7. Bố cục của đề tài
5.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Công ty TNHH
5.2.5. Hoàn thiện giám sát
Theo như kết quả khảo sát ở chương 2, nhìn chung cơng ty có chú trọng đến việc giám sát các hoạt động kinh doanh tại đơn vị thông qua việc phân công công
bộ phận. Đồng thời, ban quản lý công ty rất thường xuyên giám sát tất cả các hoạt động của các bộ phận, từ kinh doanh, mua hàng, kho, giao nhận, kế tốn, và hành chính nhân sự để đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ các thủ tục, quy định và chính sách của cơng ty. Để hồn thiện hơn hoạt động giám sát, cơng ty cần chú trọng thêm các nội dung sau:
Công ty cần quy định bằng văn bản về trách nhiệm giám sát các hoạt động chi tiết của nhân viên và báo cáo ngay với Ban giám đốc khi có trường hợp gian lận, vi phạm nội quy, quy định, đạo đức nghề nghiệp.
Nhà quản lý tăng cường giám sát hoạt động của nhân viên cấp ưới, yêu cầu các nhân viên lập báo cáo kết quả hồn thành cơng việc định kỳ mỗi tháng một lần nhằm nắm bắt cơng việc cũng như có thể đánh giá khả năng làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó có thể xử lý các khó khăn đang gặp phải và đưa ra những giải pháp hỗ trợ, xử lý kịp thời khi nhân viên đang gặp khó khăn trong việc thực hiện cơng việc có thể ảnh hưởng đến việc hồn thành cơng việc.
Phân công công việc và trách nhiệm một cách rõ ràng, hợp lý, tạo điều kiện cho các nhân viên có thể giám sát cơng việc lẫn nhau.
Định kỳ nên tổ chức luân chuyển công việc giữa các nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi thêm kinh nghiệm, đồng thời thể kiểm tra giám sát công việc của nhân viên trước.
Cần tổ chức những cuộc kiểm tra đột xuất các hoạt động của từng phòng ban để đánh giá quá trình làm việc, đánh giá hiệu quả của việc giám sát một cách khách quan và hợp lý hơn.
Công ty cần tuyển dụng một kiểm toán viên nội bộ nhằm kiểm soát cơ bản sự tuân thủ những quy định, quy trình, các chính sách theo đúng pháp luật hiện hành, cũng như đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tại cơng ty. Từ đó, xác định rủi ro và thiết kế chương trình đánh giá rủi ro phù hợp.
Định kỳ tổ chức đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh oanh, đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng nhân viên tham gia vào việc vận hành hệ thống KSNB, kiểm tra lại quy trình nghiệp vụ, đối chiếu so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách.
Định kỳ tổ chức các cuộc họp để ban quản lý cơng ty cùng nhau phân tích, rà sốt đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB trong toàn bộ hoạt động của công ty, trong từng chu trình hoạt động, từng công việc cụ thể của từng phòng ban, cá nhân nhân viên từ đó tìm ra những yếu kém và đưa ra những biện pháp khắc phục.