7. Bố cục của đề tài
2.3. Đánh giá hệ thống KSNB
2.3.1. Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB
Việc đánh giá hệ thống KSNB trước hết thuộc trách nhiệm của nhà quản lý. Người quản lý cấp cao thường tiến hành đánh giá xem hệ thống KSNB có hiệu quả khơng, thơng qua xem xét mỗi thành phần của hệ thống KSNB là hiện hữu và đang hoạt động hay không cũng như việc chúng đang được áp dụng như thế nào. Khi một nguyên tắc được xem như là cần thiết nhưng không hiện hữu hoặc khơng hoạt động thì hệ thống KSNB xem như bị khiếm khuyết. Lúc này nhà quản lý cần có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Bên cạnh việc đánh giá của nhà quản lý, còn một số cách tiếp cận khác để đánh giá hệ thống KSNB. Một trong những cách đó là cách tiếp cận của kiểm tốn viên trong q trình kiểm tốn để tìm hiểu hệ thống KSNB, từ đó kiểm tốn viên xác định phạm vi và thủ tục kiểm sốt phù hợp. Cơng cụ kiểm tốn viên thường sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB là bảng câu hỏi.
2.3.2. Phương thức đánh giá hệ thống KSNB
Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm tốn viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:
- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị; - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị; - Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách;
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn; Để thực hiện được các phương pháp tìm hiểu trên, kiểm tốn viên có thể sử dụng các cơng cụ sau:
- Bảng tường thuật: là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống KSNB của đơn vị về nguồn gốc của mọi chứng từ, sổ sách; các quy trình xảy ra; sự luân chuyển chứng từ; các hoạt động kiểm soát của đơn vị;
8
Nguyễn Thị Thanh Hương, 2014. Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty TNHH Đồng
- Bảng câu hỏi KSNB: là bảng liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị trước về các nhân tố của KSNB.
- Lưu đồ: là những hình vẽ biểu thị hệ thống thơng tin kế toán và các hoạt động kiểm sốt bằng những ký hiệu chuẩn để mơ tả cơng việc theo từng chức năng về các nghiệp vụ, trình tự luân chuyển chứng từ…
- Phép thử Walk-through để kiểm tra lại các mô tả của từng chu trình nghiệp vụ thơng qua việc theo dõi một vài nghiệp vụ theo từng bước của chu trình.
Trong các phương thức trên, phương thức thường ược sử dụng phổ biến nhất là bảng câu hỏi. Bảng câu hỏi này được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá hệ thống KSNB (evaluation tools). Đây cũng chính là cơ sở tác giá sử dựng bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB cho đề tài này.
2.4. Đặc điểm của ngành cơng nghệ thơng tin chi phối đến kiểm sốt nội bộ
Công nghệ thông tin ( IT – Information Technology ) là một thuật ngữ bao gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thơng tin ưới hình thức khác nhau. Một cách dễ hiểu hơn, công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ hiện đại vào việc tạo ra, xử lý, truyền dẫn thông tin, lưu trữ, khai thác thông tin. Công nghệ thông tin thường phân chia thành 5 chuyên ngành phổ biến: khoa học máy tính, kỹ thuật máy tính, hệ thống thơng tin, mạng máy tính truyền thơng, kỹ thuật phần mềm. Công nghệ thông tin hầu như được sở dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế. Các dịch vụ cốt lõi để giúp thực thi các chiến lược kinh oanh đó là: q trình tự động kinh doanh, cung cấp thông tin, kết nối với khách hàng và các công cụ sản xuất.
Hiện nay công nghệ thông tin là một ngành kinh tế đang phát triển rất mạnh mẽ với sự cạnh tranh ngày càng cao. Điều này địi hỏi các doanh nghiệp cơng nghệ thông tin ngày càng phải quan tâm hơn nhu cầu của người tiêu ùng, tăng cường học hỏi, cập nhật thông tin, kiến thức về các công nghệ mới nhất để đáp ứng mong muốn của khách hàng và tạo ra các sản phẩm giá trị cao hơn cho họ. Để thực hiện
được điều này, có rất nhiều yếu tố liên quan nhưng phải kể đến đầu tiên đó là yếu tố nguồn nhân lực, đây là yếu tố quyết định.
