BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ngày áp dụng …………………..
Người biên soạn ……………………
Người phê duyệt …………………..
Chức danh công việc …………………..
Mơ tả cơng việc
Ngƣời giữ vị trí hiện tại:…………………………………………... Mã số NV:………………………………………………………….
Mục đích cơng việc:
Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng,duy trì khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới và marketing theo kế hoạch của cơng ty Nghĩa Tín.
Nhiệm vụ chính
- Nhận kế hoạch làm việc và thực hiện báo cáo cho trƣởng phịng kinh doanh
- Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng, thiết lập mối quan hệ kinh doanh mới,
1. - Thực hiện bán hàng theo lịch trình đƣợc giao.
2. - Hiểu rõ tác dụng, giá, ƣu, nhƣợc điểm của sản phẩm công ty và của đối thủ cạnh tranh. 3. - Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại, chính sách chăm sóc khách
hàng của cơng ty
4. - Lên đơn đặt hàng, trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện đơn hàng bao gồm thủ tục giao hàng, xuất hóa đơn.
5. - Theo dõi q trình thanh lý đơn hàng, hỗ trợ phịng kế tốn đốc thúc công nợ.
Các mối quan hệ:
Phối hợp cùng các phòng ban liên quan bán hàng nhằm thực hiện nhiệm vụ bán hàng
Tiêu chuẩn
2. - Kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng ít nhất 6 tháng 3. - Trình độ: trung cấp, cao đẳng, đại học
4. - Kỹ năng: Thiết lập mục tiêu, bán hàng, giao tiếp và đàm phán, thành thạo tin học văn phòng
5. - Khả năng: làm việc độc lập, chịu đƣợc áp lực cao trong cơng việc, cẩn thận, nhiệt tình
Mơi trƣờng, điều kiện làm việc
Làm việc trong văn phịng và ngồi trời
(Nguồn: Phịng hành chánh cơng ty Nghĩa Tín, 2014)
KPI cơ bản cho nhân viên bán hàng
Dựa theo bảng mô tả công việc của nhân viên bán hàng cơng ty Nghĩa Tín tác giả tổng hợp KPI cơ bản cho nhân viên bán hàng cụ thể:
- Theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu, đề xuất các biện pháp hỗ trợ trƣởng phòng kinh doanh.
- Phối hợp các phòng ban trong hoạt động bán hàng (số đơn hàng giao chậm, số khiếu nại).
- Nâng cao kiến thức về sản phẩm công ty và cách thức bán hàng ( tham gia đầy đủ các buổi đào tạo của công ty)
Bƣớc 3: Tổng hợp KPI mục tiêu và KPI cơ bản của nhân viên bán hàng tại công ty
Bảng 3.16: Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng tại cơng ty Nghĩa Tín Bộ phận: Phòng kinh doanh
Chức danh: Nhân viên bán hàng Thang điểm đánh giá
1: Yếu
Không đạt yêu cầu
2: Trung bình
Đạt yêu cầu tối thiểu
3: Khá
Đạt yêu cầu mức khá
4: Giỏi
Đạt yêu cầu mức vƣợt trội
5: Xuất sắc
Hoàn thành vƣợt trội
STT Chủ điểm Tỷ
trọng STT Chỉ tiêu (KPIs) Mục tiêu Điểm Điểm
TB
1 Thực hiện chỉ tiêu công ty giao cho từng
cá nhân 55%
1a Doanh thu từng cá nhân 100% doanh số đƣợc giao 1b Theo dõi thu hồi công nợ Công nợ <3%
1c Khách hàng mới 2 khách hàng/quý 1d Số cuộc điện thoại 40 cuộc/ngày 2 Theo dõi tiến độ
hoàn thành mục tiêu, đề xuất biện pháp hỗ trợ
15%
Báo cáo tiến độ thực hiện công việc, đề xuất các phƣơng án để phê duyệt
Thực hiện báo cáo 100% tình hình bán hàng, có phƣơng án đề xuất kịp thời
3 Phối hợp phòng ban liên quan trong hoạt động bán hàng
15%
Hỗ trợ phòng kho vận và kế tốn trong q trình bán hàng
Các trƣờng hợp khiếu nại đƣợc giải quyết 100%, và tối đa trong 2 ngày
4 Nâng cao kiến thức về sản phẩm công ty và cách thức bán hàng
15%
Tham gia đẩy đủ vào công tác đào tạo của công ty
Tham gia 100% các buổi đào tạo
Để giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng tác giả đề xuất bản hƣớng dẫn đánh giá hiệu quả công việc theo bảng 3.17.
