Bộ phận kinh doanh sẽ tìm kiếm khách hàng và nhận thơng tin u cầu từ khách hàng. Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ gửi phiếu khảo sát khách hàng để tìm hiểu các thơng tin chi tiết về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh. Bộ phận kiểm toán sẽ kết hợp với bộ phận kinh doanh trực tiếp đến khách hàng tìm hiểu tình hình thực tế tại đơn vị để:
• Xác định cụ thể nhu cầu của khách hàng
• Đánh giá rủi ro và khả năng thực hiện
• Trao đổi về thời gian thực hiện, phạm vi cơng việc thực hiện, giá phí,… Sau đó, trên cơ sở thơng tin thu thập được, nếu chấp nhận thì sẽ tiến hành soạn thảo và ký hợp đồng kiểm toán. Bộ phận kiểm toán sẽ thiết lập kế hoạch kiểm tốn bao gồm:
• Tìm hiểu tình hình kinh doanh và hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng
• Xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm tốn
• Thiết kế chương trình kiểm tốn sẽ thực hiện
Dựa trên kế hoạch kiểm tốn, nhóm kiểm tốn sẽ tiến hành thực hiện cơng việc kiểm toán tại khách hàng bằng các thủ tục kiểm tốn đã được thiết lập. Sau đó hồn tất hồ sơ kiểm tốn, trình lên ban giám đốc để rà sốt cơng việc thực hiện, trao đổi bút toán điều chỉnh với khách hàng và phát hành báo cáo kiểm toán.
2.2.4.2 Đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ của công ty. động kinh doanh nội bộ của công ty.
Công ty đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ chủ yếu là đánh giá việc kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm tốn. Hiện nay, quy trình cung cấp dịch vụ kiểm tốn của cơng ty đang thực hiện theo quy trình kiểm tốn mẫu của VACPA. Căn cứ để thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm tốn tại cơng ty là chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220.
Ngồi việc thực hiện kiểm sốt chất lượng dịch vụ kiểm toán theo các quy định tại chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 220. Cơng ty cũng tiến hành tìm hiểu và thu thập các ý kiến của khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty thông qua bảng khảo sát đã được đề cập trong phương diện khách hàng ở trên.
Hầu hết, các chỉ tiêu về chất lượng dịch vụ của công ty được các khách hàng đánh giá ở mức khá và tốt. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều ý kiến đóng góp của khách hàng yêu cầu công ty cải tiến về: thời gian thực hiện kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm tốn, tư vấn thuế, giá phí kiểm tốn và tác phong làm việc của nhân viên.
Công ty đã ghi nhận những đánh giá này của khách hàng và tiến hành rà soát các hợp đồng kiểm toán nhận được ý kiến đánh giá thấp từ khách hàng. Từ đó thiết lập các biện pháp nhằm cải thiện những điểm cịn yếu kém về nhân sự, quy trình nội bộ và kiểm sốt các chi phí hoạt động tại cơng ty để có thể giảm áp lực về giá phí kiểm tốn và cải thiện tình hình tài chính của cơng ty hiện nay.
2.2.5 Về phương diện học hỏi và phát triển
2.2.5.1 Tình hình nhân lực và hệ thống thơng tin trong cơng ty
Về tình hình nhân sự:
Ban giám đốc công ty rất chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực trong cơng ty. Trong suốt q trình hoạt động, công ty luôn hướng các nhân viên làm việc theo phương châm là không ngừng phấn đấu học tập, nâng cao trình độ chun mơn đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng đa dạng của các doanh nghiệp và nền kinh tế Việt Nam.
