7. Bố cục của đề tài
5.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty TNHH
5.2.3. Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 ta thấy, nhìn chung cơng ty đã xây ựng được các thủ tục và hoạt động kiểm soát khá hữu hiệu, đáp ứng nhu cầu quản lý và giám sát các hoạt động của công ty. Để hoàn thiện các hoạt động kiểm sốt góp phần xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả, công ty cần chú ý thực hiện các vấn đề sau:
Xây dựng hệ thống báo cáo đáp ứng đầy đủ thông tin, đảm bảo về độ chính xác và kịp thời giúp ban lãnh đạo đánh giá các rủi ro của công ty. Để làm được điều công ty này cần phải chú trọng:
Lập các báo cáo về rủi ro của công ty theo như trình bày ở trên, phần hồn thiện quy trình đánh giá, phân tích và đối phó với rủi ro.
Chú trọng đến việc xây dựng các báo cáo kế hoạch về kinh doanh, mua hàng, kế hoạch tài chính, kế hoạch thanh tốn, kế hoạch về dịng tiền, dự tốn tiền để có kế hoạch huy động vốn cho phù hợp.
Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính kế hoạch dựa trên kế hoạch của các bộ phận, phòng ban, cụ thể là:
Bộ phận kinh doanh: lên kế hoạch về bán hàng bao gồm doanh thu, giá vốn và lợi nhuận gộp, chi phí bán hàng, chi phí truyền thơng, marketing, chi phí tiếp khách, dự tốn hàng tồn kho, kế hoạch thu tiền, kế hoạch đầu tư mua sắm mới và khấu hao tài sản, công cụ phục vụ cho hoạt động bán bán hàng…
Bộ phận mua hàng: lên kế hoạch về mua hàng, thanh toán tiền hàng Bộ phận kỹ thuật: lên kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận, giá vốn của hoạt động kinh doanh dịch vụ sửa chửa, kế hoạch chi phí về hàng bảo hành, chi phí bảo hành, kế hoạch đầu tư mua sắm mới và khấu hao tài sản, công cụ phục vụ cho bảo hành...
Bộ phận nhân sự: lên kế hoạch về tiền lương, các khoản thưởng, các khoản trích theo lương, các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động quản lý chung của công ty, kế hoạch đầu tư mua sắm mới và khấu hao tài sản cố định phục vụ chung cho hoạt động quản lý…
Bộ phận kế toán kế toán lên kế hoạch về chi phí lãi vay, phí ngân hàng, các khoản thuế phải nộp…
Từ các kế hoạch về doanh thu, chi phí, thu tiền, chi tiền, tồn kho… của các phịng ban, bộ phận kế tốn sẽ lập các báo cáo tài chính kế hoạch như kết quả hoạt động kinh oanh, lưu chuyển tiền tệ, lập dự tốn dịng tiền để cung cấp thơng tin cho nhà quản lý. Các kế hoạch về chi phí của từng bộ phận sẽ là căn cứ để nhà quản lý và các trưởng bộ phận xét duyệt chi phí. Định kỳ, bộ phận kế tốn sẽ tiến
Tuyển dụng nhân viên chuyên ngành Marketing, thành lập phòng Marketing để thực hiện nghiên cứu thị trường, giá cả, đối thủ cạnh tranh, giúp cho nhà quản lý xây dựng những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Để đảm bảo việc nhập liệu, các thông tin cần thiết được truyền đạt đến các bộ phận một cách chính xác và kịp thời, cơng ty cần nghiên cứu việc đầu tư, phát triển xây dựng phần mềm ERP, phần mềm tích hợp tất cả các nguồn lực của cơng ty như bán hàng, mua hàng, tài chính và nhân sự. Điều sẽ tránh được việc nhập liệu hai lần vào hệ thống phần mềm bán hàng và kế toán như hiện tại và truyền tải các thông tin cần thiết cho các bộ phận một cách nhanh nhất.
Thường xuyên đối chiếu số liệu hàng ngày giữa phần mềm bán hàng và phàn mềm kế toán như là oanh thu, công nợ, hàng tồn kho để đảm bảo số liệu là chính xác.
Xem xét việc mở rộng kho hàng và tuyển dụng nhân sự ở bộ phận kho, góp phần đáp ứng kịp thời nhu cầu xuất, nhập hàng hóa.
Giảm thiểu công việc, áp lực cho Giám đốc bằng cách:
Ủy quyền xét duyệt bán chịu cho trưởng phòng kinh doanh thông qua việc đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng, có thể phân quyền thơng qua hệ thống phần mềm bán hàng.
Phân quyền xét duyệt chi tiêu cho từng cấp quản lý, quản lý chi phí dự trên kế hoạch đã lập ra.
Cơng ty có áp dụng chế độ thưởng trên doanh số cho nhân viên kinh doanh, nên có thể chuyển giao việc tính thưởng cho trưởng bộ phận nhân sự, hoặc kế tốn. Tính lương thì giao cho bộ phận nhân sự, Giám đốc nên là người kiểm tra chứ khơng trực tiếp tính tốn.
