Ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài cho phép các nhà chiến lược tóm tắt và đánh giá các thơng tin một cách tồn diện hơn. Có 5 bước trong việc phát triển một ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài (David, 1997, trang 129):
Bước 1: Lập danh mục các yếu tố có vai trị quyết định đối với sự thành công
như được xác định trong quá trình kiểm tra các yếu tố từ bên ngồi. Nó bao gồm tổng cộng từ 10 – 20 yếu tố, bao gồm cả cơ hội và nguy cơ ảnh hưởng đến doanh nghiệp và ngành. Lập danh mục các cơ hội đầu tiên và tiếp đến là các nguy cơ, càng cụ thể càng tốt. Sử dụng số phần trăm, tỷ lệ tương đối bất cứ khi nào có thể.
Bước 2: Phân loại tầm quan trọng của mỗi yếu tố từ 0.0 (không quan trọng)
đến 1.0 (rất quan trọng). Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tương ứng của yếu tố đó đối với sự thành công của doanh nghiệp. Các cơ hội thường nhận mức phân loại cao hơn mối nguy cơ nhưng mối nguy cơ cũng có thể nhận được mức phân loại cao nếu nó đặc biệt nghiêm trọng hay mang tính nguy cơ. Mức phân loại thích hợp có thể được xác định bằng cách so sánh những nhà cạnh tranh thành công với những nhà cạnh tranh không thành công hoặc bằng cách thảo luận về yếu tố này và hướng đến sự đồng thuận nhóm. Tổng các mức phân loại đối với các yếu tố phải bằng 1.0.
Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để chỉ
các chiến lược hiện hành của doanh nghiệp phản ứng có hiệu quả như thế nào đối với các yếu tố này, trong đó 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình và 1 là phản ứng yếu. Mức này dựa trên sự hiệu quả của chiến lược doanh nghiệp. Như vậy, sự phân loại này dựa trên công ty trong khi sự phân loại trong bước 2 dựa trên ngành.
Bước 4: Nhân tầm quan trọng của mỗi yếu tố với phân loại của nó để xác
định điểm về tầm quan trọng.
Bước 5: Tổng cộng điểm quan trọng cho mỗi biến số để xác định tổng điểm
quan trọng cho tổ chức.
Tổng số điểm quan trọng cao nhất mà một tổ chức có thể có là 4.0 và thấp nhất là 1.0, tổng số điểm quan trọng trung bình là 2.5. Tổng số điểm quan trọng là 4 cho thấy rằng tổ chức đang phản ứng rất tốt với các cơ hội và mối nguy cơ hiện tại trong mơi trường của họ. Nói cách khác, các chiến lược của cơng ty tận dụng có hiệu quả các cơ hội hiện có và tối thiểu hóa các ảnh hưởng tiêu cực có thể có của các mối nguy cơ bên ngoài. Tổng số điểm là 1 cho thấy rằng những chiến lược mà công ty đề ra không tận dụng được các cơ hội hoặc tránh được các mối nguy cơ bên ngoài.