CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. ẢNH HƯỞNG CỦA THÔNG TIN BẤT CÂN XỨNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG
2.2.2.2. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn của khách hàng
Quy định về kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay được áp dụng thống nhất tại Hội sở, Sở Giao dịch, chi nhánh, Phòng giao dịch và các đơn vị có chức năng trong tồn hệ thống ngân hàng Á Châu.
Mục đích của quy trình này là nhằm đảm bảo khoản vay được sử dụng đúng mục đích, phù hợp với thỏa thuận giữa ACB và khách hàng trong các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các cam kết (nếu có); chủ động phát hiện và cảnh báo các rủi ro có thể xảy ra để có những biện pháp xử lý nhằm thu hồi được vốn gốc và lãi đúng hạn.
Theo nguyên tắc, tất cả các khoản vay của khách hàng tại ACB sẽ được kiểm tra, giám sát mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng đầy đủ và đúng quy định. ACB quy định tiền vay phải được sử dụng đúng với mục đích thể hiện trên phương án vay. Tiền vay khơng được dùng để thanh tốn hay trả nợ vay tại ACB và các tổ chức tín dụng khác (ngoại trừ trường hợp tài trợ xuất khẩu sau giao hàng trả nợ trước giao hàng của hợp đồng xuất khẩu đã được ACB tài trợ) mà phải được thanh toán cho người thụ hưởng hoặc đối tác của khách hàng vay và phù hợp với phương án vay vốn, mục đích sử dụng vốn của khách hàng.
Hình thức, tần suất, nội dung kiểm tra, giám sát mục đích sử dụng vốn vay phải phù hợp với mục đích sử dụng vốn và đặc điểm kinh doanh của khách hàng. Trong đó, tùy vào đặc điểm, mục đích, tính chất của khoản vay và đặc điểm kinh doanh của khách hàng mà việc kiểm tra được thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất
thơng qua hai hình thức kiểm tra thực tế mục đích sử dụng vốn vay và kiểm tra thông qua chứng từ hoặc kết hợp sử dụng cả hai hình thức. Điều quan trọng là chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn phải có tính xác thực vì đây là cơng cụ chứng minh vốn vay được sử dụng đúng mục đích hay khơng. Các chứng từ do khách hàng cung cấp sẽ được nhân viên ACB kiểm tra, đối chiếu bản chính hoặc ACB tự truy xuất các chứng từ từ hệ thống nội bộ. Nội dung chứng từ thể hiện được giao dịch kinh tế giữa khách hàng và đối tác của khách hàng và phải phù hợp với phương án vay vốn, mục đích sử dụng vốn của khách hàng.
Khi kiểm tra thực tế, ngồi việc kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng, ACB kết hợp xem xét tình hình tài chính và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng nhằm nắm bắt tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của khách hàng và xác định tính phù hợp của thực tế với chứng từ, thông tin do khách hàng cung cấp hay ACB thu thập được. Việc kiểm tra thực tế được nhân viên kiểm tra lập thành văn bản, trong đó phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan các nội dung kiểm tra đồng thời phải phù hợp với từng sản phẩm, mục đích sử dụng vốn của khách hàng. Cụ thể, mẫu phiếu kiểm tra phải được điền đầy đủ nội dung, có chữ ký xác nhận của nhân viên kiểm tra, khách hàng và cấp kiểm soát theo quy định; mỗi lần kiểm tra chỉ được lập một phiếu kiểm tra cho một khách hàng và việc cập nhật các thông tin trên phiếu kiểm tra phải được tiến hành ngay tại địa điểm kiểm tra.
Trường hợp đơn vị phát hiện các dấu hiệu cảnh báo thì sẽ tiến hành kiểm tra, giám sát mục đích sử dụng vốn vay đột xuất nhằm đánh giá đúng thực tế tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, mục đích sử dụng vốn, khả năng trả nợ của khách hàng và xác định được nguyên nhân để có biện pháp phịng ngừa rủi ro kịp thời, hiệu quả đúng quy định.
Quy định kiểm tra, giám sát sau cho vay được bắt buộc áp dụng trên toàn hệ thống và đã phát huy được tác dụng khi phát hiện và xử lý kịp thời nhiều trường hợp cảnh báo, sai phạm trong quá trình tiếp xúc, kiểm tra thực tế khách hàng, giúp ACB tránh được những rủi ro và thiệt hại đáng tiếc. Tuy nhiên, trên thực tế cũng có
nhiều đơn vị kênh phân phối và nhân viên chưa hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm tra, giám sát sau khi cho vay nên vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc theo quy định và nếu có cũng chỉ thực hiện mang tính hình thức, đối phó với quy định, kiểm toán nội bộ hay với thanh tra nhà nước. Cụ thể, sau những lần kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm toán nội bộ ACB phát hiện nhiều trường hợp nhân viên cho khách hàng ký trước phiếu kiểm tra để đến kỳ không phải đến gặp khách hàng, hay giả mạo chứng từ, cung cấp chứng từ không đúng mục đích sử dụng vốn vay giúp khách hàng hợp thức hóa mục đích sử dụng vốn… Các vi phạm này đều được ACB ghi nhận vào kết quả đánh giá nhân viên hàng năm và được thông báo công khai trên toàn hệ thống.