Bảng 3. 17: Hƣớng dẫn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bán hàng
cơng ty Nghĩa Tín
STT Chủ điểm KPI
mục tiêu KPI đạt Điểm
Công cụ đo lƣờng 1 Thực hiện chỉ tiêu công ty giao cho từng cá nhân 1a Doanh thu từng cá nhân Dƣới 50% so với chỉ tiêu 1 Số liệu theo dõi doanh số bán hàng của từng cá nhân và doanh thu của công ty Từ 50% - dƣới 70% so với chỉ tiêu 2 Đạt từ 70% - dƣới 80% so với chỉ tiêu 3 Đạt từ 80% - dƣới 100% so với chỉ tiêu 4 Đạt 100% trở lên so với chỉ tiêu 5
1b Theo dõi thu hồi công nợ a ≥10% 1 Bảng theo dõi công nợ khách hàng 3% < a < 10% 2 Bằng 3% 3 < 3% 4 Thu hồi đƣợc tất cả công nợ 5 1c Khách hàng mới Dƣới 50% so với chỉ
tiêu 1 Tài liệu theo dõi của trƣởng phòng kinh doanh Từ 50% - dƣới 70% so với chỉ tiêu 2 Đạt từ 70% - dƣới 80% so với chỉ tiêu 3
STT Chủ điểm KPI
mục tiêu KPI đạt Điểm
Công cụ đo lƣờng Đạt từ 80% - dƣới 100% so với chỉ tiêu 4 Đạt 100% trở lên so với chỉ tiêu 5 1d Số cuộc điện thoại Dƣới 50% so với chỉ tiêu 1 Báo cáo tháng của nhân viên bán hàng Từ 50% - dƣới 70% so với chỉ tiêu 2 Đạt từ 70% - dƣới 80% so với chỉ tiêu 3 Đạt từ 80% - dƣới 100% so với chỉ tiêu 4 Đạt 100% trở lên so với chỉ tiêu 5 2 Theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu, đề xuất biện pháp hỗ trợ
Thực hiện theo dõi
dƣới 6 lần 1
Báo cáo tháng của nhân viên bán hàng Thực hiện theo dõi
từ 6 – dƣới 9lần 2 Thực hiện theo dõi
từ 9- dƣới 12 lần 3 Thực hiện theo dõi
12 lần 4
Thực hiện theo dõi 12 lần và đề xuất
biện pháp hỗ trợ
5
STT Chủ điểm KPI
mục tiêu KPI đạt Điểm
Công cụ đo lƣờng phòng ban liên quan trong hoạt động bán hàng Từ 3-5 lần 2 cáo về khiếu nại của khách hàng Dƣới 3 lần 3 0 lần 4 0 lần, đƣợc mọi ngƣời bầu ngƣời bán
hàng giỏi 5 4 Nâng cao kiến thức về sản phẩm công ty và cách thức bán hàng Vắng >2 ngày 1 Báo cáo về công tác đào tạo Vắng 2 ngày 2 Vắng 1 ngày 3 Tham gia 100% các
buổi đào tạo 4 Tham gia 100% buổi đào tạo và đƣợc đánh
giá tốt
5
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.4.3 Điều kiện áp dụng:
Để áp dụng tiêu chí trên yêu cầu nhân viên bán hàng báo cáo tình hình bán hàng về trƣởng phòng kinh doanh vào cuối mỗi tháng theo bản báo cáo bán hàng tác giả đề xuất tại phục lục 8, đồng thời trƣởng phịng kinh doanh tự theo dõi cơng nợ, và hoạt động bán hàng của từng nhân viên.
3.4.4 Tính khả thi của giải pháp:
Việc xác định các tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên bán hàng đƣợc xây dựng một cách khoa học căn cứ vào bảng mô tả công việc và mục tiêu kinh do- anh của cơng ty từ đó xây dựng KPI đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng.
3.4.5 Lợi ích của giải pháp:
- Ban giám đốc dễ dàng quản lý mục tiêu bán hàng giao cho mỗi nhân viên bán hàng.
- Nhân viên bán hàng xác định đúng trách nhiệm và nhiệm vụ cần hoàn thành, năng lực cốt lõi cần thiết để đạt hiệu quả trong công việc.
- Thu hút, duy trì, động viên nhân viên bán hàng tại cơng ty.
- Đánh giá đúng năng lực của mỗi nhân viên bán hàng, đồng thời giúp Ban giám đốc đánh giá khách quan và cơng bằng về đóng góp của mỗi nhân viên bán hàng đối với công ty.
