2.2. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty TNHH Xây dựng
2.2.7.1. Điểm mạnh và điểm yếu
a. Điểm mạnh
Công ty đã xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được cơ bản các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:
- Hệ thống tài liệu tương đối đầy đủ, có hình thức và nội dung phù hợp với thực tế, hỗ trợ tốt cho việc kiểm sốt cơng việc.
- Sơ đổ tổ chức với các quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban được xác
định.
- Thực hiện việc xem xét của lãnh đạo thường xuyên và luôn đáp ứng các nguồn
lực cần thiết để thực hiện quá trình.
- Nguồn nhân lực có năng lực phù hợp, ln được chú trọng đào tạo, phát triển và đánh giá hiệu quả công việc.
- Cung cấp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc phù hợp với các yêu cầu thi công
- Công tác kiểm sốt chất lượng cơng trình được triển khai ở từng công tác thi công. Công tác thi công được hoạch định ngay từ đầu, thực hiện theo kế hoạch và tất cả đều được ghi nhận hồ sơ.
- Thực hiện tốt cơng tác kiểm sốt thiết bị theo dõi và đo lường.
b. Điểm yếu
Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty cịn có một số điểm chưa đạt theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 như sau:
Hệ thống tài liệu:
- Hệ thống tài liệu chưa đầy đủ, tính hiệu lực chưa cao. - Chưa thực hiện tốt cơng tác kiểm sốt tài liệu, hồ sơ.
- Chưa xây dựng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. - Chưa mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống.
Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Trách nhiệm và quyền hạn chưa rõ ràng, chưa được truyền đạt cụ thể đến từng vị trí cơng việc.
- Cơng tác truyền đạt và quản lý thơng tin cịn bị động, chưa kịp thời và hiệu quả. - Việc xem xét của lãnh đạo chưa dựa trên dữ liệu tổng hợp mà chỉ căn cứ vào các vấn đề đang tồn tại để giải quyết vụ việc.
- Các hoạt động sau khi xem xét chưa được thực hiện một cách hiệu quả.
Quản lý nguồn lực:
- Công tác tuyển dụng - đào tạo và đánh giá thi đua, khen thưởng chưa hiệu quả. - Chưa tiến hành hoạt động khảo sát định kỳ nhằm cải thiện công tác chăm sóc nội bộ, nâng cao sự hài lịng của nhân viên.
- Cơng tác xây dựng môi trường làm việc tăng cường đồn kết, gắn bó giữa mọi
thành viên chưa tích cực.
Tạo sản phẩm:
- Các ý kiến khiếu nại của khách hàng được giải quyết còn chậm và bị động. - Việc cung ứng vật tư, trang thiết bị cịn bị động, tình trạng cung ứng trễ tiến độ vẫn còn tồn tại.
- Việc xác định quy trình thi cơng, thời gian-tiến độ thực hiện và công tác cung cấp các nguồn lực cần thiết cho hoạt động thi công, kiểm tra chất lượng, giám sát chất lượng, định mức vật tư chưa hiệu quả.
- Công tác kiểm sốt an tồn lao động và việc cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động tại cơng trường cịn bị động, chưa có hồ sơ đào tạo và biện pháp phòng cháy chữa cháy.
Đo lường, phân tích, cải tiến:
- Chưa cụ thể hóa các chỉ tiêu để theo dõi và đo lường hiệu quả của các quá trình, các hoạt động.
- Việc kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp và hoạt động phân tích sự khơng phù
hợp nhằm cung cấp thơng tin cho q trình cải tiến vẫn cịn bị động.
- Phân tích dữ liệu chưa sâu sắc, toàn diện: chưa bao gồm dữ liệu tổng hợp các khiếu nại của khách hàng, kết quả đánh giá, thanh tra …
- Các phương pháp và công cụ cải tiến áp dụng chưa đem lại hiệu quả. Việc ghi nhận các hành động không phù hợp để phân tích nguyên nhân và đưa ra hành động khắc phục, phịng ngừa cịn hạn chế.
