7. Bố cục của đề tài
4.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung:
Ưu điểm:
Các báo cáo mà nhà quản lý yêu cầu đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời.
Cơng ty có phân tích, so sánh số liệu của công ty với đối thủ cạnh tranh để có thể khắc phục và đưa ra những chiến lược kinh doanh thích hợp.
Cơng ty có quy trình kiểm tra, sốt xét chứng từ trước khi thực hiện. Việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên được thực hiện rất chính xác và chặt chẽ, theo đúng quy định của công ty.
Việc đấu thầu, thanh lý hàng hóa tài sản được thực hiện theo đúng quy định của công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban thuận tiện và hợp lý. Các chứng từ, sổ sách được lưu trữ đầy đủ, an toàn, đặc biệt là đối với chứng từ kế toán.
Cơng ty có đưa các biện pháp giám sát, bảo ưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng.
Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số lượng trên sổ sách.
Cơng ty có ban hành các văn bản về ủy quyền và xét duyệt.
Sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bộ phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm việc ghi chép kế tốn.
Cơng ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân viên và từng bộ phận liên quan về truy cập, ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thơng tin tồn cơng ty, đây là cơ sở để kiểm tra và quy trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra.
Hạn chế:
Hệ thống báo cáo của cơng ty cịn sơ xài, thiên nhiều về báo cáo thực tế. Nhà quản lý chỉ chú trọng đến các báo cáo kế hoạch về kinh oanh như kế hoạch bán hàng, kế hoạch mua hàng nhưng chưa chú trọng đến các báo cáo kế hoạch về tài chính như kế hoạch thanh tốn, dự toán ngân sách, dự toán tiền, chưa xây dựng báo cáo kế hoạch về chi phí…
Hầu hết thơng tin Ban giám đốc nhận được cịn rời rạc, Giám đốc phải tự mình tổng hợp thơng tin từ các báo cáo riêng lẻ của bộ phận và lập nên các báo cáo cần thiết để quản lý theo nhu cầu của mình.
Bộ phận kế tốn tài chính chưa phát huy được hết vai trò tham mưu cho Giám đốc về các báo cáo kế hoạch về tài chính, về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cơng ty có quan tâm đến việc phân tích số liệu của các đối thủ cạnh tranh, nhưng việc thực hiện cịn chưa hiệu quả, số liệu cịn chưa chính xác.
Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống chưa được thực hiện chính xác và kịp thời.
Nguyên nhân của hạn chế:
Ban giám đốc chưa phân cơng cơng việc hợp lý, một mình ơm đồm q nhiều việc.
Cơng ty chưa có bộ phận chuyên biệt về chức năng nghiên cứu thị trường.
Công ty sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán riêng biệt dẫn đến việc nhập liệu hai lần vào hệ thống phần mềm.
Hoạt động kiểm sốt trong các chu trình chính:
Ưu điểm:
Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng và thanh tốn tránh được tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xảy ra sai xót và gian lận làm thất thoát tài sản của đơn vị.
Vào cuối mỗi quý công ty đều lập biên bản đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp để đối chiếu số ư công nợ.
Hàng hóa được bảo quản cận thận ở kho hàng và có biện pháp bảo quản tốt nhằm tránh thất thốt, hư hỏng.
Cơng ty có tiến hành kiểm kho vào cuối mỗi quý, cuộc kiểm kê có sự tham gia của tồn bộ nhân viên trong cơng ty với sự hỗ trợ của bộ phận kho và sự giám sát của kế tốn.
Cơng ty ln bảo đảm ngun tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng, thu tiền như bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi sổ kế tốn và thu tiền. Điều này góp phần giảm thiểu những gian lận, mất mát tài sản và tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn.
Cơng ty có xác minh kỹ về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm, tránh trường hợp bán hàng mà không thu được tiền.
Cơng ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và kiểm soát việc xét duyệt đơn hàng bán chịu rất chặt chẽ, giảm thiểu được rủi ro về các khoản phải thu khách hàng.
