Nguồn: đề xuất của tác giả
Số liệu kinh doanh quá khứ
Số liệu kinh doanh hiện tại
Dự báo của nhà phân phối Các chính sách Marketing
Thơng tin thị trường
SỐ LƯỢNG DỰ BÁO PHẦN MỀM
Công cụ dự báo có thể được tính tốn thơng qua các phần mềm cơ bản như excel, SPSS, Eview hay có thể áp dụng các phần mềm dự báo chuyên nghiệp khác.
Kế hoạch cần thực hiện theo kế hoạch sản xuất và kinh doanh cân bằng (S&OP – Sales and Operation Planning). Đây là phương pháp lập kế hoạch dựa trên việc kết hợp tất cả các bộ phận liên quan, như: bán hàng, tiếp thị, tài chính, sản xuất, cung ứng, nhân sự, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, an toàn và an ninh trong doanh nghiệp. Với phương pháp này, tất cả các mối quan tâm của công ty sẽ được tập hợp lại thành một bản kế hoạch duy nhất và thực hiện theo nó. Điều này giúp hoạt động của tồn cơng ty được thống nhất hơn, hiệu quả hơn. Đồng thời nó cũng là công cụ quản lý hiệu quả cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Quy trình lập kế hoạch S&OP được thực hiện qua 5 bước bao gồm: Dự báo nhu cầu, hoạch định nhu cầu, hoạch định cung ứng, chuẩn bị cuộc họp S&OP và cuối cùng là họp điều hành S&OP. Dự báo nhu cầu như đã nêu trên đây, là công tác cần thiết và bắt nguồn cho tất cả các hoạt động trong chuỗi cung ứng. Sau khi có kết quả dự báo, bước tiếp theo cần tiến hành là hoạch định nhu cầu. Hoạch định nhu cầu thường được lập ra cho một khoảng thời gian có thể là một năm. Hoạch định cung ứng là bước tiếp theo mà qua đó có thể cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu đã hoạch định trên. Để thực hiện việc này, công ty cần đánh giá công suất sản xuất của mình từ đó lên kế hoạch cho phù hợp.
Một phần của bảng kế hoạch tổng hợp được đề xuất cho công ty ở thời điểm hiện tại thể hiện như sau:
Bảng 3.2: Kế hoạch tổng hợp Sản phẩm Sản phẩm nội địa Sản phẩm xuất khẩu Tổng sản phẩm Đạt không đạt Đạt không đạt Miền Bắc Miền Nam Khác Tổng Allswell Khác Tổng Đạt QC Không đạt QC Đạt QC Không đạt QC Đầu kỳ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tổng Tồn Kho Sản phẩm nội địa Sản phẩm xuất khẩu ĐVT: Thùng Tháng Hoạt động sản xuất
Kiểm tra chất lượng Sản phẩm nội địa Sản phẩm xuất khẩu Chênh lệch kết quả SX so với kế hoạch SX ban đầu Hoạt động đóng hàng / giao hàng Xuất khẩu Nội địa
Trên đây là một phần của bảng kế hoạch tổng hợp cho một năm. Theo đó bộ phận kế hoạch có thể phát triển thêm các kế hoạch chi tiết cho hàng tháng, quý, 2 năm, 5 năm, v.v. Bảng kế hoạch này tích hợp các hoạt động sản xuất, thí nghiệm, kinh doanh, phân phối và tồn kho lại với nhau. Bên cạnh đó, bộ phận kế hoạch có thể tích hợp hay liên kết kế hoạch này với kế hoạch nguyên vật liệu, nhân sự và tài chính. Theo đó, các bộ phận này sẽ nắm được kế hoạch hoạt động của mình qua từng thời kì tương ứng. Khi kế hoạch ban đầu thay đổi, tất cả các hoạt động liên đới với nó phải được điều chỉnh theo.
3.2.3. Giải pháp 3: Cải thiện công tác thu mua của công ty
Yêu cầu đầu tiên đối với công tác thu mua là kết hợp chặt chẽ với bộ phận
kế hoạch, thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch đã đề ra đồng thời cung cấp thông tin cho bộ phận kế hoạch điều chỉnh ngay khi có sự thay đổi của tình hình thực tế. Kế hoạch là trung tâm, nó là cơ sở hoạt động của bộ phận thu mua vì các vấn đề như sản xuất sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu và khi nào cần sản xuất được xác lập trong bảng kế hoạch. Theo đó bộ phận thu mua sẽ biết được khi nào cần mua nguyên liệu nào, số lượng bao nhiêu. Để thực hiện tốt điều này, bộ phận thu mua cũng cần theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn tất cả nguyên vật liệu trong kho để quản lý kho bãi hiệu quả hơn.