Việc ủy quyền và phân quyền phải tương xứng với trách nhiệm và năng lực của các cấp quản lý, được hệ thống hóa thành văn bản và ban hành, phổ biến cho nhân viên công ty biết, tránh việc lạm dụng quyền hạn, phân quyền không hiệu quả.
Thực hiện đối chiếu và kiểm tra quỹ hằng ngày để có hướng xử lý kịp thời nếu phát sinh chêch lệch.
5.2.4. Hồn thiện thơng tin và truyền thông
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh, giúp công ty nắm bắt thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Theo như kết quả ở chương 2, để hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông, mang lại lợi ích cho cơng ty, công ty cần xem xét và thực hiện các vấn đề sau:
Quy định các nội dung, thông tin cần cung cấp truyền đạt giữa các nhân viên trong bộ phận, giữa các bộ phận với nhau, và giữa nhân viên của các bộ phận với nhau để đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời giúp hoạt động công ty luôn thuận lợi, trôi chảy, không bị gián đoạn, nắm bắt được thời cơ, ra quyết định kịp thời.
Xem xét đầu tư, xây ựng hệ thống phần mềm ERP để những thông tin cần thiết cho quá trình hoạt động kinh oanh được truyền đạt đến những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời, chính xác.
Nhà quản lý tăng cường tiếp xúc và tạo điều kiện trao đổi với nhân viên cấp ưới để chia sẻ khó khăn và lắng nghe ý kiến đóng góp cũng như sáng kiến của nhân viên, có khen thưởng kịp thời đối với những ý kiến có giá trị cao.
Xây dựng kênh thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên để tránh trường hợp nễ sợ quản lý, e ngại quyền lực mà các sự cố không được thông báo cho nhà quản lý và khơng có hướng giải quyết kịp thời như: thành lập đường ây nóng, địa chỉ mail riêng khuyến khích nhân viên báo cáo các sai phạm, cơ hội, rủi ro trong hoạt động; cử cán bộ theo õi đường dây nóng và email báo cáo sai phạm, đồng thời phải giữ bí mật thông tin về nhân viên này.
Phát triển bộ phận chăm sóc khách hàng để thu thập thơng tin phản hồi, các ý kiến đóng từ khách hàng một cách hiệu quả, có biện pháp xử lý một cách chính xác và kịp thời khi có sự cố xảy ra. Xây dựng kênh thu thập thông tin của khách hàng như: đường xây nóng, gọi điện phỏng vấn, gửi bảng câu hỏi khảo sát…
5.2.5. Hoàn thiện giám sát
Theo như kết quả khảo sát ở chương 2, nhìn chung cơng ty có chú trọng đến việc giám sát các hoạt động kinh doanh tại đơn vị thông qua việc phân công công
bộ phận. Đồng thời, ban quản lý công ty rất thường xuyên giám sát tất cả các hoạt động của các bộ phận, từ kinh doanh, mua hàng, kho, giao nhận, kế tốn, và hành chính nhân sự để đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ các thủ tục, quy định và chính sách của cơng ty. Để hồn thiện hơn hoạt động giám sát, cơng ty cần chú trọng thêm các nội dung sau:
Công ty cần quy định bằng văn bản về trách nhiệm giám sát các hoạt động chi tiết của nhân viên và báo cáo ngay với Ban giám đốc khi có trường hợp gian lận, vi phạm nội quy, quy định, đạo đức nghề nghiệp.
Nhà quản lý tăng cường giám sát hoạt động của nhân viên cấp ưới, yêu cầu các nhân viên lập báo cáo kết quả hồn thành cơng việc định kỳ mỗi tháng một lần nhằm nắm bắt cơng việc cũng như có thể đánh giá khả năng làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó có thể xử lý các khó khăn đang gặp phải và đưa ra những giải pháp hỗ trợ, xử lý kịp thời khi nhân viên đang gặp khó khăn trong việc thực hiện cơng việc có thể ảnh hưởng đến việc hồn thành cơng việc.
Phân công công việc và trách nhiệm một cách rõ ràng, hợp lý, tạo điều kiện cho các nhân viên có thể giám sát cơng việc lẫn nhau.
Định kỳ nên tổ chức luân chuyển công việc giữa các nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi thêm kinh nghiệm, đồng thời thể kiểm tra giám sát công việc của nhân viên trước.
Cần tổ chức những cuộc kiểm tra đột xuất các hoạt động của từng phòng ban để đánh giá quá trình làm việc, đánh giá hiệu quả của việc giám sát một cách khách quan và hợp lý hơn.
Công ty cần tuyển dụng một kiểm toán viên nội bộ nhằm kiểm soát cơ bản sự tuân thủ những quy định, quy trình, các chính sách theo đúng pháp luật hiện hành, cũng như đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tại cơng ty. Từ đó, xác định rủi ro và thiết kế chương trình đánh giá rủi ro phù hợp.
Định kỳ tổ chức đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh oanh, đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng nhân viên tham gia vào việc vận hành hệ thống KSNB, kiểm tra lại quy trình nghiệp vụ, đối chiếu so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách.