Các giá trị cốt lõi, các tiêu chuẩn cần thiết mà các nhân viên trong công ty TNHH Kiểm tốn AS phải ln cố gắng nỗ lực để đạt được là:
• Am hiểu chuyên mơn
• Tận tâm yêu nghề
• Được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao
• Có phương pháp làm việc khoa học
• Có tính độc lập cao
Hiện nay, cơng ty vẫn đang cố gắng hỗ trợ các nhân viên đã có đủ 4 năm kinh nghiệm thực hiện kiểm tốn về thời gian và tài chính để thi chứng chỉ CPA Việt Nam. Số lượng kiểm tốn viên hàng năm của cơng ty như sau:
Bảng 2.4: Số lượng KTV đăng ký hành nghề tại công ty qua các năm
Chỉ tiêu 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Số lượng kiểm toán viên (người) 10 10 10 10 6 7 (Nguồn: Báo cáo nội bộ của công ty năm 2012) Cơ cấu nhân viên tại cơng ty tính đến cuối năm 2012 phân loại theo trình độ, giới tính và độ tuổi như sau:
Bảng 2.5: Cơ cấu nhân viên năm 2012 theo trình độ, giới tính và độ tuổi
STT Phân theo trình độ Phân theo giới tính Phân theo độ tuổi Trình độ Số
người
Tỷ lệ (%)
Nam Nữ ≤ 25
tuổi ≤ 30 tuổi ≤ 35 tuổi >35 tuổi
1 Thạc sĩ 2 3,85% 0 2 0 0 2 0
2 Đại học 44 11,54% 16 28 5 32 3 4
3 Dưới đại học 6 84,61% 4 2 0 1 0 5
Tổng 52 100% 20 32 5 33 5 9
Nhìn chung, độ tuổi nhân sự của cơng ty ở mức tuổi cịn khá trẻ, chủ yếu là từ 25 đến 30 tuổi. Đó chính là lực lượng trợ lý kiểm tốn đã có kinh nghiệm thực tế làm việc từ 4 năm trở lên. Đây chính là lực lượng nịng cốt cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
Về chính sách tuyển dụng nhân viên:
Về cơng tác tuyển dụng nhân sự, các trưởng phịng sẽ căn cứ vào khối lượng công việc thực hiện và tình hình nhân sự hiện tại để đưa ra ý kiến đề xuất tuyển dụng cho Ban giám đốc.
Hiện nay công ty đang ưu tiên tuyển dụng các trợ lý kiểm tốn và nhân viên kinh doanh có ngoại ngữ tiếng Hoa để phục vụ thêm cho việc giao tiếp và trao đổi với khách hàng. Bởi vì các khách hàng chủ yếu của công ty vẫn là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi từ Đài Loan, Trung Quốc.
Về chính sách khen thưởng, phúc lợi:
Các nhân viên sẽ được xét tăng lương mỗi năm một lần. Các khoản thưởng cuối năm bao gồm: lương tháng 13 và lương thưởng thêm tùy vào tình hình kinh doanh trong năm của cơng ty. Các cán bộ chủ chốt trong công ty sẽ được chia thưởng thêm 2% tổng số doanh thu cả năm của công ty. Nhân viên trong công ty sẽ được nghỉ lễ, tết theo quy định của Luật lao động.
Về hệ thống thông tin:
Cơng ty đã có website riêng và hệ thống email nội bộ để cung cấp và trao đổi thông tin về kế hoạch công việc hàng tuần, về các quy định, thông báo của ban lãnh đạo đến các nhân viên trong công ty. Các thông tin đăng trên website chủ yếu là: thông tin giới thiệu về công ty, thông tin tuyển dụng và thông tin về tin tức chuyên mơn thuộc các lĩnh vực: kế tốn, kiểm tốn và thuế.
Ban giám đốc công ty đang đầu tư thực hiện tin học hóa quy trình hoạt động kiểm tốn tại cơng ty. Cụ thể là cơng ty đang tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm triển khai một hệ thống quản lý, thực hiện công việc kiểm tốn trên phần mềm. Các cơng việc của nhân viên trong bộ phận sẽ được cập nhật trực tiếp vào cơ
sở dữ liệu của công ty. Các cấp quản lý sẽ truy xuất thông tin trên cơ sở dữ liệu để kiểm tra cơng việc hiện tại của nhóm kiểm tốn và kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn của cơng ty. Tuy nhiên, giá phí và chất lượng của hệ thống được chào giá vẫn chưa đáp ứng được các tiêu chí mà cơng ty đặt ra.
2.2.5.2 Đánh giá thành quả hoạt động về phương diện học hỏi và phát triển của công ty triển của công ty
Sau mỗi khi kết thúc mùa kiểm toán, Ban giám đốc sẽ tiến hành đánh giá nhân viên thông qua báo cáo nhân sự (xem thêm trong phụ lục 03). Báo cáo đánh giá nhân sự đánh giá dựa trên 15 chỉ tiêu. Mỗi chỉ tiêu được đánh giá theo 5 mức độ tăng dần như sau: yếu, kém, trung bình, tốt, xuất sắc.
Các nhân viên sẽ tự đánh giá báo cáo nhân sự này rồi gửi cho trưởng phòng đánh giá. Trưởng phòng sẽ căn cứ vào báo cáo nhân sự tự đánh giá của nhân viên rồi đánh giá lại, sau đó gửi cho Ban giám đốc xem xét.
Báo cáo đánh giá này sẽ làm căn cứ để Ban giám đốc quyết định tăng cấp bậc cho nhân viên. Các nhân viên đạt từ 65 điểm trở lên sẽ được tăng 2 bậc, đạt từ trên 50 đến dưới 65 điểm sẽ được tăng 1 bậc, dưới 50 điểm sẽ không được tăng bậc.
Thông qua kết quả đánh giá này, Ban giám đốc có thể đánh giá được tình hình hiện tại về các nhân viên trong cơng ty để từ đó có thiết kế các lớp học đào tạo thêm về kỹ năng và kiến thức chuyên môn cho nhân viên.
Đồng thời, Ban giám đốc cũng đang rất quan tâm đển một số chỉ tiêu như: số lượng nhân viên đạt chứng chỉ CPA hàng năm, doanh thu bình quân/1 nhân viên, thu nhập bình quân/1 nhân viên để đánh giá chế độ đãi ngộ nhân viên của công ty.
2.3 NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG HIỆN TẠI CỦA CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN AS HIỆN TẠI CỦA CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN AS
Nhìn chung, cơng ty cũng đã quan tâm đến việc đánh giá thành quả hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc thiết lập cách thức cũng như các chỉ tiêu đánh giá của công ty chưa thực sự hữu hiệu. Đồng thời, các chỉ tiêu mà công ty đang sử dụng hầu như chỉ được sử dụng làm căn cứ để Ban giám đốc xem xét chung chung tình
hình hoạt động của cơng ty mà chưa tiến thành phân tích và đánh giá một cách chi tiết kết quả thực hiện. Cụ thể như sau:
2.3.1 Về phương diện tài chính
Mặc dù hiện nay cơng ty sử dụng các chỉ số tài chính để đánh giá hiệu quả tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty nhưng các chỉ số tài chính này khơng chỉ ra được rằng cơng ty có đang thực sự thành cơng theo mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty hay không.
Các chỉ số tài chính được tính tốn hàng năm nhưng khơng thiết lập những chỉ số tài chính kế hoạch để làm căn cứ so sánh tình hình thực tế và kế hoạch. Vì chỉ khi so sánh các chỉ số thực tế và kế hoạch mới cho biết tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty trong năm đó có đạt được mục tiêu để ra hay khơng. Từ đó mới xác định được các chỉ tiêu tài chính cần phải được cải thiện trong thời gian sắp tới.
Hơn nữa, các mục tiêu tài chính của cơng ty chưa được xác định một cách cụ thể và rõ ràng, cũng như chưa có mối liên kết với chiến lược phát triển hiện nay của công ty. Do đó, cơng ty cần phải xác định cụ thể chiến lược phát triển của từng giai đoạn và đặt ra các mục tiêu tài chính cụ thể cho từng giai đoạn phát triển để có thể đánh giá được thành quả hoạt động về phương diện tài chính của cơng ty có thành cơng hay khơng?
2.3.2 Về phương diện khách hàng
Công ty chưa thiết lập được các mục tiêu và các thước đo cụ thể trong phương diện khách hàng để đánh giá thành quả mà chỉ mới thực hiện được việc khảo sát thu thập ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ hiện nay tại công ty. Việc chỉ sử dụng phương pháp khảo sát thu thập ý kiến khách hàng chưa đủ để cho thấy phương diện khách hàng của cơng ty đang đóng góp được sự thành cơng như thế nào về mặt chiến lược của công ty.
Các chỉ tiêu dùng để khảo sát khách hàng cũng chưa thực sự rõ ràng, cịn mang tính chung chung và cũng chưa đủ để giúp cơng ty có thể nhận ra những điều cần cải tiến để thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng.
Công ty cũng chưa theo dõi được về mặt kế tốn chi phí cho mỗi khách hàng để xem xét khả năng sinh lợi từ mỗi khách hàng có đạt được mục tiêu mong muốn hay khơng? Vì xét cho cùng, sự thành công về phương diện khách hàng sẽ khơng có ý nghĩa nếu như khơng làm gia tăng được lợi nhuận trên mỗi khách hàng.
Do đó, cơng ty cần phải tiến hành xác định các mục tiêu cụ thể về phương diện khách hàng dựa trên chiến lược của công ty đang theo đuổi và các thước đo của phương diện khách hàng cần được xây dựng để trở thành các thước đo nguyên nhân để có thể liên kết và đánh giá được các thước đo thành quả trong phương diện tài chính.
2.3.3 Về phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ
Việc thực hiện hồ sơ kiểm tốn theo quy trình kiểm tốn mẫu của VACPA và kiểm soát chất lượng theo quy định trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 chỉ phản ánh về mặt nghiệp vụ của bộ phận kiểm toán chứ chưa đưa ra được kết quả cụ thể để đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình kinh doanh nội bộ của công ty. Tuy rằng ban giám đốc cơng ty có thực hiện chấm điểm các hồ sơ kiểm toán theo chuẩn chung của VACPA nhưng chưa thống kê rõ ràng số lượng cụ thể.
Công ty chưa thiết lập được mục tiêu hoạt động của phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ nên chưa có các thước đo để đánh giá thành quả. Ban giám đốc chỉ mới có căn cứ vào ý kiến đánh giá về chất lượng dịch vụ từ khách hàng và kiểm tra hồ sơ kiểm tốn để đánh giá chất lượng quy trình kiểm tốn hiện nay của công ty. Mà điểu này là chưa đủ để có thể giúp cơng ty đánh giá được phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ có đang đi theo đúng mục tiêu và chiến lược của cơng ty hay khơng?
Vì vậy, việc xác định chiến lược, các mục tiêu trong phương diện tài chính và phương diện khách hàng, sau đó tiến hành thiết lập các thước đo trong phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ nhằm thúc đẩy hai phương diện kia phát triển thì mới có thể giúp công ty đạt được mục tiêu hoạt động của mình.
2.3.4 Về phương diện học hỏi và phát triển
Công ty chưa thiết lập các thước đo để đánh giá thành quả hoạt động về phương diện học hỏi và phát triển. Hiện nay, các cấp quản lý chỉ mới căn cứ vào báo cáo đánh giá nhân sự để làm căn cứ tăng cấp cho nhân viên. Điều này chưa thể kết luận được phương diện học hỏi và phát triển của cơng ty có đang đạt được mục tiêu chiến lược mà công ty theo đuổi hay không?
Cơng ty có nguồn nhân lực chủ yếu ở độ tuổi từ 25 đến 30. Đây là lực lượng nhân sự nịng cốt của cơng ty, tuy nhiên công ty chưa thiết lập được các thước đo liên quan đến việc đối tượng này như: sự thỏa mãn của nhân viên, thời gian làm việc bình quân, % nhân viên đạt được các kỹ năng và năng lực theo yêu cầu,…
Mặc dù cơng ty có thực hiện đánh giá nhân viên về năng lực, kỹ năng chuyên môn, thái độ làm việc,… nhưng cơng ty chưa đo lường được sự hài lịng của nhân viên về môi trường làm việc, công việc, chế độ đãi ngộ,… mà điều này là rất quan trọng để đánh giá được sự giữ chân nhân viên của công ty cũng như đo lường sự thành công về phương diện này. Hơn nữa, việc đánh giá nhân viên hiện nay đang thực hiện theo một chiều là từ trên đi xuống. Có nghĩa là các cấp lãnh đạo sẽ đánh giá nhân viên dưới quyền, mà chưa có sự tương tác 2 chiều giữa các cấp.
Công ty cần nhận ra rằng việc thiết lập các thước đo để đánh giá về nguồn nhân sự, sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và văn hóa ứng xử trong cơng ty là rất quan trọng cho sự tăng trưởng bền vững của công ty trong tương lai. Bởi vì đây