Bảng theo dõi tiêu hao nguyên liệu trong công ty và quản lý hoạt động thu mua được đề xuất như sau:
Mục đích nguyên liệu Nhà cung cấp T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 T 10 T 11 T 12 Dùng cho hàng nội địa Nhà cung cấp 1 Số lượng ký Hợp đồng Số lượng đã đặt hàng Số lượng còn lại Số lượng nhận Nhà cung cấp n Số lượng ký Hợp đồng Số lượng đã đặt hàng Số lượng còn lại Số lượng nhận Tổng số lượng nhận Tổng số lượng sử dụng Số lượng còn lại Mức tồn kho (Tháng) Dùng cho hàng xuất khẩu Nhà cung cấp n Số lượng ký Hợp đồng Số lượng đã đặt hàng Số lượng còn lại Số lượng nhận Tổng số lượng nhận Tổng số lượng sử dụng Số lượng còn lại Mức tồn kho (Tháng) Tổng Tổng số lượng nhận Tổng số lượng sử dụng Số lượng còn lại
Nguồn: Đề xuất của tác giả n: Tên nhà cung cấp công ty cộng tác
Bảng theo dõi nguyên vật liệu trên được thực hiện cho hàng năm. Tương tự như bảng kế hoạch, bảng theo dõi nguyên vật liệu này cũng được phát trển cho hàng tháng, quý, 2 năm, 5 năm, v.v.
Bảng theo dõi trên liệt kê tất cả các yếu tố cần quan tâm trong hoạt động thu mua cho từng nguyên liệu, từ: số lượng trong mỗi hợp đồng đã ký, thời gian đặt hàng mới và số lượng mỗi đơn đặt hàng, thời gian nhận hàng dự kiến, thời gian có thể đưa vào sử dụng cho đến lượng sử dụng hàng ngày và lượng tồn kho. Tất cả các yếu tố trên được kiểm soát chặt chẽ và vận động liên đới với nhau trong đó lượng nguyên liệu sử dụng là một trong những yếu tố gốc để các yếu tố khác vận động theo. Yếu tố này cũng là yếu tố được kết nối với bảng kế hoạch tổng hợp tạo nên một chuỗi các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau trong tồn cơng ty.
Một trong những lợi ích của bảng theo dõi này là giúp công ty thấy được mức tồn kho tại mọi thời điểm từ đó thuận tiện trong cơng tác ra quyết định mua hàng. Cơ sở để tính mức tồn kho là dựa trên lượng tồn kho ở mỗi thời điểm chia lượng tiêu thụ trung bình của hai tháng kế tiếp. Lượng tiêu thụ hai tháng kế tiếp lại được tính dựa trên kế hoạch sản xuất của hai tháng này. Tất cả tạo thành một chuỗi liên đới với nhau và dĩ nhiên hiệu quả hơn và chính xác hơn trước đây khi lượng đặt hàng dựa trên khả năng sản xuất lý tưởng của công ty.
Yêu cầu thứ hai đối với bộ phận thu mua là mở rộng mạng lưới nhà cung cấp nhằm tránh rủi ro cho công ty trong các trường hợp nhà cung cấp chính khơng đủ nguồn cung ứng; hay trong các trường hợp khẩn cấp; hoặc khi nhà cung cấp hiện tại làm giá,… Khi đã có được mạng lưới nhà cung cấp rồi, công ty cần tiến hành đánh giá, phân cấp ưu tiên nhà cung cấp trong mạng lưới này nhằm tạo thuận lợi cho công ty trong việc lựa chọn sau này. Một vấn đề đặt ra khi xây dựng mạng lưới nhà cung cấp là cần xây dựng nhóm các mặt hàng chiến lược để tìm nhà cung cấp tiềm năng. Do các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà công ty cần mua là rất nhiều, nhưng trong đó chỉ có một số mặt hàng có giá trị cao và nhu cầu thường xuyên như đường tinh luyện, lon rỗng. Khi biết các mặt hàng chiến lược của mình,
bộ phận thu mua có thể tập trung vào các mặt hàng này thay vì tập trung cho tất cả các mặt hàng làm mất nhiều thời gian, nguồn lực mà lại ít ý nghĩa.
