CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.2. Giải pháp phát triển văn hóa doanh nghiệp tại Cơng ty Trách nhiệm
3.2.1. Nhóm giải pháp phát triển các cấp độ văn hóa tại Cơng ty
Hữu hạn Thương mại Dịch vụ Phước Anh.
3.2.1.1. Giải pháp phát triển giá trị văn hóa hữu hình của công ty
Thứ nhất, về kiến trúc đặc trƣng, diện mạo và thƣơng hiệu của công ty:
Về trụ sở làm việc của khối văn phịng, Cơng ty nên tiếp tục duy trì, cũng cố hồn chỉnh thêm một số trang trí bên ngồi cho bề mặt cơng ty thêm nổi bật. Các bộ phận, các phòng chức năng cần đƣợc bố trí phù hợp hơn, tạo nên tính thuận tiện trong khi tác nghiệp giữa các nhân viên. Các phịng ban chun mơn và phịng lãnh đạo cũng cần đƣợc bố trí gần nhau, tạo điều kiện cho việc tiếp xúc thƣờng xuyên giữa ban lãnh đạo và nhân viên. Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo thƣờng xuyên nắm bắt đƣợc những khó khăn của nhân viên, tạo mối quan hệ thân thiện, hiểu nhau, là cơ sở để phát triển một hệ thống văn hóa doanh nghiệp hiệu quả.
Cơng ty cần phải hồn thiện hồ sơ nhãn hiệu của cơng theo mẫu đã thiết kế, tiếp tục mở rộng in ấn trên các hồ sơ giao dịch để tăng cƣờng việc nhận diện thƣơng hiệu của công ty.
Bên cạnh đó cơng ty cũng cần phải triển khai thực hiện chƣơng trình 5S áp dụng cho các bộ phận làm việc trong cơng ty. Chƣơng trình 5S là một chƣơng trình quản lý chất lƣợng khởi nguồn từ Nhật Bản và đƣợc nhiều công ty áp dụng. Áp dụng thành cơng chƣơng trình 5S sẽ đem lại lợi ích cho cơng ty trong việc phát triển VHDN. Chƣơng trình 5S bao gồm:
Sàng lọc: Xem xét, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
Sắp xếp: Bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng.
Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo mơi trƣờng, mỹ quan tại nơi làm việc.
Săn sóc: Liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ.
Sẵn sàng: Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.
Để triển khai thực hiện chƣơng trình, cơng ty phải xác định mục tiêu của dự án và thành lập tổ chỉ đạo 5S. Tổ chỉ đạo gồm đại diện ban lãnh đạo và đại diện lãnh đạo các bộ phận công ty. Các thành viên trong tổ chỉ đạo phải nắm rõ vai trị của mình, hiểu rõ các ngun tắc của chƣơng trình 5S để truyền đạt cho CBCNV trong từng bộ phận của mình. Vai trị của lãnh đạo cơng ty là yếu tố dẫn đến sự thành công, sự cam kết của lãnh đạo cũng đƣợc thể hiện ngay từ khi ra quyết định, sau đó đến việc cung cấp các nguồn lực để thực hiện cũng nhƣ duy trì trong tƣơng lai.
Kế hoạch triển khai chƣơng trình 5S đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Biên soạn tài liệu và tổ chức huấn luyện cách thức thực hiện cho CBCNV.
Bƣớc 2: Triển khai thực hiện chƣơng trình 5S cho các bộ phận trực thuộc. Mơ hình đặc trƣng thực hiện chƣơng trình 5S ở các bộ phận xin xem phụ lục 4. Dự kiến thời gian thực hiện các bƣớc khoảng 3 tháng.
Bƣớc 3: Xây dựng bảng chấm điểm thực hiện chƣơng trình 5S và tổ chức kiểm tra chấm điểm ở các bộ phận. Chu kỳ kiểm tra chấm điểm đƣợc thực hiện cuối q và có cơng khai, khen thƣởng, xem xét trách nhiệm để duy trì thƣờng xuyên chƣơng trình 5S cho các hoạt động của cơng ty.
