ( 4 ký tự đầu là theo quy định của bộ tài chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng cho trường hợp có nhiều quỹ thu tiền của khách hàng)
• Tài khoản 11210001- Tiền gửi ngân hàng ( 4 ký tự đầu là theo quy định của bộ tài chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp mở nhiều ngân hàng để thuận tiện cho nhu cầu của các nhà phân phối thuận tiện khi thanh toán)
3.3.8.5 Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn:
Tn thủ theo sự lựa chọn hình thức kế tốn ban đầu khi thiết lập hệ thống.
3.3.8.6 Các chính sách kế tốn:
Lựa chọn và tuân thủ pháp pháp kê khai hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và lựa chọn một phương pháp tính giá hàng tồn kho hợp lý, trong trường hợp này có thể lựa chọn phương pháp bình qn gia quyền.
3.3.8.7 Thiết lập báo cáo đặc thù:
Theo yêu cầu quản lý, các báo cáo đặc thù cần phải thiết lập bao gồm: • Báo cáo doanh số bán hàng theo ngành hàng
• Báo cáo doanh số bán hàng theo kênh bán hàng • Báo cáo doanh số bán hàng theo khu vực • Báo cáo bán hàng theo từng nhân viên bán hàng • Báo cáo nhập xuất tồn hằng ngày, tháng …
• Báo cáo cơng nợ hằng ngày ( bắt buộc số dư bằng O) • Sổ quỹ tiền mặt bán hàng
3.3.8.8 Tổ chức bộ máy kế tốn:
Tùy theo quy mơ bán hàng của ABC mà cơng tác kế tốn cần được tổ chức sao cho hoạt động hiệu quả nhất đảm bảo cho yêu cầu quản lý và kiểm soát. Dù tổ chức với số lượng nhiều hay ít nhưng đảm bảo tuân thủ người để thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền và xác nhận đơn hàng nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách bán hàng khơng có cơng nợ.
Thứ hai, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền bán hàng và đối chiếu với việc xuất nhập tồn kho hàng hóa của thủ kho.
Thứ ba, phải có nhân sự kế tốn giám sát tồn bộ quy trình bán hàng. Người thực hiện chức năng này là người kiểm tra, cập nhật việc thay đổi chính sách bán hàng để cập nhật thơng tin kịp thời trên phần mềm kế toán đồng thời là người chịu trách nhiệm với kế toán trưởng về tồn bộ các cơng việc kế tốn liên quan đến quy trình bán hàng này.
Thứ tư, thơng thường các phân hệ liên quan đến quy trình này bao gồm: vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phân hệ bán hàng, phân hệ hàng tồn kho… Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm phân quyền truy cập cho các nhân viên tham gia vào các phân hệ của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình bán hàng này khơng chỉ đảm bảo hổ trợ tốt cho việc bán hàng mà còn đảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ.