b, Thước đo phương diện học hỏi và phát triển
3.2.2.3. Phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Một trường đại học muốn đứng vững, có sức mạnh cạnh tranh với các trường khác thì rất cần đến sức mạnh nội tại của trường thông qua việc tổ chức và thực hiện tốt quy trình hoạt động nội bộ của mình. Xuất phát từ lý do đó, tác giả đưa ra các mục tiêu, thước đo và các hành động nhằm nâng cao chất lượng quy trình hoạt động nội bộ của trường.
3.2.2.3.1. Mục tiêu phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Mục tiêu thứ nhất là “Thực hiện đúng quy chế xét tuyển”: Đặc điểm của trường là không tổ chức thi tuyển sinh mà chỉ căn cứ trên kết quả thi đại học mà xét tuyển. Chính vì thế việc thực hiện đúng quy chế xét tuyển sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện xét tuyển, cho việc nộp hồ sơ của thí sinh cũng như kết quả xét tuyển được chính xác, giảm thiểu sai sót.
Mục tiêu thứ hai là “Thực hiện đúng quy trình giảng dạy”: Do sự đặc biệt
của “sản phẩm” nhà trường tạo ra là những cử nhân, những kỹ sư phục vụ cho xã hội. Chất lượng giảng dạy tốt mới có thể tạo ra những “sản phẩm” tốt cho xã hội, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước Việt Nam. Muốn thế đòi hỏi việc thực hiện đúng quy trình giảng dạy từ chương trình giảng dạy, phương pháp giảng dạy, trình độ giảng viên là rất cần thiết.
Mục tiêu thứ ba là “Cải tiến quy trình phục vụ của các phịng ban”: Quy
trình phục vụ nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí cho nhà trường và hơn hết là tạo được sự hài lòng cho sinh viên khi đáp ứng các yêu cầu, công việc liên quan đến sinh viên.
Mục tiêu thứ tư là “Phát huy việc trao đổi ý kiến, truyền đạt thông tin trong nhà trường”: Một trong những khó khăn lớn làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt
động của nhà trường là chưa có sự quan tâm, hiểu biết, phối hợp trong nội bộ để cùng thực hiện chiến lược, mục tiêu chung của nhà trường.
3.2.2.3.2. Thước đo phương diện quy trình hoạt động nội bộ:
Thước đo cho mục tiêu này là “Tỷ lệ sai sót trong quá trình xét tuyển”. Thước đo này nhằm giúp nhà trường biết được những sai sót trong xét tuyển để tìm ra được nguyên nhân nhằm khắc phục và hạn chế đến mức thấp nhất, tạo sự công bằng cho các thí sinh khi tham gia xét tuyển tại trường.
Đối với mục tiêu thứ hai:
Thước đo của mục tiêu này là “Tỷ lệ giảng viên không thực hiện đúng quy
trình giảng dạy”. Việc sử dụng thước đo này nhằm xác định số lượng, tỷ lệ giảng
viên khơng thực hiện đúng quy trình giảng dạy về chương trình, bài giảng, phương pháp giảng dạy, thời gian đến lớp, số tiết giảng dạy. Từ đó sẽ làm cho giảng viên thực hiện đúng quy trình, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, tạo sự hài lòng cho sinh viên.
Đối với mục tiêu thứ ba:
Thước đo thứ nhất là “Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phịng ban”. Thơng qua thước đo này, nhà trường sẽ xác định được sự phối hợp giữa các phòng ban như thế nào, quy trình xử lý giữa các phịng ban có được tốt khơng nhằm tìm hiểu ngun nhân và có hướng thiết lập mối liên hệ để xử lý công việc một cách tốt nhất.
Thước đo thứ hai là “Số lượng khiếu nại của sinh viên”. Thước đo này nhằm giúp nhà trường biết được sự phục vụ của các phòng ban nào chưa tốt, làm bất mãn cho sinh viên nhằm khắc phục, xử lý, có biện pháp cải tiến để hoàn thiện hơn, tốt hơn. Tại trường đại học Quang Trung vấn đề khiếu nại của sinh viên tập trung nhiều là việc thu học phí; điểm kiểm tra, điểm thi; thiết bị phục vụ giảng dạy.
Đối với mục tiêu thứ tư:
Mục tiêu này sử dụng thước đo là “Mức độ trao đổi ý kiến, truyền đạt
thông tin trong nhà trường”. Sử dụng thước đo này sẽ giúp nhà trường biết được
mức độ này thế nào và nó có ảnh hưởng gì đến việc triển khai chiến lược, mục tiêu và kết quả đạt được của nhà trường.
3.2.2.3.3. Hành động thực hiện:
Thành lập Hội đồng tuyển sinh. Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận.
Xử lý nghiêm đối với mọi trường hợp vi phạm.
Giải quyết kịp thời mọi sai sót xảy ra nhằm tạo sự chính xác, cơng bằng cho các thí sinh.
Đối với mục tiêu này, cố gắng hạn chế đến mức thấp nhất, nhỏ hơn 0,5 %.
Đối với mục tiêu thứ hai:
Xây dựng chương trình giảng dạy cho từng học phần.
Quy định cụ thể thời gian đến lớp, thái độ, tác phong giảng dạy.
Phòng Khảo thí – Kiểm định chất lượng phải thường xuyên (hàng tuần, hàng tháng) kiểm tra về việc thực hiện quy trình giảng dạy của giảng viên.
Tiến hành xử lý nghiêm mọi trường hợp vi phạm.
Đối với mục tiêu này, tác giả đưa ra kế hoạch là 100% giảng viên thực hiện đúng quy trình giảng dạy.
Đối với mục tiêu thứ ba:
Thực hiện phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể từng phịng ban.
Quy trình xử lý cơng việc liên quan đến các phịng ban (nếu cơng việc có sự phối hợp giữa các phịng ban).
Khảo sát, điều tra về mức độ phối hợp giữa các phịng ban để biết được sự khó khăn, vướng mắc chỗ nào để giải quyết.
Tổng hợp các khiếu nại của sinh viên từng tháng theo nội dung khiếu nại, bộ phận bị khiếu nại, số lần khiếu nại để tìm hiểu nguyên nhân, xử lý vi phạm.
Mục tiêu này, tác giả đưa ra số lượng khiếu nại nhỏ hơn 50 lần/một học kỳ.
Đối với mục tiêu thứ tư:
Tiến hành trao đổi, lấy ý kiến từ các cấp thấp đến cấp cao trước khi đưa ra những quyết định có tính liên quan, ảnh hưởng đến tất cả cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà trường. Làm như thế sẽ giúp lãnh đạo cấp cao đưa ra những quyết định phù hợp, được sự ủng hộ của nhiều người.
Bảng 3.3. Bảng triển khai chiến lược của tường năm 2012 trên phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Mục tiêu Thước đo Hành động thực hiện
Kế hoạch Thực tế Chênh lệch
Phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Thực hiện đúng quy chế xét tuyển
- Tỷ lệ sai sót trong q trình xét tuyển
- Thành lập Hội đồng tuyển sinh. Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn.
- Xử lý nghiêm đối với mọi trường hợp vi phạm. - Giải quyết kịp thời mọi sai sót.
Sai sót < 0,5 % Thực hiện đúng quy trình giảng dạy - Tỷ lệ giảng viên không thực hiện đúng quy trình giảng dạy
- Xây dựng chương trình giảng dạy cho từng học phần. - Quy định cụ thể thời gian đến lớp, thái độ, tác phong giảng dạy.
- Phịng Khảo thí – Kiểm định chất lượng phải thường xuyên (hàng tuần, hàng tháng) kiểm tra.
- Xử lý nghiêm mọi trường hợp vi phạm.
Thực hiện đúng 100%
Mục tiêu Thước đo Hành động thực hiện Kế hoạch Thực tế Chênh lệch
Phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Cải tiến quy trình phục vụ của các phịng ban
- Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban
- Số lượng khiếu nại của sinh viên
- Thực hiện phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể từng phòng ban.
- Quy trình xử lý cơng việc liên quan đến các phòng ban.
- Khảo sát, điều tra về mức độ phối hợp giữa các phòng ban.
- Tổng hợp các khiếu nại của sinh viên từng tháng theo nội dung, bộ phận bị khiếu nại, số lần khiếu nại.
Số lần khiếu nại nhỏ hơn 50 trong một học kỳ
Phát huy việc trao đổi ý kiến, truyền đạt thông tin trong nhà trường
- Mức độ trao đổi ý kiến, truyền đạt thông tin trong nhà trường
- Tiến hành trao đổi, lấy ý kiến từ các cấp thấp đến cấp cao trước khi đưa ra những quyết định có tính liên quan, ảnh hưởng đến tất cả CB – GV – NV.
- Khi xác định chiến lược, mục tiêu nên xuất phát từ thực tế của trường.
- Phải có sự truyền đạt, giải thích cho mọi người hiểu chiến lược, mục tiêu của nhà trường, cách thực hiện, vai trò, nhiệm vụ và lợi ích của cá nhân.
Mức độ giải thích, truyền đạt thơng tin 70%
3.2.2.4. Phương diện học hỏi và phát triển
Học hỏi và phát triển là tất yếu đối với tất cả các tổ chức, chỉ có đầu tư cho học hỏi và phát triển thì tổ chức mới có thể tự tin vào tương lai phát triển của mình. Điều này càng có ý nghĩa quyết định hơn đối với một trường đại học, nơi cung cấp những người tri thức cho xã hội. Nhà trường có uy tín, chất lượng hay không phụ thuộc rất nhiều vào phương diện này. Bỡi những con người, ở đây chính là đội ngũ giảng viên, những người truyền đạt kiến thức cho sinh viên.
Khi nhà trường đạt được mục tiêu về phương diện học hỏi và phát triển, nguồn nhân lực đầy nhiệt huyết, trình độ chun mơn cao sẽ là động lực quan trọng làm cho quy trình hoạt động nội bộ hiệu quả, chất lượng. Điều này lại góp phần nâng cao chất lượng phục vụ sinh viên, làm tăng sự hài lòng cho sinh viên, thu hút được nhiều sinh viên, tăng thị phần. Và khi đó mục tiêu tài chính của trường cũng sẽ đạt được. Nguồn lực tài chính mạnh lại có điều kiện hỗ trợ các phương diện khác. Và cứ như thế nhà trường sẽ ngày càng vững mạnh hơn, uy tín hơn, chất lượng hơn.
3.2.2.4.1. Mục tiêu phương diện học hỏi và phát triển
Mục tiêu thứ nhất là “Tạo sự thỏa mãn cho CB – GV - NV”: Chỉ khi CB –
GV - NV có sự thỏa mãn thì họ mới hăng say trong công việc, có ý thức trách nhiệm hơn, cố gắng hơn, tạo năng suất làm việc cao hơn, chất lượng tốt hơn. Bỡi họ nhận thấy kết quả họ nhận được phù hợp với công sức họ đã bỏ ra. Khi tạo được sự thỏa mãn cho CB – GV - NV sẽ giúp nhà trường đạt được các mục tiêu của các phương diện khác.
Mục tiêu thứ hai là “Nâng cao kiến thức, kỹ năng giảng viên”: Giảng viên
là người trực tiếp giảng dạy, truyền tải kiến thức đến sinh viên, là người có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng giảng dạy, chất lượng sinh viên. Do đó, giảng viên khơng chỉ là người có kiến thức mà rất cần đến kỹ năng giảng dạy, khả năng lôi cuốn sinh viên và họ chính là người thể hiện giá trị của nhà trường, quyết định đến sự phát triển của nhà trường trong tương lai.
Mục tiêu thứ ba là “Tăng cường hoạt động nghiên cứu khoa học”: Đây là
những hoạt động rất cần thiết đối với một trường đại học. Do đó, nhà trường cần đẩy mạnh hơn nữa hoạt động này, nhất là khuyến khích những đề tài mang tính thực tiễn, có khả năng áp dụng thực tế tại trường.
Mục tiêu thứ tư là “Phát triển hệ thống thông tin”: Việc sử dụng hệ thống
thông tin đã giúp ích rất nhiều trong việc tập hợp, xử lý, lưu trữ tài liệu cũng như cung cấp thông tin của trường. Tuy nhiên còn một số bộ phận chưa áp dụng hệ thống thơng tin nên dẫn đến nhiều thiếu sót trong xử lý.
3.2.2.4.2. Thước đo phương diện học hỏi và phát triển:
Đối với mục tiêu thứ nhất:
Thước đo cho mục tiêu này là “Mức độ thỏa mãn của nhân viên”. Sử dụng thước đo này nhằm giúp trường xác định nhân viên của mình có được thỏa mãn, thỏa mãn ở mức độ nào, nguyên nhân chưa thỏa mãn ở đâu để có hướng nâng cao mức độ này.
Đối với mục tiêu thứ hai:
Sử dụng thước đo “Tỷ lệ giảng viên có trình độ từ Thạc sĩ trở lên”. Thước đo này nhằm giúp nhà trường thấy được trình độ nguồn lực của mình như thế nào mà có hướng đào tạo, nâng cao trình độ giảng viên.
Thước đo thứ hai là “Chi phí hỗ trợ học tập cho giảng viên”. Đa số giảng viên của trường rất trẻ, có trình độ đại học, việc học tập nâng cao trình độ là rất cần thiết. Tuy nhiên số giảng viên này thu nhập chủ yếu là tiền lương nhưng mức lương trả theo hệ số nên rất thấp làm cho việc trang trải chi phí học tập gặp nhiều khó khăn. Do đó, nhà trường cần hỗ trợ thêm chi phí để họ có điều kiện học tập, nâng cao trình độ.
Đối với mục tiêu thứ ba:
Thước đo sử dụng là “Tỷ lệ đề tài nghiên cứu khoa học được nghiệm thu”. Thước đo này được xác định bằng tỷ lệ giữa số đề tài nghiên cứu khoa học được nghiệm thu với tổng số đề tài đăng ký.
Thước đo sử dụng là “Tỷ lệ phần trăm các hoạt động sử dụng hệ thống
thông tin”.
3.2.2.4.3. Hành động thực hiện:
Đối với mục tiêu thứ nhất:
Tiến hành điều tra, khảo sát, lấy ý kiến của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà trường trên các nội dung như:
Sự phù hợp giữa trình độ, năng lực với công việc phân công Phong cách lãnh đạo của cấp trên.
Sự phối hợp với đồng nghiệp trong giải quyết công việc. Điều kiện học tập, nâng cao trình độ, chun mơn. Khả năng thăng tiến trong cơng việc
Tiền lương và các chính sách khen, thưởng. Cách đánh giá nhân viên
Điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ công việc.
Nội dung khảo sát được đánh giá, cho điểm theo thang điểm từ 1 đến 5 theo mức độ tăng dần của sự hài lòng của nhân viên. Cụ thể:
Thang điểm 1: Rất khơng hài lịng Thang điểm 2: Khơng hài lịng Thang điểm 3: Bình thường Thang điểm 4: Hài lịng Thang điểm 5: Rất hài lòng
Sau khi thu thập các phiếu điều tra, sử dụng phần mềm SPSS để tổng hợp kết quả. Dựa vào đó nhà trường sẽ biết được mức độ hài lòng của nhân viên như thế nào. Biết đâu là nguyên nhân làm nhân viên chưa hài lòng để có hướng giải quyết nhằm tăng sự hài lịng cho nhân viên.
Đối với mức thỏa mãn này phải đạt từ mức bình thường trở lên.
Đối với mục tiêu thứ hai:
Đưa ra các chính sách ưu đãi đối với giảng viên là Thạc sĩ, Tiến sĩ khi tuyển về trường để thu hút họ.
Tạo điều kiện cho các giảng viên có trình độ đại học được học tập, nâng cao trình độ lên Thạc sĩ, Tiến sĩ.
Tăng thêm mức hỗ trợ chi phí học tập cho các giảng viên đang theo học cao học.
Cử các giảng viên đi nghe giảng tại các trường đại học lớn để học hỏi kinh nghiệm giảng dạy.
Mời các giảng viên có kinh nghiệm tại các trường khác đến trường để hướng dẫn cách giảng dạy, lôi cuốn sinh viên.
Đối với mục tiêu thứ ba:
Cần có chính sách khuyến khích, ưu đãi giảng viên, nhân viên nghiên cứu khoa học như: Tiền lương, hỗ trợ chi phí nghiên cứu, mức thưởng đối với đề tài được nghiệm thu.
Có thể đưa ra các nội dung liên quan đến nhà trường để cán bộ, giảng viên có thể tiến hành nghiên cứu để tạo tính thực tiễn, khả năng áp dụng thực tế tại trường.
Đối với mục tiêu này, tác giả đề xuất ít nhất 5 đề tài nghiên cứu khoa học được nghiệm thu mỗi năm học.
Đối với mục tiêu thứ tư:
Trang bị máy tính, hệ thống mạng cho tất cả các phòng ban tại trường.
Tăng cường sự trao đổi, liên lạc thơng tin giữa các bộ phận, phịng ban bằng email.
Đăng tải đầy đủ hơn các thông tin về trường lên website để cung cấp nhiều thông tin cho các đối tượng quan tâm muốn tìm hiểu.
Các Khoa nên cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về chương trình học, thời khóa biểu, điểm thi, những thông báo liên quan khác trên trang web của khoa cho sinh viên.
Nhà trường nên lập một email riêng cho việc phản hồi các thông tin của sinh