2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán
Trong điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế tốn khơng đơn thuần là lựa chọn hình thức kế tốn và tuyển dụng bố trí nhân sự mà còn phụ thuộc rất nhiều vào định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Như đã trình bày trong phần cơ sở lý luận, để xây dựng thành công công tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa điều trước tiên cần lưu ý đến những yêu cầu cần thiết như yêu cầu về nhân sự, yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, yêu cầu về quản lý và kiểm sốt. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được xây dựng cần phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp; phù hợp và cân đối giữa việc tuyển dụng và bố trí nhân sự với khối lượng và tính chất phức tạp của cơng việc.
Mục tiêu xây dựng cơ cấu phịng kế tốn là xây dựng các phần hành kế toán hay các bộ phận, các tổ kế tốn, phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán một cách khoa học và hợp lý. Khi tổ chức bộ máy kế toán cần quy định rõ ràng các mối quan hệ trong bộ phận kế toán trong việc chỉ đạo, kiểm tra báo cáo; xây dựng các phần hành kế toán và quy định mối quan hệ giữa các phần hành kế tốn trong q trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Việc xác định các phần hành kế toán phụ thuộc vào các chu trình nghiệp vụ, khối lượng dữ liệu …Thơng thường có hai cách tiếp cận để xây dựng cơ cấu phịng kế tốn và mỗi cách có những ưu và nhược điểm khác nhau. Cách thứ nhất là tiếp cận theo q trình xử lý các đối tượng kế tốn. Với cách tiếp cận này các phần hành kế toán sẽ được phân chia theo các đối tượng kế toán
hay nhóm đối tượng cùng loại và đặt tên phần hành kế toán theo tên đối tượng kế tốn. Ví dụ: kế tốn tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán nợ phải thu, kế tốn nợ phải trả …Nhìn chung, cách tổ chức này dễ tiếp cận nhưng khi phân công công việc cần phải xác định rõ ràng các nghiệp vụ do phần hành kế tốn nào đảm nhiệm, các cơng việc của từng phần hành kế tốn cần được trình bày đầy đủ và chi tiết trong bảng mô tả cơng việc của từng phần hành kế tốn. Cách tiếp cận thứ hai, các phần hành kế toán được xây dựng theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp hoặc theo chu trình nghiệp vụ. Ví dụ doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau thì mỗi lĩnh vực hoạt động có thể có kế tốn chuyên trách theo dõi. Việc đặt tên các phần hành kế tốn trong trường hợp này có thể đặt tên theo nội dung hoạt động hay theo chu trình nghiệp vụ. Phạm vi công việc cho mỗi phần hành cũng được xác định đầy đủ trong bảng mô tả công việc. Với cách tiếp cận này, kế toán bộ phận sẽ có sự chuyên trách trong phạm vi hoạt động của mình và có thể sẽ kiểm sốt được tốt hơn các hoạt động trong doanh nghiệp tuy nhiên cách tổ chức này nhiều khi dẫn đến sự cồng kềnh của bộ máy kế tốn và sự phân chia cơng việc không đồng đều giữa các phần hành hay các nhân viên kế tốn do tính chất của từng loại hình hoạt động trong doanh nghiệp khác nhau dẫn đến có thể bộ phận này rất nhiều nghiệp vụ phát sinh nhưng bộ phận khác thì ít. Nhìn chung, tùy từng đặc điểm hoạt động mà bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần được tổ chức một cách phù hợp và dù lựa chọn theo cách tổ chức nào đi chăng nữa thì cần phải có sự tổ chức cụ thể rõ ràng những vị trí cơng việc trong cơ cấu tổ chức và mỗi vị trí cơng việc đó cần có một bảng mơ tả cơng việc cụ thể. Bảng mơ tả cơng việc cần trình bày đầy đủ và chi tiết các nội dung như phạm vi, trách nhiệm của từng vị trí, cơng việc thường xuyên, công việc định kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá. Để ví dụ cho một bảng mô tả công việc cụ thể, tác giả đính kèm bảng mơ tả cơng việc của một kế toán tiền mặt trong phụ lục 3 kèm theo luận văn này.