Qua tìm hiểu thực tế, phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng và kết quả thu thập ý kiến của các thành viên chủ chốt trong công ty, cho thấy những hạn chế trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty là do những nguyên nhân sau:
Hệ thống tài liệu:
- Hệ thống tài liệu chưa đầy đủ, tính hiệu lực chưa cao là do:
o Công tác soạn thảo tài liệu chủ yếu do các thành viên bộ phận Đảm bảo chất lượng thực hiện mà chưa có sự tham gia tích cực của các phịng ban chun trách, đặc biệt là khối công trường.
o Các quy trình cần thiết cho hoạt động của các phịng ban được xây dựng rất nhiều chưa áp dụng vì chưa được Ban lãnh đạo phê duyệt.
o Thiếu nhân sự phụ trách công tác cập nhật và quản lý tài liệu ở từng phịng ban, cơng trường.
- Kiểm soát hồ sơ, tài liệu chưa hiệu quả: Công ty chưa xây dựng và ban hành thực hiện quy trình Kiểm sốt tài liệu, quy trình Kiểm sốt hồ sơ thống nhất cho tất cả các phịng ban, cơng trường.
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng: đang trong giai đoạn xem xét và xây dựng.
- Cơng ty chưa có sự phối hợp giữa các phòng ban/ bộ phận để xác định quy trình hoạt động chính và quy trình triển khai thi cơng, trong đó xác định mối tương tác giữa các quá trình trong hệ thống và các q trình trong thi cơng.
Những tồn tại trong trách nhiệm của lãnh đạo:
- Các thành viên đánh giá thấp việc thực hiện hoạt động nghiên cứu xác định nhu cầu và sự thoả mãn của khách hàng là do: cơng ty chưa có bộ phận chuyên phụ trách và chưa xây dựng/ áp dụng quy trình Hướng dẫn giải quyết khiếu nại của khách hàng, quy trình Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng để hướng dẫn cụ thể cho công tác này.
- Trách nhiệm công việc chưa rõ ràng: trách nhiệm và quyền hạn chưa được truyền đạt cụ thể đến từng vị trí cơng việc vì chưa có đầy đủ bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí chức danh hiện có. Cụ thể là một vị trí được giao quá nhiều công việc mà khơng được hướng dẫn rõ ràng giới hạn quy trình cơng việc cụ thể.
- Công tác quản lý và truyền đạt thông tin chưa hiệu quả: phần mềm quản lý chưa phổ biến được đến khối cơng trường, mặt khác cơng ty chưa có tài liệu quy định rõ cách thức, quy trình truyền đạt thông tin đến các phòng ban/bộ phận, đặc biệt là khối công trường nhằm đảm bảo thơng tin được truyền đạt một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Việc xem xét của lãnh đạo cần dựa trên dữ liệu tổng hợp các khiếu nại của khách hàng; kết quả đánh giá của từng phòng ban; kết quả của các cuộc đánh giá, thanh tra trong năm. Qua xem xét cho thấy việc thu thập và quản lý thơng tin cịn hạn chế là do chưa được quy định rõ trách nhiệm thu thập, phân tích, xử lý thơng tin thành nguồn dữ liệu cần thiết.
- Các hoạt động sau khi xem xét chưa được thực hiện một cách hiệu quả vì đa số chưa đạt được kết quả yêu cầu cũng như khơng hồn thành đúng thời gian quy định.
Những tồn tại trong công tác quản lý các nguồn lực:
- Các thành viên đánh giá thấp tính hiệu quả của công tác tuyển dụng - đào tạo là do:
o Thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các Ban quản lý công trường và phịng Hành chính- Nhân sự trong quá trình lập kế hoạch nhân sự và triển khai cơng tác tuyển dụng hay điều động.
o Cơng tác đào tạo nội bộ cịn mang tính tự phát, việc xác định nội dung cần đào tạo chủ yếu dựa vào nhu cầu cảm tính hay nhu cầu nhất thời chứ chưa xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm dựa trên đánh giá năng lực nhân viên và định hướng phát triển của công ty,
o Chưa triển khai được công tác đánh giá kết quả các hoạt động đào tạo để đưa ra các biện pháp điều chỉnh nhằm nâng cao hoạt động này.
- Hoạt động đánh giá thi đua, khen thưởng chưa phát huy hiệu quả do các tiêu chí đánh giá của công cụ đo lường “Hiệu suất cơng việc KPI” cịn nhiều bất cập, chưa cụ thể và chưa đánh giá chính xác kết quả đúng với từng vị trí cơng việc và đảm bảo cơng bằng giữa các phịng ban, công trường.
- Hoạt động khảo sát định kỳ nhằm cải thiện cơng tác chăm sóc nội bộ cịn hạn
chế do chưa có bộ phận phụ trách và chưa quy định rõ trách nhiệm thực hiện.