Thứ hai, về logo và khẩu hiệu:
Vẫn duy trì và tiếp tục sử dụng logo hiện nay vì logo của cơng ty đã đƣợc khách hàng trong và ngoài nƣớc biết đến, đang có lợi thế cạnh tranh rất lớn. Để phát triển thƣơng hiệu công ty cần tổ chức các cuộc hội thảo, tuyên truyền và tham gia các hoạt động tài trợ trên các kênh truyền hình…từ đó cơng chúng sẽ nhận biết và truyền tải khẩu hiệu của công ty đến khách hàng.
Thứ ba, về các chuẩn mực hành vi:
Xuất phát từ thực trạng và chuẩn mực hành vi đã đƣợc phân tích ở trên và các nhận thức của CBCNV cùng với ban lãnh đạo công ty về các giá trị của VHDN. Các chuẩn mực hành vi đƣợc thiết kế theo hiện trạng nhằm phát huy kết quả đạt đƣợc và hạn chế những rủi ro tiềm ẩn. Cụ thể nhƣ sau:
Trong chuẩn mực ứng xử nội bộ: Áp dụng chung cho toàn bộ lãnh đạo và
nhân viên trong công ty. Cần xây dựng thành các quy tắc cụ thể và phổ biến đến từng thành viên trong công ty, cụ thể:
Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẽ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trong trong giao tiếp.
Không làm việc riêng trong khi giao tiếp.
Không trả lời thủng thẳng, câu hỏi nào trả lời câu hỏi ấy, cách nói chuyện thiếu chủ ngữ, cộc lốc.
Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hƣớng về ngƣời đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm.
Tránh vung vai tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tƣợng giao tiếp. Cần có thái độ ơn hịa.
Khơng nói q to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề hoặc nói quá nhỏ khiến ngƣời nghe phải căng tai mới nghe rõ.
Thể hiện sự sẳn sàng phối hợp giúp đỡ ngƣời khác khi cần thiết, đừng tỏ ra khó khăn, ích k .
Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tùy tiện, chối phăng nhƣng điều đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhƣng không làm theo lời hứa.
Tránh tranh luận khi khơng cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khơn ngoan của mình hơn ngƣời thích dồn đối tƣợng giao tiếp vào thế bí để giành phần thắng về mình.
Các văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dƣới: Tín nhiệm ngƣời có tài, có năng lực, lắng nghe ý kiến của cấp dƣới, tôn trọng và quan tâm cấp dƣới, hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim, khen chê động viên kịp thời, đừng bao giờ quên lời hứa.
Các văn hóa ứng xử của cấp dƣới đối với cấp trên: Tuân thủ trật tự, đẳng cấp và không đƣợc vƣợt cấp trong hệ thống tổ chức của Công ty, cần phản hồi thƣờng xuyên về việc thực hiện cơng việc của mình, tiếp nhận những nội dung phê bình vơ tƣ, cƣ xử khéo léo, khơng nói xấu, khơng chê bai lãnh đạo sau lƣng, học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của lãnh đạo.
Các văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp: Có thái độ cƣ xử làm cho đồng nghiệp thấy an tồn khi giao tiếp, khơng nên tìm hiểu về đời tƣ ngƣời khác, khơng bình luận ngƣời khác sau lƣng, không lật lộng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp, cần thật lòng với đồng nghiệp, tuy nhiên không nên trao đổi thực dụng. Cần có những cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhƣng phải chừng mực, hợp lý. Cạnh tranh lành mạnh vì mục đích chung của Cơng ty, đối xử với đồng nghiệp chân thành, khen ngợi những ƣu điểm của đồng nghiệp tự nhiên, không tâng bốc, xu mịnh, phân biệt rõ việc công, việc tƣ.