Một vấn đề cuối cùng mà bộ phận thu mua cần thực hiện để nâng cao hiệu
quả chuỗi cung ứng là xây dựng và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Có mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp sẽ giúp cơng ty có được giá tốt hơn, chiết khấu cao hơn, nguồn hàng cũng đảm bảo hơn. Bên cạnh đó, có bạn hàng thân thiết sẽ giúp công ty thương lượng về các điều khoản thanh tốn tốt hơn hoặc có thể chấp nhận cho cơng ty thanh tốn chậm hơn trong các thời kỳ khó khăn. Một điều quan trọng nữa mà nhà cung cấp có thể hỗ trợ cho cơng ty khi có mối liên hệ tốt là giúp công ty lưu kho. Trường hợp này xảy ra khi công ty muốn mua một lượng nguyên liệu lớn do dự báo được giá cả sắp tăng cao hay vì một lý do nào khác nhưng kho bãi công ty không cho phép lưu trữ tồn bộ số lượng này, khi đó sự hỗ trợ từ nhà cung ứng là rất tốt. Nếu thực hiện được điều này sẽ giúp bộ phận thu mua quản lý tồn kho của mình. Kho bãi là cố định và giới hạn, nhưng thu mua thì có thể biến động theo tình hình sản xuất kinh doanh. Quản lý tồn kho ở mức tối thiểu là điều cần thiết để cắt giảm các chi phí khơng cần thiết, đồng thời chừa khoảng trống cho các bộ phận khác lưu trữ từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tồn chuỗi.
3.2.4. Giải pháp 4: Đẩy mạnh hoạt động sản xuất theo sát kế hoạch
Thứ nhất, sản xuất phải theo sát kế hoạch đề ra trong đó bao gồm sản xuất
sản phẩm gì; thời gian nào cần sản xuất; thời gian ngưng hoạt động để bảo trì là khi nào và trong bao lâu;… Tuân thủ nghiêm ngặt theo kế hoạch đặt ra là yêu cầu để hoạt động sản xuất thống nhất với các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng bao gồm hoạt động thu mua, tồn trữ nguyên vật liệu; hoạt đông kinh doanh; hoạt động phân phối sản phẩm cho khách hàng và quản lý tồn kho.
Thứ hai, cơng ty nên duy trì chiến lược sản xuất theo đơn hàng đối với sản
phẩm xuất khẩu và sản xuất để dự trữ đối với sản phẩm nội địa. Tuy nhiên trong chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm nội địa, cần xác định lượng dự trữ tối đa và tối thiểu. Từ đó quản lý hoạt động sản xuất sao cho duy trì mức tồn kho trong
ngưỡng dự trữ này, tránh tình trạng tồn kho thành phẩm không ổn định như hiện nay.
Thứ ba, công ty nên quản lý và điều chỉnh cơng tác bảo trì làm sao để nó trở
thành một cái van, giúp công ty cân đối lượng thành phẩm tồn kho. Để phát huy hiệu quả của cái van cân đối này, công ty cần theo dõi lượng thành phẩm sản xuất ra hàng tháng, lượng sản phẩm bán cho khách hàng và lượng tồn kho. Nếu tháng nào tồn kho có dấu hiệu tăng cao, cơng tác bảo trì lúc đó có thể được thực hiện sớm hơn và thời gian bảo trì có thể kéo dài hơn bình thường nhằm hạn chế bớt lượng thành phẩm sản xuất. Hoặc nếu có những tháng tồn kho có dấu hiệu giảm, cơng tác bảo trì nên được xem xét để hoãn lại một thời gian đồng thời rút ngắn thời gian bảo trì xuống ít nhất có thể nhằm gia tăng lượng tồn kho.
Thứ tư, sau khi đã xem cơng tác bảo trì như một cái van cân đối kho như trên, bộ phận sản xuất cũng phải nghiên cứu để tìm giải pháp giúp nâng cao hiệu quả cơng tác bảo trì. Bảo trì là cơng tác định kỳ hàng tháng, trong đó máy móc và các dụng cụ sản xuất sẽ được vệ sinh sạch sẽ; các chuyên gia sẽ kiểm tra từng bộ phận, chi tiết và khắc phục các vấn đề có thể gây ra sự cố trong thời gian vận hành tiếp theo. Để đảm bảo hoạt động sản xuất được trơn tru, cơng tác bảo trì này cần thực hiện nghiêm túc tránh xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động dẫn tới ngưng hoạt động tồn bộ nhà máy. Thêm vào đó, để nâng cao hiệu quả, thời gian bảo trì cũng nên rút ngắn nhất có thể. Hiện tại mỗi đợt bảo trì mất khoảng 2,5 ngày. Nếu giảm bớt một ngày, sản lượng công ty sẽ tăng thêm khoảng 15.000 thùng/ tháng tương ứng với số tiền khoảng 2,4 tỉ đồng.
