7. Bố cục của đề tài
2.1. Khái quát chung về hệ thống KSNB
2.1.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB (theo báo cáo COSO 1992)
Theo báo cáo COSO năm 1992 thì hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:
- Mơi trường kiểm sốt - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm sốt - Thơng tin và truyền thơng - Giám sát
Mơi trường kiểm sốt 2.1.3.1.
Mơi trường kiểm sốt tạo ra sắc thái chung của tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của các thành viên là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt bao gồm:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức - Năng lực đội ngũ nhân viên
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán - Triết lý quản lý và phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm - Chính sách nhân sự
Tính trung thực và các giá trị đạo đức:
Sự trung thực và các giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người trong tổ chức. Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của tồn thể cán bộ, công nhân viên trong tổ chức chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn.
3
Nguyễn Thị Thu Hiền, 2015. Thực trạng và giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của mơi trường kiểm sốt, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Thái độ và sự quan tâm của nhà quản lý cấp cao đối với KSNB hữu hiệu phải được lan tỏa đến toàn doanh nghiệp. Nói những điều đúng chưa đủ mà bản thân người quản lý phải làm gương, nếu nhà quản lý không làm gương sẽ mang đến một mơi trường kiểm sốt khơng lành mạnh.
Năng lực của đội ngũ nhân viên:
Năng lực đội ngũ nhân viên phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Nhà quản lý phải đảm bảo phân công công việc sao cho phù hợp với trình độ và kỹ năng của từng người được phân công. Các nhà quản lý cần phải đảm bảo tất cả các cơng việc đều phải có sự mơ tả chi tiết và có phân tích những u cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí cơng việc thích hợp và có thể hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán:
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm tốn có sức ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát. Một hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của nhà quản lý là nhân tố thiết yếu để KSNB hữu hiệu.
Hội đồng quản trị bao gồm những thành viên trong và ngoài ban điều hành. Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có ũng khí đấu tranh với những sai phạm nghiêm trọng của người quản lý nên thành viên Hội đồng quản trị cần có những người nằm bên ngồi ban điều hành. Và đương nhiên là cũng cần phải có những thành viên nằm bên trong ban điều hành vì họ là người hiểu biết tường tận và tham gia trực tiếp vào hoạt động công ty. Một Hội đồng quản trị hữu hiệu là một hội đồng phải có sự cân đối giữa hai nhóm thành viên này.
Ủy ban kiểm tốn cũng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm tốn nội bộ… Do có các chức năng quan
trọng trên nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Bộ máy hoạt động của công ty hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý, điều hành của Ban tổng giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức và tác động mạnh mẽ đến mục tiêu của tổ chức. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong tổ chức, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế khơng đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình nên khơng có khn mẫu chung duy nhất. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với quy mô và bản chất của doanh nghiệp.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm:
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm sẽ cụ thể hóa về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong hoạt động của doanh nghiệp. Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm và năng lực của từng thành viên. Mỗi người phải hiểu được cơng việc cụ thể mình sẽ phụ trách và nó ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hồn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự của doanh nghiệp bao gồm: tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, tư vấn, bổ nhiệm, động viên, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên… Chính sách
nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên.
Chính sách nhân sự phù hợp, xác đáng và kịp thời sẽ là động lực cho từng cá nhân trong đơn vị phấn đấu tốt hơn và sẽ giúp giảm bớt các thủ tục kiểm soát, giảm bớt những rủi ro trong doanh nghiệp.
Đánh giá rủi ro 2.1.3.2.
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, bản chất hay ngành nghề kinh oanh đều phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Đo điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp, đến sự thành cơng, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị… Thực tế, doanh nghiệp không thể triệt tiêu hết tất cả các rủi ro. Nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức độ này.
Hoạt động kiểm soát 2.1.3.3.
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe ọa đến việc đạt mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
Hoạt động kiểm sốt bao gồm: chính sách kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt. - Chính sách kiểm sốt là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thi hành chính sách kiểm sốt.
Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kiểm soát, cần phải theo dõi kết quả việc áp dụng hoạt động kiểm sốt và có biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Thông tin và truyền thông 2.1.3.4.
Thông tin:
Mọi bộ phận và cá nhân trong đơn vị đều phải có những thơng tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (bao gồm cả trách nhiệm kiểm sốt). Vì vậy các thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của đơn vị tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp. Một thơng tin có thể dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau như: lập báo cáo tài chính, xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định, để điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh của đơn vị.
Truyền thông:
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết đến các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình.
Để việc truyền thơng được diễn ra thuận lợi thì phương tiện truyền thơng hay cách thức truyền thơng có vai trị quan trọng. Một cách truyền thơng có ảnh hưởng mạnh mẽ đó là thơng qua hành động của nhà quản lý đối với các cấp ưới của mình. Nếu giữa lời nói và việc làm khơng nhất quán, đặc biệt là của cấp quản lý càng cao thì sẽ đưa ra một thơng điệp mâu thuẫn và tiêu cực cho toàn đơn vị. Ngược lại, nếu nhà quản lý gương mẫu, lời nói đi đơi với việc làm, xây dựng được văn hóa cơng ty vững chắc, tính trung thực và các giá trị đạo đức được đề cao thì sẽ dễ dàng truyền đạt thơng tin và làm cho các nhân viên hiểu rõ được rõ ràng thông điệp của nhà quản lý. Ngồi ra, nó cịn khuyến khích mọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi
bất thường mà họ phát hiện được. Điều này sẽ có tác dụng tốt cho hoạt động kiểm sốt trong đơn vị.
Xuất phát từ mối quan hệ không tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung thành một bộ phận cấu thành hệ thống KSNB. Thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phịng ban và từng cá nhân trong từng đơn vị cũng như các đối tượng bên ngồi có liên quan. Thơng tin và truyền thơng có vai trị ngày càng quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.
Giám sát 2.1.3.5.
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu, do vậy cần phải giám sát mọi hoạt động của đơn vị và đơi khi cịn áp ụng cả cho các đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng… Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát bao gồm: giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Giám sát thường xuyên:
Việc giám sát thường xuyên được tiến hành ngay trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị và thường lặp đi lặp lại, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày.
Giám sát định kỳ:
Bên cạnh việc giám sát thường xun, đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của tồn hệ thống. Đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt như: có thay đổi người quản lý hay thay đổi chiến lược kinh doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn hoạt động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thơng tin tài chính. Phạm vi và mức độ thường xuyên của giám
sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên. Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên cấp trên và nếu vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban Tổng giám đốc hay Hội đồng quản trị.
2.1.4. Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB4
Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB có thể được mơ tả trong các hình thức của một khối lập phương như hình sau:
Hình 1.1. Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB
Các cột thể hiện ba mục tiêu của hệ thống KSNB đó là: hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Các hàng thể hiện năm thành phần cơ bản của hệ thống KSNB: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát.
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức được đại diện bởi không gian thứ ba.
Khối lập phương này miêu tả khả năng tập trung trên toàn bộ hệ thống KSNB của một tổ chức, hoặc bằng các mục tiêu, các thành phần, đơn vị tổ chức, hoặc tập hợp con bất kỳ.
4
Nguyễn Thị Thanh Hương, 2014. Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH Đồng