Quy tắc văn hóa giao tiếp với khách hàng: Khi giao dịch với khách hàng cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên hàng đầu và tuân thủ đúng quy tắc; có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các nhu cầu chính đáng của họ và không đƣợc chậm trễ khi đã hứa; thông tin cho khách hàng một cách kịp thời, tôn trọng khách hàng, không can thiệp vào công việc nội bộ doanh nghiệp khách hàng
trừ khi khách hàng có u cầu cho lời khun; Khơng nên tỏ ra quá thân thiện vì điều này khiến cho họ có ý tƣởng muốn đƣợc hƣởng những ƣu đãi mà giữ một khoảng cách hợp lý; nên nhớ rằng mọi khách hàng đều quan trọng, khơng phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngồi của họ; Khuyến khích khách hàng phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của công ty, đừng quên lời cảm ơn khi tiếp xúc. Quy tắc văn hóa giao tiếp với nhà cung cấp, đối tác: Đừng bắt họ phải chờ
đợi, đối với họ thời gian quý nhƣ vàng; đừng đối xử kém ƣu tiên giữa họ với nhau; thông tin cho biết về bất cứ sự thay đổi nào về hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh để họ có những điều chỉnh tƣơng ứng; nêu rõ những yêu cầu của doanh nghiệp bằng văn bản, càng chi tiết càng tốt, tránh nói miệng hứa sng, thanh tốn đúng hạn và thể hiện sự hài lịng đối với những hợp đồng hồn thành tốt, cẩn thận những bí mật kinh doanh của cơng ty và ngƣợc lại đừng dị hỏi những bí mật về đối thủ nhƣ vậy sẽ làm cho họ trở nên khó xử; mạnh dạn đề nghị cho những lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành thủy sản.
Quy tắc văn hóa giao tiếp đối với chính quyền: Ăn mặc nghiêm túc, chỉnh
tề, khơng sặc sở loè loẹt dễ gây ra ác cảm và nếu đƣợc hẹn thì hãy đến đúng giờ, mỗi cơ quan đều có quy định riêng của nó, vì vậy có bất bình vì nó vơ lý cũng đừng nên phản đối dễ gây khó khăn cho giải quyết cơng việc. Cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hịa nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị giải quyết công việc theo đúng chức trách và nhiệm vụ; ai cũng muốn rằng ngƣời khác coi mình là quan trọng. Vì thế ngƣời đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng quá, cũng phải thơng cảm, cái chính là cần giải quyết cơng việc.
Quy tắc văn hóa giao tiếp với báo chí, truyền thơng: Tỏ ra lịch sự, cởi mở
khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp những thơng tin cần thiết, nếu đó khơng phải là bí mật cơng nghệ, kinh doanh; sử dụng ngơn từ đúng mực, không dùng lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh ngƣời này với ngƣời khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, sản phẩm dịch vụ các doanh nghiệp với nhau; chuẩn bị sẳn những gì nên nói, những gì khơng nên nói, đối với những thơng tin chƣa chắc chắn
có thể nói với phóng viên đó là những thơng tin chƣa thẩm định chỉ mang tính tham khảo mà thôi.
Thứ tƣ, các hoạt động lễ nghi, lễ kỷ niệm và phong trào sinh hoạt văn hóa:
Đối với việc tổ chức các hoạt động sinh hoạt văn hóa cơng ty cần thay đổi quan điểm là phải hƣớng đến nhu cầu của CBCNV, không phải chủ yếu để tham gia các phong trào do địa phƣơng tổ chức hoặc theo sở thích của lãnh đạo công ty. Công ty nên nghiên cứu và thăm dò ý kiến của CBCNV về các hoạt động phong trào có ý nghĩa và có nhiều thành viên tham gia nhƣ: các buổi thuyết trình và cơng tác quản trị , chuyên môn nghiệp vụ, các hội thảo chuyên đề… Các hoạt động này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho CBCNV trong cơng việc.
Công ty cần mở rộng các hoạt động thể thao phù hợp với khả năng của các bên tham gia, ích tốn chi phí khi tham gia. Cụ thể nên xây dựng nhóm thể thao tham gia các mơn bóng chuyền, bóng mi ni, cầu lơng vào buổi chiều hoặc buổi tối tại khu vực công ty. Tổ chức các buổi sinh hoạt văn nghệ vào các ngày lễ lớn và tổng kết năm. Công ty cần tổ chức tiệc gặp mặt đầu năm trên cơ sở tạo không gian ấm cúng và thân mật nhƣ một gia đình chung, đồng thời truyền tải thông tin về mục tiêu chiến lƣợc của công ty đến CBCNV để hƣớng đến hoạt động chung của cơng ty một cách có hiệu quả.
Thứ năm, về công tác tuyển dụng và tạo động lực làn việc cho CBCNV:
Việc xây dựng văn hóa nên bắt đầu với những ngƣời mới vào công ty, đây là những thành viên sẽ đóng góp cho sự phát triển công ty. Nên tuyển dụng những ngƣời phù hợp với văn hóa cơng ty hơn là những ngƣời tài năng nhƣng lại khơng thể hịa nhập với văn hóa mà ngƣời đó phải làm việc. Việc thiếu kỹ năng có thể bù đắp thông qua con đƣờng đào tạo, nhƣng nếu thiếu mức độ hịa nhập vào nền văn hóa của cơng ty thì khó mà thay đổi tƣ duy của họ.
