3.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 tại công ty
3.2.2.3. Xây dựng hệ thống văn bản
a. Thiết kế hệ thống
Ban giám đốc, Ban chỉ đạo ISO cần xác định cấu trúc của hệ thống chất lượng, lập kế hoạch chi tiết và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể.
Theo quy mô và mức độ phức tạp của hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty, có thể xây dựng hệ thống văn bản gồm 4 tầng tài liệu, cụ thể:
Sổ tay CL Các kế hoạch Các quy trình kỹ thuật
Các hướng dẫn, biểu mẫu
b. Viết tài liệu và hoàn thiện hệ thống tài liệu
Sau khi Ban giám đốc cơng ty đưa ra mơ hình hệ thống quản lý chất lượng của công ty ở dạng văn bản, cơng ty có thể tiến hành phân công các cán bộ thuộc bộ phận Đảm bảo chất lượng phối hợp với cán bộ chịu trách nhiệm từng lĩnh vực viết từng tài liệu cụ thể để đảm bảo thời gian hồn thành, sát với tình hình thực tế của cơng ty.
- Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, bộ phận Đảm bảo chất lượng phải đảm bảo các nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:
o Công tác soạn thảo và góp ý chỉnh sửa tài liệu phải có sự tham gia của các thành viên trong công ty.
o Trưởng các phịng ban/ bộ phận, ban chỉ huy cơng trường phải xem xét, góp
ý kiến xây dựng và hoàn thiện các tài liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị.
o Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
o Các thành viên tham gia soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của công ty.
- Đề xuất một số hướng dẫn soạn thảo và hoàn thiện hệ thống tài liệu bao gồm:
o Chính sách chất lượng: Là tuyên bố, cam kết của lãnh đạo công ty về chất
lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng nên lãnh đạo công ty cần dành thời gian suy nghĩ, đắn đo, phải xác định được rất rõ ràng và chính xác đâu là điều cốt lõi mà cơng ty cần có để phát triển để viết ra chính sách chất lượng. Chính sách đề ra cần phải ngắn gọn, sâu sắc và đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm:
Phù hợp với mong muốn của lãnh đạo và đặc thù sản phẩm của công ty.
Cam kết sự cải tiến không ngừng để cung cấp các sản phẩm ngày càng chất lượng cho khách hàng.
Là cơ sở cho việc xác định các mục tiêu chất lượng cần thực hiện.
Được truyền đạt cho mọi thành viên trong công ty thấu hiểu và thực hiện. Lãnh đạo cơng ty có thể kết hợp nhiều hình thức truyền đạt khác nhau để nội dung chính sách có thể ăn sâu vào tiềm thức của mỗi nhân viên như đào tạo, băng rôn, phổ biến trên website công ty, các giấy tờ của công ty, thi tìm hiểu chính sách …
Chính sách phải được lãnh đạo định kỳ xem xét lại để đảm bảo luôn phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
o Mục tiêu chất lượng: Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất
lượng của công ty được thực thi, công ty cần xây dựng mục tiêu chất lượng cấp cơng ty và cấp phịng ban.
Mục tiêu chất lượng cấp công ty: xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ
từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế.
Từ mục tiêu chất lượng cấp cơng ty, các phịng ban tự xây dựng mục tiêu cho phịng ban của mình và đưa vào kế hoạch thực hiện hàng tháng/quý của phòng ban.
Các mục tiêu có thể tập trung vào các yếu tố: Tài chính: doanh thu, lợi nhuận …
Thỏa mãn khách hàng: khiếu nại, tỷ lệ khách hàng cũ, thang điểm đánh giá của khách hàng …
Chất lượng thi công: số lần phát sinh sự cố, số lần thi công không đạt yêu cầu, tỷ lệ nghiệm thu nội bộ đạt u cầu, số cơng trình bảo đảm tiến độ, sự cố về an toàn lao động …
Nhà cung cấp: số lượng nhà cung cấp, số lần cung cấp vật tư trễ, chất lượng vật tư …
Nhân viên: tỷ lệ nghỉ việc, thu nhập bình quân, trình độ …
- Mơ tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống: Xây dựng bảng mơ tả quy trình hoạt động chính của cơng ty và quy trình triển khai thi công nhằm nêu rõ sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống và các q trình trong thi cơng, trình tự và mối liên quan giữa chúng. Từ đó, giúp cho các hoạt động của công ty tiến hành theo một quy trình rõ ràng, chặt chẽ, khơng bỏ sót hay làm chậm trễ một khâu nào ảnh hưởng đến hiệu quả chung.
- Rà soát và điều chỉnh nội dung các quy trình đã có cho phù hợp với hoạt động thực tế tại các phòng ban/ bộ phận, công trường. Đồng thời, tiến hành soạn thảo các quy trình cịn thiếu bao gồm: quy trình kiểm sốt tài liệu, quy trình kiểm sốt hồ sơ, quy trình trao đổi thơng tin nội bộ, quy trình hướng dẫn giải quyết khiếu nại của
khách hàng, quy trình đánh giá nhà cung cấp, quy trình phân tích dữ liệu và các quy trình cần thiết khác theo góp ý của các thành viên.
c. Xem xét, hoàn thiện hệ thống văn bản
Sau khi các dự thảo tài liệu được biên soạn, cán bộ có thẩm quyển tiến hành xem xét nhằm đảm bảo tài liệu đầy đủ, chính xác, sau đó đề nghị Ban giám đốc cơng ty phê duyệt và ban hành toàn bộ các tài liệu dự thảo.