7. Bố cục của đề tài
4.3.4. Thông tin và truyền thông
Ưu điểm:
Hàng tuần công ty đều tổ chức họp giao ban để các trưởng bộ phận báo cáo tình hình cơng việc cho Ban giám đốc. Các vấn đề khó khăn trong cơng việc đều được trình bày và xin ý kiến Ban giám đốc để giải quyết cho từng trường hợp cụ thể. Ngồi ra, nếu có trường hợp cần chỉ dẫn khẩn cấp thì trưởng bộ phận có thể trực tiếp gặp Giám đốc và xin những chỉ dẫn cần thiết để giải quyết vấn đề.
Thông tin cần thiết được truyền đạt đến những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời, chính xác.
Các bộ phận trong cơng ty có cung cấp thơng tin và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt hiệu quả cao.
Nhìn chung, nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý.
Thông tin nội bộ công ty luôn được bảo mật tương đối tốt.
Cơng ty có tiến hành thu thập thông tin phản hồi của khách hàng.
Hạn chế:
Công ty chưa xây ựng quy trình theo dõi hàng hàng mua về nên có nhiều trường hợp bộ phận mua hàng không thông báo kịp thời cho bộ phận kho để sắp xếp việc kiểm hàng và nhập hàng khiến cho hàng bị ứ dọng ở kho quá nhiều, không nhập kho kịp thời và kinh oanh cũng khơng có hàng để xuất bán.
Nhìn chung, nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp vì năng lực xử lý sự cố kém, vì thơng đồng, bao che, đùng đẩy trách nhiệm, vì nễ sợ quản lý, e ngại quyền lực mà sự cố không được thông báo cho nhà quản lý và khơng có hướng giải quyết kịp thời.
Thông tin nội bộ công ty luôn được bảo mật tương đối tốt, tuy nhiên vẫn có trường thơng tin nội bộ bị rị rỉ ra bên ngồi từ những nhân viên cũ, điều này khó hạn chế được.
Cơng ty có thu thập thơng tin phản hồi từ khách hàng thông qua việc thông qua việc nhân viên kinh doanh gửi mail hay gọi điện khảo sát, thăm ò ý kiến khách hàng. Tuy nhiên, việc thực hiện chưa có quy trình cụ thể, hình thức cịn sơ
hiện việc này. Và do thông tin do chính bộ phận kinh doanh thực hiện nên thường dẫn đến những ý kiến khơng chính xác vì đa phần khách hàng sẽ trả lời tốt.
Nguyên nhân của những hạn chế:
Cơng ty chưa nhận thấy được vai trị của việc thông tin và truyền thông nên phân cơng cơng việc và trách nhiệm cịn chưa hợp lý.
Cơng ty chưa có bộ phận chăm sóc khách hàng riêng biệt.