Công ty tạo mọi điều kiện giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hƣớng và bản chất cơng việc mình làm. Tạo mơi trƣờng thuận lợi để tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và có một môi trƣờng làm việc thoải mái, lành mạnh, giúp nhân viên có cảm giác mình làm cơng việc có ý nghĩa hãnh diện vì là một
thành viên của doanh nghiệp. Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Công ty thƣờng xuyên nhắc nhở bộ phận hành chính nhân sự quan tâm hơn về tiền lƣơng và thu nhập mặc dù đây chỉ là một phần của động lực làm việc.
Thứ sáu, về công tác giáo dục truyền thống, lịch sử cơng ty và đồng phục:
Để CBCNV có thể cảm nhận và hiểu rõ về các giá trị truyền thống, lịch sử của các bộ phận cơng ty nơi mình làm việc, công ty nên xây dựng phòng truyền thống. Cơng ty chọn những ngƣời có nhiệt quyết, am hiểu về truyền thống, lịch sử để tổ chức sƣu tầm các hiện vật, hình ảnh, câu chuyện…có liên quan về lịch sử hình thành và phát triển cơng ty. Cần phát động phong trào sƣu tầm, sự kiện, các câu chuyện có liên quan về lịch sử, truyền thống của công ty cho tất cả CBCNV và kèm theo các hình thức khen thƣởng phù hợp đến cho tất cả CBCNV. Trên cơ sở hệ thống các tƣ liệu, hiện vật sƣu tầm đƣợc tổ chức xây dựng phòng truyền thống.
Cơng ty cần tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về lịch sử, truyền thống hàng năm, có đánh giá, khen thƣởng nhằm khuyến khích CBCNV tích cực tham gia tìm hiểu về lịch sử, truyền thống của công ty. Thứ hai đầu tuần, lãnh đạo các bộ phận đọc về những câu truyện về ngƣời sáng lập công ty và các thành tựu công ty đạt đƣợc trong các buổi họp giao ca.
Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh cần có bộ đồng phục chuyên nghiệp hơn để đóng vai trị là diện mạo và tạo ấn tƣợng tốt cho mọi ngƣời. Công ty cần chú ý những yêu cầu sau khi xây dựng và thiết kê lại đồng phục:
Thể hiện đƣợc tinh thần hịa đồng và tính chun nghiệp cao.
Phản ánh tính chất cơng việc và môi trƣờng làm việc hiện đại và năng động.
Tạo hình ảnh riêng, độc đáo gây ấn tƣợng cho thƣơng hiệu. Logo đƣợc thể hiện trên đồng phục.
CBCNV nên măc đồng phục trong các lễ k niệm hoặc sự kiện lớn của Công ty.
3.2.1.2. Giải pháp phát triển những giá trị đƣợc tuyên bố
Thứ nhất, khẳng định tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi
Tầm nhìn của cơng ty cần đƣợc chia sẽ và giải thích cho CBCNV cùng hiểu, từ đó CBCNV có thể tìm thấy cảm hứng và động lực làm việc. Tầm nhìn phải đƣợc mêu tả đầy đủ nhƣ một bức tranh tổng thể về hoạt động cũng nhƣ khả năng ảnh hƣởng của công ty trong tƣơng lai. Tầm nhìn nhất định phải mang đến cho nhân viên cơ hội đóng góp để trở thành một phần quan trọng của công ty, đây là công cụ động viên rất hiệu quả. Để thực hiện đƣợc tầm nhìn nhất thiết nội bộ của cơng ty phải vững mạnh và hoàn thiện. Do đó, tầm nhìn trong ngắn hạn phải tập trung xây dựng là xây dựng Công ty TNHH TM DV Phƣớc Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho tất cả CBCNV với một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, trong đó các cá nhân có thể phát huy tối đa sự sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội nghề nghiệp với tinh thần dân chủ cao.
Công ty cần tăng cƣờng công tác đào tạo CBCNV để luôn tiếp cận đƣợc những kỹ thuật cao hơn. Cần có những kế hoạch đƣa cán bộ quản lý đi đào tạo