Định kỳ tổ chức các cuộc họp để ban quản lý công ty cùng nhau phân tích, rà sốt đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB trong tồn bộ hoạt động của cơng ty, trong từng chu trình hoạt động, từng công việc cụ thể của từng phòng ban, cá nhân nhân viên từ đó tìm ra những yếu kém và đưa ra những biện pháp khắc phục.
5.3. Một số kiến nghị
5.3.1. Đối với cơ quan nhà nước có liên quan
Hệ thống KSNB hiện nay đã trở thành phương tiện quản lý hiệu quả trong hoạt động của mọi tổ chức, giúp tổ chức nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, giảm thiểu rủi ro và hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Tuy nhiên, ở Việt Nam chưa có văn bản hay quy định nào về việc hướng dẫn việc tổ chức xây dựng hệ thống KSNB cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB của các doanh nghiệp hiện nay được xây dựng trên nền tảng báo cáo COSO, đối tượng mà báo cáo này hướng đến là các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ, nên khi vận dụng vào Việt Nam thì phát sinh nhiều điểm chưa phù hợp. Để vận dụng và xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu tại Việt Nam, cần có sự hướng dẫn, hỗ trợ từ phía nhà nước, cụ thể là:
Ban hành luật và các văn bản hướng dẫn có liên quan về tổ chức hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp.
Nhà nước cần phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện, cập nhật các kiến thức về KSNB.
Ngoài ra, các cơ quan nhà nước cần ban hành các quy định và chính sách về kinh tế tài chính để hỗ trợ khu vực doanh nghiệp phát triển như: giảm thuế suất; áp dụng thuế suất ưu đãi một cách rõ ràng, hợp lý; gia hạn thời gian nộp thuế; cải cách các thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế, hải quan; triển khai nhiều chính sách khơi thơng thị trường vốn, thúc đẩy doanh nghiệp phát hành trái phiếu để huy động vốn thay vì các kênh huy động truyền thống…
5.3.2. Đối với bản thân công ty
Các nhà quản lý công ty cần phải nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cho công ty. Công ty cần phải quyết tâm thực
hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, giảm thiểu rủi ro và hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp đề ra và có thể hoạt động vững mạnh trong điều kiện môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Ban quản lý công ty cần phải tích cực học tập, trang bị kiến thức và kinh nghiệm về KSNB và kiến thức về quản lý tài chính để tổ chức và xây dựng được một hệ thống hữu hiệu và hiệu quả, góp phần điều hành hoạt động của cơng ty một cách hiệu quả.
Các nhân viên công ty cần chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của công ty, tăng cường học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên mơn để có thể hồn thành tốt công việc, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ công ty đã đề ra.
5.4. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài:
Hạn chế của đề tài:
Do giới hạn về phạm vi và thời gian nghiên cứu nên tác giả chỉ trình bày được một cách nhìn chung nhất về 5 bộ phận cấu thành hệ thống KSNB của công ty: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát, chưa trình bày và xem xét hoạt động của từng nhân viên trong từng chu trình cụ thể để đánh giá chính xác hơn hệ thống KSNB hiện tại của công ty.
Hướng nghiên cứu tiếp theo:
Tiếp tục khảo sát, tìm hiểu và phỏng vấn nhiều hơn về thực trạng từng hoạt động của công ty trong từng chu trình cụ thể để đánh giá chính xác hơn về hệ thống KSNB tại công ty.
Nghiên cứu việc đầu tư, xây ựng và áp dụng thành cơng hệ thống phần mềm ERP để tích hợp các hoạt động bán hàng, mua hàng, tài chính và nhân sự, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tại đơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 5
Thông qua khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ví Tính Nguyên Kim, ở chương này tác giả đã đưa ra được một số giải pháp để hoàn thiện và khắc phục hạn chế hiện có của hệ thống KSNB tại cơng ty. Tác giả hy vọng rằng, các giải pháp này sẽ là giúp cơng ty hồn thiện hệ thống KSNB của công ty, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, phát triển vững mạnh trong thời kỳ kinh tế khó khăn, cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
PHẦN KẾT LUẬN
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định. Tuy nhiên, trong bất kỳ hoạt động nào cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của tổ chức và tùy theo mức độ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức. Việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu là một trong những biện pháp quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa và phát hiện sai phạm về yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả hoạt động giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Trong bối cảnh nền kinh tế đang biến động, cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp phải khơng ít những khó khăn trong q trình hoạt động. Để tồn tại và phát triển vững mạnh, các doanh nghiệp cần phải quan tâm nhiều hơn đến việc quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống KSNB. Điều này cũng không ngoại lệ đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cạnh tranh rất cao – lĩnh vực công nghệ thông tin như Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim. Thơng qua q trình quan sát, tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại công ty, tác giả đã nêu lên được những ưu điểm và hạn chế đang tồn tại trong hệ thống KSNB tại công ty, từ đó đưa ra các đề xuất để khắc phục hạn chế đó.