Nhân viên kinh oanh là người lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu giao hàng trên hệ thống bán hàng. Trên phiếu xuất hàng có đầy đủ thơng của khách hàng, loại hàng, số lượng, chủng loại hàng. Bộ phận kho chỉ tiến hành xuất kho khi có chữ ký của nhân viên in phiếu xuất, kiểm tra đầy đủ thơng tin về hàng hóa và thơng tin người xuất phiếu. Sau khi xuất kho hàng sẽ chuyển sang bộ phận giao nhận đóng gói và tiến hành giao hàng cho khách hàng. Trên phiếu xuất hàng ln có đầy đủ thơng tin và chữ ký của bộ phận kho, giao hàng và khách hàng. Cơng ty có riêng một bộ phận kế tốn theo dõi cơng nợ, nhắc nợ và thu tiền khách hàng làm việc rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhân viên công nợ sẽ theo dõi công nợ trên hệ thống và tiến hành nhắc nợ khách hàng khi đến hạn. Cuối tháng, bộ phận sẽ lập báo phân tích tuổi nợ và báo cáo cho Ban giám đốc và định kỳ 3 tháng đối chiếu công nợ với khách hàng một lần để kiểm tra số ư cơng nợ.
Cơng ty có tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lương, xét duyệt tiền lương và trả lương.
Cơng ty có chính sách bảo mật mức lương của từng nhân viên. Thông tin về lương của công ty được bảo mật rất cao, tránh tình trạng nhân viên biết lương lẫn nhau để so sánh, gây bất đồng.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến nơ phải trả về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, và thuế thu nhập cá nhân. Định kỳ, bộ phận nhân sự tiến hành tính tốn số liệu, trình Giám đốc xét duyệt và nộp đầy đủ các khoản trích theo lương theo đúng quy định.
Công ty tách bạch chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế tốn góp phần tránh được tình trạng lạm quyền, gian lận, thất thốt tài sản cơng ty.
Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê quỹ và lập biên bản tồn quỹ.
Cơng ty có tách bạch chức năng đề nghị mua sắm, phê chuẩn, bảo quản và ghi sổ TSCĐ.
Cơng ty có ban hành chính sách đầu tư, sử dụng, sửa chữa và thanh lý TSCĐ.
Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng của TSCĐ.
Hạn chế:
Kho hàng đang trong tình trạng q tải, hàng hóa ra vào rất nhiều, thiếu hụt nhân sự để đáp ứng công việc.
Công ty không phân quyền xét duyệt bán chịu cho các cấp quản lý, tất cả đơn hàng đều phải thông qua Giám đốc, không phát huy được vai trò của trưởng bộ phận và các quản lý kinh doanh.
Giám đốc là người tính lương, nên khi đến kỳ lương khơng có thời gian để sắp xếp cho việc tính lương ẫn đến việc hay trễ lương cho nhân viên trong cơng ty. Ngồi ra, đến kỳ tăng lương vào tháng 7 hàng năm thì Giám đốc cũng khơng có thời gian để xem xét, đánh giá kịp thời mức lương của từng nhân viên. Phần lương tăng thường sẽ được thanh toán bù vào tháng Giám đốc ra quyết định cuối cùng và thông báo đến nhân viên. Điều này khiến cho nhiều nhân viên khơng hài lịng.
Công ty không ủy quyền xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý kiến cho áp lực công việc của Giám đốc ngày càng nặng.
Công ty không thực hiện kiểm tra quỹ hàng ngày, định kỳ 3 tháng mới kiểm quỹ một lần. Việc kiểm quỹ không thường xuyên dẫn đến việc khi phát hiện chênh lệch giữ sổ sánh và thực tế thì rất khó để tìm ra ngun nhân dẫn đến chênh lệch. Ngoài ra, trưởng bộ phận quỹ còn là người thân của Giám đốc, rất được tin tưởng nên rất dễ xảy ra tình trạng biển thủ hoặc chiếm dụng tiền của cơng ty. Khi có chênh lệch thì ít được báo cáo mà hầu hết tự sắp xếp giải quyết cá nhân.
Nguyên nhân của những hạn chế:
Công ty chưa phân công công việc và trách nhiệm một cách hợp lý, cịn dựa rất nhiều trên cảm tính.
Nhà quản lý ôm đồm quá nhiều công việc dẫn đến việc giải quyết và quản lý hoạt động công ty chưa hiệu quả.