Ngành công nghệ thông tin đòi hỏi cao ở người lao động, họ phải đáp ứng được về trình độ chun mơn và các kỹ năng cần thiết để làm việc và giao tiếp với khách hàng. Người học tập và làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin thường phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Phải có sự tập trung chú ý cao khi lao động trí óc, trước hết là khả năng ngồi học hay làm việc với máy vi tính lâu dài mà ít mệt mỏi, ít sai sót.
- Phải có khả năng tư uy logic tốt nghĩa là từ những giả thiết ban đầu cho ra những ý tưởng đúng đắn, chính xác và chặt chẽ, khả năng này cũng tương thích với khả năng tốn học.
- Phải có trí nhớ tốt bao gồm trí nhớ ngắn hạn, khả năng tái hiện trí nhớ và phải có phương pháp ghi nhớ khoa học.
- Phải có trí sáng tạo và tưởng tượng phong phú để hiểu và hình ung ra được những đối tượng mà mình nghiên cứu thường là những khái niệm trừu tượng, những lưu đồ biểu diễn những tổ hợp lệnh cực kỳ phức tạp với nhiều khả năng logic xảy ra.
- Phải có khả năng và thói quen nghiên cứu khoa học đọc sách báo, tài liệu trong nước và ngồi nước để giải quyết những khó khăn phát sinh trong cơng việc.
- Phải có lịng say mê, đức tính kiên nhẫn, ham học hỏi, có quan hệ giao tiếp và ứng xử tốt với đồng nghiệp.
CNTT đòi hỏi rất cao về năng lực và tâm tính bởi lẽ sản phẩm của nó có hàm lượng chất xám rất cao. Ngồi những đặc điểm của các sản phẩm cơng nghệ truyền thống nó cịn có những đặc điểm khác là từ một sản phẩm có thể nhân bản, sử dụng cùng một lúc nhiều nơi trên thế giới, không bị hao mịn và hư hỏng trong q trình sử dụng, nó chỉ trở nên lạc hậu và được thay thế bởi một phiên bản khác cao cấp hơn.
Với vai trò quan trọng như vậy, nguồn nhân lực là một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng và vận hành thành công hệ thống KSNB. Cơng ty
có hệ thống KSNB hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện đầy đủ và có ý thức về việc kiểm soát. Việc quản lý đội ngũ nhân viên cũng như uy trì văn hóa cơng ty là một khó khăn đối với nhà quản lý và cả hệ thống KSNB. Doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng chế độ tuyển dụng nhân viên một cách công khai, tuyển dụng nhân viên đầy đủ năng lực khơng vì mối quan hệ nào, có chính sách đào tạo nhân viên sau tuyển dụng để nâng cao tay nghề và cập nhật các kỹ thuật công nghệ mới nhất.
Ngoài ra, khi xây dựng và vận hành hệ thống KSNB ở các doanh nghiệp công nghệ thông tin, cần phải chú ý xây dựng các chính sách và thủ tục kiểm sốt. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt, sẽ làm gia tăng các rủi ro trong quá trình hoạt động, ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa dịch vụ, làm tăng chi phí cho oanh nghiệp, ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các oanh nghiệp cơng nghệ thơng tin cũng cần xem trọng việc xem xét và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động như: sự thay đổi công nghệ thông tin, công nghệ lỗi thời, không cập nhật kịp thời công nghệ mới; rủi ro về cung ứng nguồn hàng, rủi ro về giá cả; nhu cầu của khách hàng; biến động kinh tế, chính trị;… Những đặc điểm nêu trên chi phối đến các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, o đó khi xây ựng hệ thống KSNB cần phải chú ý đến những đặc điểm này để hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 tác giả đã trình bày cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống KSNB thông qua lịch sử quá trình hình thành, định nghĩa, các bộ phận cấu thành, lợi ích cũng như hạn chế và các phương pháp đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Nội ung chương này giúp cho người đọc có cái nhìn tổng quan về hệ thống KSNB, về lợi ích và tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động của tổ chức. Một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả sẽ giảm bớt các nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động của tổ chức, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin; bảo đảm tính trung thực của các số liệu kế toán; bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật;
đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, trong chương này tác giả cũng trình bày một số đặc điểm của ngành công nghệ thông tin chi phối đến việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB để từ đó làm cơ sở để đưa ra các đề xuất, giải pháp phù hợp để góp phần hồn thiện hơn hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim. Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ tiến hành trình bày phương pháp nghiên cứu của đề tài.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3 -