3.5 Đánh giá mức độ ƣu tiên của giải pháp
Để thực hiện những giải pháp đề xuất trên công ty Nghĩa Tín đều cần phải có nguồn tài chính tốt chuẩn bị cho việc thay đổi tại công ty, nguồn nhân lực đủ khả năng quản trị. Vì vậy, các giải pháp đƣa ra cần đƣợc đánh giá về mức độ quan trọng, mức độ ƣu tiên thực hiện. Đối tƣợng của việc đánh giá mức độ ƣu tiên thực hiện là giám đốc, thang điểm cho việc đánh giá là từ 1 đến 5, với 1 điểm là ƣu tiên thấp nhất, 5 là ƣu tiên cao nhất. Tiêu chí đánh giá và trọng số đánh giá do giám đốc công ty đƣa ra và quyết định:
Chi phí tài chính: Giám đốc cơng ty ƣu tiên những giải pháp có chi phí ít
nhất, tƣơng ứng 1 là tốn chi phí nhiều nhất, 5 là tốn ít chi phí nhất. Trọng số cho tiêu chí này là 0.4.
Tính cấp thiết của giải pháp: những vấn đề quan trọng sẽ đƣợc ƣu tiên với
mức 1 là ít quan trọng, 5 là rất quan trọng. Trọng số cho tiêu chí này là 0.4.
Tính đơn giản: những giải pháp đơn giản dễ thực hiện và không ảnh hƣởng
nhiều đến hệ thống hoạt động của công ty, với 1 là giải pháp khó áp dụng nhất, 5 là giải pháp dễ áp dụng nhất. Trọng số cho tiêu chí này là 0.2
Điểm số được tính như sau:
Tổng điểm = Chi phí tài chính x 0.4+ Tính cấp thiết của giải pháp x0.4 + Tính đơn giản x 0.2
Kết quả số điểm của mỗi giải pháp đƣợc tác giả tổng hợp nhƣ sau:
Bảng 3.18 : Điểm đánh giá về mức độ ƣu tiên thực hiện giải pháp nâng cao hiệu quả
hoạt động quản trị bán hàng cơng ty Nghĩa Tín
Các vấn đề ƣu tiên giải quyết Chi phí tài chính Tính cấp thiết Tính đơn giản Tổng
điểm ƣu tiên Thứ tự
Xây dựng mục tiêu bán
hàng hợp lý 4 4 4 4 2
Xây dựng chính sách lƣơng 2 4 3 3 3
Khoán lƣơng hiệu quả theo
doanh thu 2 3 3 2.6 4
Xây dựng chỉ tiêu đánh giá
nhân viên bán hàng 5 4 4 4.4 1
( Nguồn tác giả tự tính)
Theo bảng 3.18 thì giải pháp xây dựng chỉ tiêu đánh giá nhân viên bán hàng đƣợc ƣu tiên thực hiện đầu tiên với 4.4 điểm, thứ 2 là giải pháp xây dựng mục tiêu bán hàng hợp lý với 4 điểm, thứ 3 là giải pháp xây dựng chính sách lƣơng cho nhân viên bán hàng với 3 điểm, thứ 4 là khoán lƣơng hiệu quả theo doanh thu với 2.6 điểm.
Tóm tắt chương 3
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hoạt động quản trị bán hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả, đạt lợi nhuận cao,và tăng trưởng tốt, cơng ty Nghĩa Tín cần có chiến lược kinh doanh hợp lý kết hợp với quản trị tốt hoạt động bán hàng.
Vấn đề đặt ra là cơng ty Nghĩa Tín phải quản trị hoạt động bán hàng sao cho phù hợp sự phát triển của thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường dược phẩm Việt Nam.
Chương 3 cung cấp những giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản trị bán hàng. Những giải pháp đưa ra để khắc phục những mặt hạn chế, những mặt chưa đạt được của công ty. Những giải pháp tác giả đưa ra phù hợp với hồn cảnh cơng ty và thị trường dược. Đồng thời những giải pháp này khơng chỉ giúp cơng ty duy trì lượng khách hàng cũ mà còn thu hút thêm khách hàng mới, những khách hàng tiềm năng, tăng thị phần, doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng tăng, thương hiệu công ty cũng được mở rộng hơn. Đồng thời giúp ban lãnh đạo công ty nắm rõ tình hình hoạt động kinh doanh và dễ dàng đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề, hồn thiện cơng tác quản trị bán hàng của công ty.
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trƣờng ngày nay, khi mà sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn thì công tác quản trị bán hàng đóng vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cơng ty Nghĩa Tín. Với tình hình diễn biến phức tạp và yêu cầu của ngƣời mua ngày càng cao đòi hỏi chất lƣợng dịch vụ, chất lƣợng sản phẩm của công ty cũng phải nâng lên ngang tầm. Đặc biệt, công ty phải luôn giữ khẩu hiệu “ Khách hàng là thƣợng đế” để đƣa ra những đổi mới và hoàn thiện
hoạt động quản trị bán hàng của công ty.
Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “ Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản
trị bán hàng tại công ty TNHH Dược phẩm Nghĩa Tín đến năm 2020” tác giả
muốn khẳng định vai trò của hoạt động quản trị bán hàng trong cơng ty Nghĩa Tín, qua đó làm rõ thực trạng quản trị bán hàng trong công ty về những mặt đạt đƣợc và mặt hạn chế của công ty. Từ đó, tác giả đề ra giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản trị bán hàng của công ty nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng, mang lại hiệu quả cao cho công ty. Những giải pháp hoàn thiện hoạt động bán hàng tác giả đƣa ra mang tính thực tiễn, có tính khả thi và phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của cơng ty Nghĩa Tín.
Tác giả có nhiều cố gắng trong q trình nghiên cứu và trình bày luận văn, tuy nhiên cũng khơng tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của Quý Thầy, Cô, các đồng nghiệp và các cơ quan quan tâm đến vấn đề này. Cuối cùng, tác giả xin chân thành cảm ơn sự tận tình của thầy hƣớng dẫn khoa học, sự quan tâm của khoa Quản Trị Kinh Doanh trƣờng đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã giúp tác giả hoàn thành luận văn này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng việt:
1. Báo cáo và thống kê tài chính, 2014. Tình hình hoạt động của doanh nghiệp
năm 2014.<http://tapchitaichinh.vn/bao-cao-va-thong-ke-tai-chinh/tinh-hinh-
hoat-dong-cua-doanh-nghiep-nam-2014>.[Ngày truy cập: 10 tháng 06 năm 2014].
2. Bảo hiểm xã hội TP.Hồ Chí Minh, 2012. Danh mục mức lương tối thiểu vùng.<http://bhxhtphcm.gov.vn/chi-tiet-danh-muc/178/danh-muc-muc-
luong-toi-thieu-vung/>.[Ngày truy cập: 05 tháng 07 năm 2014].
3. Bùi Văn Danh và cộng sự, 2011. Quản trị bán hàng. Cà Mau: Nhà Xuất Bản Phƣơng Đông.
4. Cục thống kê TP.Hồ Chí Minh, 2014.Tình hình kinh tế xã hội năm 2014.< http://www.pso.hochiminhcity.gov.vn/c/document_library/get_file?uuid=b08 b2f90-64f6-4533-9e9f-12bdb4d68981&groupId=18>.[Ngày truy cập: 10 tháng 07 năm 2014].
5. Hoàng Lâm Tịnh, 2013. Quản trị chiến lược. Đề cƣơng môn học. Đại học
Kinh tế TP.HCM.
6. Huỳnh Nam Quang, 2013. Giải pháp hồn thiện quản trị bán hàng tại cơng
ty cổ phần thương mại Tiến Hưng đến năm 2020. Luận văn Thạc sĩ. Đại học
Kinh tế TP.HCM.
7. James M.Comer, 2001. Quản trị bán hàng. Dịch từ tiếng anh. Ngƣời dịch Lê Thị Hiệp Phƣơng, 2008. TP.HCM: Nhà xuất bản Hồng Đức.
8. Lê Đăng Lăng, 2009. Kỹ năng và quản trị bán hàng. Hà Nội: Nhà xuất bản Thống Kê.
9. Lê Quân và Mai Thanh Lan, 2014. Quản trị nhân viên bán hàng. Hà Nội:
Nhà Xuất Bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội.
10. Mai Nhƣ Ánh, 2014. Ứng dụng lý thuyết thang bậc nhu cầu của A.Maslow
thuyet-thang-bac-nhu-cau-cua-a-maslow-trong-hoat-dong-quan-tri.html >.[Ngày truy cập: 05 tháng 07 năm 2014].
11. Mai Văn Dũng, 2008. Hoàn thiện quản trị lực lượng bán hàng ở công ty Sơn
Jotun Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ. Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.
12. Nguyễn Đình Thọ, 2011. Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động Hà Nôi.
13. Nguyễn Hữu Quý, 2014. Hồn thiện hệ thống trả cơng lao động cho bộ phận
bán hàng tại công ty TNHH Lotte Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Đại Học Kinh
Tế Quốc Dân.
14. Nguyễn Thị Vân Anh, 2011. Ngành dược, lợi nhuận tăng trưởng ổn định.
< http://finance.tvsi.com.vn/News/2011319/169810/nganh-duoc-loi-nhuan- tang-truong-on-dinh.aspx>. [Ngày truy cập: 5 tháng 7 năm 2014].
15. Nguyễn Trọng Hoài, 2009. Dự báo và phân tích dữ liệu trong kế tốn và tài