Thứ năm, công ty hiện đã áp dụng GMP và HACCP. Đây là hai công cụ
quản lý hiệu quả trong sản xuất thực phẩm. Cơng ty cần duy trì và cải tiến tốt hơn nữa để đảm bảo an toàn thực phẩm. Trong GMP cơng ty cần xây dựng thêm các quy trình làm việc và thực hiện đúng những quy trình đặt ra. Trong HACCP, công ty cần thực hiện đúng các yêu cầu về an toàn thực phẩm, thực hiện nghiêm chỉnh trong cơng tác phân tích, xác định, kiểm soát các mối nguy trong quá trình sản xuất. Thực hiện tốt hai phương pháp quản lý này sẽ giúp cơng ty nâng cao tính an
tồn thực phẩm, cắt giảm các chi phí liên quan đến chất lượng đặc biệt là các chi phí khơng phù hợp như chi phí sai hỏng, thất bại.
Cuối cùng, công ty cần nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đây
là hệ thống quản lý chất lượng được thế giới cơng nhận và nó được áp dụng khơng chỉ cho bộ phận sản xuất mà còn áp dụng cho tất cả các phịng ban trong cơng ty. Đạt được tiêu chuẩn ISO, sản phẩm cũng như chất lượng các dịch vụ khách hàng khác của công ty sẽ đảm bảo được tính ổn định, đáp ứng yêu cầu ngày càng gắt gao của thị trường.
3.2.5. Giải pháp 5: Cải thiện hoạt động và mạng lưới phân phối của công ty Thứ nhất, bộ phận phân phối cần kết hợp với bộ phận kinh doanh để quản lý
lượng hàng đại lý tới lấy hàng ngày, hạn chế xảy ra tình trạng hàng rớt làm tồn kho tăng cao do đại lý không cho xe tới chở hết lượng hàng đã đặt.
Thứ hai, cần vi tính hóa hoạt động quản lý tồn kho và phân phối. Đưa số liệu về lượng nhập kho – xuất kho hàng ngày tương ứng với số lô sản xuất vào theo dõi trên hệ thống. Xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước nên quản lý theo số lô là điều cần thiết. Bên cạnh đó để cơng tác xuất kho hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn và chính xác hơn, cần cải tiến trong cách làm việc. Thay vì để đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước, cơng nhân khi lấy hàng đóng lên xe đại lý phải quan sát đúng số lô theo yêu cầu của người điều phối, đồng thời người điều phối cũng phải đứng giám sát công nhân làm việc, thu thập từng phiếu ghi số lô sản xuất dán trên mỗi kiện hàng để đảm bảo lấy đúng trật tự thì cơng ty có thể áp dụng một thủ thuật nhỏ để quản lý hiệu quả hơn. Thủ thuật đó được thực thi bằng cách cải tiến lại kho bãi. Thay vì kho hiện tại trên nền bằng phẳng, cơng ty có thể sửa đổi để có một độ dốc nhất định. Khi đó thành phẩm xuất xưởng sẽ được xếp theo thứ tự từ trước ra sau, hết dãy này đến dãy khác. Khi xuất xưởng, chỉ cần cho xe nâng lấy từng dãy một. Kiện hàng đầu tiên được lấy đi, kiện sau đó sẽ trơi xuống, cứ như vậy cho đến hết dãy hàng một cách tự động. Theo thủ thuật này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc xuất hàng vì lúc này chỉ cần xe nâng xúc các kiện hàng trước mặt mà không phải di chuyển nhiều.
Thứ ba, bộ phận phân phối cũng cần theo dõi chặt chẽ lượng đặt hàng của
từng đại lý nhỏ qua thời gian để nắm thông tin về nhu cầu của từng thị trường họ phục vụ. Theo đó nắm được tức thì các khu vực có đơn hàng giảm đột biến rồi thông tin cho bộ phận kinh doanh để có biện pháp kích thích; hoặc kiểm tra các đại lý khi xuất hiện các đơn hàng cao bất thường tránh tình trạng xuất khẩu trái phép ra