2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán
3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán
Mục tiêu mà công tác tổ chức hệ thống kế tốn ln hướng đến là cung cấp thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp thơng qua các báo cáo và để đạt được mục tiêu này với hiệu quả cao nhất rất cần có một cơng tác tổ chức và vận dụng tốt báo cáo kế toán cũng như sổ sách kế toán. Để tổ chức tốt công tác này chúng ta cần phải tuân thủ những nguyên tắc và nội dung, phương pháp tổ chức.
Về nguyên tắc, đối với báo cáo tài chính, việc tổ chức vận dụng báo cáo kế toán cần tuân thủ yêu cầu chuẩn mực kế tốn, chế độ kế tốn về việc lập, trình bày và cơng bố các thơng tin kế tốn. Đối với báo cáo quản lý, việc tổ chức báo cáo phải căn cứ vào yêu cầu thông tin, xác định đây đủ các hình thức trình bày đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong điều kiện tin học hóa, việc tổ chức báo cáo cần phải căn cứ vào đặc điểm của phần mềm kế tốn, đặc điểm về hình thức thu thập, xử lý dữ liệu.
Về nội dung, tổ chức hệ thống kế tốn là q trình xác định các báo cáo do hệ thống kế toán cung cấp được xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở đảm bảo tuân thủ các u cầu kiểm sốt của hệ thống. Q trình đó bao gồm các nội dung cần phải thực hiện như phân loại và xác định các báo cáo cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng, xác định nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo cung cấp, xác định thời gian và đối tượng thực hiện cung cấp báo cáo, xác định đối tượng sử dụng thông tin báo cáo, xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo, phác thảo và minh họa các mẫu báo cáo cung cấp, xác định phương pháp xử lý và phương pháp lâp báo cáo.
Về phương pháp tổ chức, để thực hiện tốt các nội dung tổ chức hệ thống báo cáo, cần phải thực hiện các cơng việc theo trình tự. Trước tiên là công tác phân loại và xác định tên của các báo cáo bao gồm các công việc như phân nhóm các báo cáo thành báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý, phân nhóm các báo cáo quản lý theo chu trình kinh doanh và phân nhóm và xác định các báo cáo quản lý theo từng chu trình. Sau khi phân loại và xác định tên của các báo cáo, công việc tiếp theo là xác định nội dung của từng báo cáo bao gồm các công việc như tiêu đề, thời gian cung cấp và các nội dung chính như khoản mục chi phí, khoản mục theo quy định của pháp luật, các nội dung khác theo yêu cầu quản lý. Công việc tiếp theo nữa cần thực hiện đó là xác định thời gian và đối tượng cung cấp báo cáo. Đối với kế tốn tài chính cần tuân thủ theo quy định của pháp luật, đối với báo cáo quản trị thời gian cung cấp là định kỳ hàng ngày tuần, tháng …. tùy theo yêu cầu quản lý. Công việc kế đến là phải
thức cung cấp thông tin của báo cáo ( In ra bằng văn bản hay xem trực tiếp từ phần mềm …)