- Công tác xây dựng môi trường làm việc tăng cường đồn kết, gắn bó giữa mọi
thành viên được đánh giá thấp là do tính gấp rút về tiến độ thi cơng của các cơng trình dẫn đến tất cả hoạt động đều tập trung vào thi cơng, chưa có thời gian dành cho các hoạt động ngoại khóa, giao lưu hay các cuộc trao đổi học hỏi giữa các thành viên, giữa các công trường.
Những tồn tại trong công tác tạo sản phẩm- hoạt động thi công:
- Các ý kiến khiếu nại của khách hàng được giải quyết còn chậm và bị động là do sự phân công trách nhiệm tiếp nhận và xử lý khiếu nại không rõ ràng, công ty chưa xây dựng và áp dụng quy trình Hướng dẫn giải quyết khiếu nại của khách hàng để hướng dẫn thực hiện cụ thể cho hoạt động này.
- Tiến độ thi cơng cơng trình bị chậm trễ so với kế hoạch là do một số nguyên nhân sau:
o Nguyên nhân chủ quan:
Nhân sự không được đáp ứng kịp thời cả về số lượng và chất lượng
Vật tư cung ứng không đúng tiến độ do thông tin giữa công trường và bộ phận Thu mua về tiến độ thi cơng khơng thường xun, ngồi ra sự bị động về tài chính cũng ảnh hưởng đến tiến độ mua hàng.
Công tác theo dõi và giám sát thầu phụ chưa được thực hiện triệt để
Công tác giám sát chất lượng thi công chưa được triển khai triệt để, lực lượng giám sát tại cơng trường cịn hạn chế.
Các hoạt động thực hành sau các khóa đào tạo về thi cơng chưa được tổ chức triển khai vào thực tế.
Nhật ký thi công chưa được ghi nhận một cách đầy đủ để tạo thành cơ sở dữ liệu giúp Ban chỉ huy công trường xem xét và có biện pháp kiểm sốt chất lượng thi công một cách hiệu quả.
o Nguyên nhân khách quan:
Hiện nay các cơng trình thi cơng của An Phong chủ yếu là các cơng trình có quy mơ lớn, thời gian thi cơng dài (ít nhất là 12 tháng) nên sự ảnh hưởng của thời tiết đến tiến độ thi công là điều không thể tránh khỏi mặc dù cơng tác đánh giá về địa hình, điều kiện tự nhiên tại địa điểm thi công được thực hiện đầy đủ và thường xuyên.
Sự thay đổi về yêu cầu thi công của chủ đầu tư như thiết kế, vật liệu … cũng gây ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thi cơng.
Những khó khăn trong việc giải quyết các thủ tục pháp lý, bàn giao mặt bằng, xét duyệt chi phí, xét duyệt thiết kế thi cơng từ phía chủ đầu tư có thể ảnh hưởng đến thời hạn thi cơng và chi phí.
- Chưa có sự phối hợp đồng bộ, phân cơng trách nhiệm giữa Ban an toàn lao động của công ty và tại công trường trong việc kiểm sốt an tồn thi cơng và cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động theo đúng quy trình ban hành.
Những tồn tại trong cơng tác đo lường, phân tích, cải tiến:
Sự bị động trong việc thực hiện các hoạt động theo dõi, đo lường quá trình và hệ thống sẽ hạn chế các hoạt động cải tiến mà nguyên nhân sâu xa của tình trạng này là:
- Nhận thức về cải tiến thường xuyên của các thành viên chưa đúng nên các hành động khắc phục và phòng ngừa được thực hiện một cách chung chung, các hoạt động cải tiến không được thực hiện triệt để, đồng bộ và thường xuyên.
- Lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc cải tiến hệ thống, tuy nhiên nguồn lực còn hạn chế nên chưa xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu thống kê quan trọng để theo dõi, đo lường hiệu quả của các quá trình, các hoạt động. Nhân viên chưa được hướng dẫn, đào tạo cách sử dụng các công cụ thống kê.
- Nhân viên có đề xuất cải tiến nhưng chưa phân rõ ai là người xem xét, ai là người triển khai, đánh giá kết quả thực hiện, dần dần nhân viên không muốn đề xuất nữa. Một số trường hợp nhân viên tự cải tiến cơng việc của mình nhưng khơng được ghi nhận, khuyến khích và hỗ trợ kịp thời.