Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Bảng 2.6: Tổng hợp số lần giao hàng theo nhà vận chuyển 6 tháng đầu năm 2015.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Thời gian giao hàng của PSD tới khách hàng sẽ tùy thuộc vào khoảng cách và hình thức giao hàng như sau:
+ Chuyển phát nhanh.
+ Chuyển phát hỏa tốc.
Kho Số lần giao hàng Số lần giao hàng chậm Tỷ lệ
Cần Thơ 3,938 57 1.45% Đà Nẵng 3,875 42 1.08% Hà Nội 21,417 1,026 4.79% Hải Phòng 841 9 1.07% TP. Hồ Chí Minh 24,509 1,091 4.45% Đắk Lắk 1,019 9 0.88% Gia Lai 537 5 0.93% Khánh Hòa 1,044 14 1.34% Nghệ An 1,200 20 1.67% Nhà vận chuyển Chi nhánh Cần Thơ 19 269 688 1,437 210 1,315 3,938 Đà Nẵng 20 222 737 1,469 2,448 Hà Nội 2 2 Hải Phòng 301 3 88 377 30 42 841 Hồ Chí Minh 5,927 5 1,284 10,281 79 3,062 1,135 918 1,818 24,509 Đắk Lắk 236 193 539 34 17 1,019 Gia Lai 4 294 234 5 537 Khánh Hòa 175 365 5 103 301 23 72 1,044 Nghệ An 430 21 1 487 104 157 1,200 Saigon Post KH đến lấy Vinasun Thành Hưng Viettel Tổng cộng Bưu điện Nghệ An Chành Kerry Mai Linh Nhất Tín PSD Khoảng cách Từ 100 - 300 km Từ 300 - 500 km Từ 500 - 1000 km Từ 1000 - 1700 km Trên 1700 km Thời gian 24h 48h 72h 96h 120h
Khoảng cách Nội thành Đến 100km Trên 100 - 200 km Trên 200 - 500km Trên 500 - 900km Trên 900km Thời gian 6 - 12h 12 - 24h 14 - 24h 20 - 36h 22 - 40h 24 - 48h
PSD có hệ thống phân phối rộng khắp Việt Nam với đội ngũ nhân viên giao hàng cùng phương tiện của chính Cơng ty và đội ngũ thuê ngoài. Trong 6 tháng đầu năm 2015, tổng số đơn hàng giao chậm là 984 đơn trên tổng số 24,364 đơn. Đối với các chi nhánh trừ Hà Nội và Hồ Chí Minh, tỉ lệ dao động từ 0,85% đến 1,2% trong khi Hà Nội và Hồ Chí Minh lần lượt là 4,79% và 4,45%. Nguyên nhân do đây là 2 nơi tập trung số lượng khách hàng nhiều nhất, số lượng đơn hàng ngày càng nhiều, ngồi ra tình trạng kẹt xe ở 2 thành phố này đã ảnh hưởng lớn đến thời gian giao hàng. Nhìn chung, cơng tác giao hàng của PSD được nhìn nhận tương đối tốt. Tuy nhiên PSD vẫn chưa theo dõi được thời gian giao hàng chính xác đến khách hàng mà vẫn dựa trên thông tin khách hàng phản hồi để xác định đơn hàng có bị giao chậm trễ hay không.
2.3.2 Tiêu chuẩn Chất lượng.
PSD là nhà phân phối chính thức của rất nhiều nhà cung cấp uy tín trên thế giới như Dell, HP, ASUS… Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, Cơng ty ln u cầu nhà cung cấp đảm bảo chất lượng hàng hóa ngay từ khi nhập khẩu bằng cách cung cấp các chứng từ liên quan như chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q) và đóng gói theo tiêu chuẩn của nhà cung cấp. Khi hàng hóa về đến kho PSD, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra từng sản phẩm. Những sản phẩm bị hư hỏng, rách hộp, thùng, hay móp méo sẽ được PSD thơng tin cho nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc thay thế sản phẩm khác. Khi xuất hàng cho khách hàng, PSD luôn quan tâm, chú trọng đến chất lượng của đơn hàng. Điều này thể hiện việc sản phẩm có đúng với thơng số kỹ thuật hay nhu cầu của khách hàng hay không, chất lượng của hàng hóa đến tay khách hàng (hàng giao có bị hỏng, vỡ… hay không). Do được đóng gói cẩn thận theo quy chuẩn nhà sản xuất nên hầu hết lượng hàng hóa của PSD ln được đảm bảo khi giao tới khách hàng.
2.3.3 Tiêu chuẩn Thời gian.
Đối với một công ty chuyên về dịch vụ phân phối như PSD, hàng hóa tồn kho là khó tránh khỏi. Tuy nhiên Cơng ty cần chuẩn bị ngay từ khâu kế hoạch nhằm đảm bảo mức độ tồn kho là thấp nhất.
Bảng 2.7: Một số chỉ tiêu tài chính của Cơng ty 6 tháng năm 2015.
Nguồn: Tính tốn của tác giả.
Chu kỳ kinh doanh của PSD 6 tháng đầu năm 2015 là 94 ngày, so với năm 2014 là 80 ngày, do đó PSD cần kéo giảm thời gian này xuống, cụ thể là tiêu chí Số ngày tồn kho và Kỳ thu tiền bình quân. 2 chỉ tiêu này đều tăng so với năm trước cho thấy việc quản lý tồn kho và công nợ của Công ty chưa được thực hiện sát sao. Việc kéo giảm số ngày tồn kho và kỳ thu tiền bình qn sẽ giúp Cơng ty bán hàng nhanh hơn, hàng tồn kho khơng bị ứ động nhiều, dịng tiền thu từ khách hàng đảm bảo, giúp khả năng sinh lời của Công ty được cải thiện, tạo sự linh hoạt trong việc thay thế các dòng sản phẩm mới.
Bảng 2.8: Hàng tồn kho theo thời gian của Công ty.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Nhìn vào Bảng 2.8, trong 06 tháng đầu năm 2015 ta thấy mức độ hàng tồn kho trên 6 tháng của PSD là rất lớn (gần 163 tỷ đồng). Đây thực sự là vấn đề lớn của Công ty khi mà đối với các sản phẩm điện tử, điện thoại, vịng đời sản phẩm ngắn, trung bình từ 03 tháng đến 06 tháng. Nguyên nhân là do Công ty chưa quyết
Năm 2014 06 tháng
đầu năm 2015
1 Mức tồn kho của Cơng ty trung bình 866 834 Tỷ đồng
2 Doanh thu bán hàng 6,184 2,629 Tỷ đồng
3 Khoản phải thu 500 535 Tỷ đồng
4 Doanh thu bán hàng trung bình 1 ngày 17 15 Tỷ đồng
5 Số ngày tồn kho =
Mức tồn kho/Doanh thu bán hàng mỗi ngày 50 57 Ngày
6 Kỳ thu tiền bình quân =
Các khoản phải thu/Doanh thu bán hàng mỗi ngày 29 37 Ngày
7 Chu kỳ kinh doanh
= Số ngày tồn kho + Số ngày công nợ 80 94 Ngày
ĐVT Giá trị
STT Chỉ số
ĐVT: tỷ đồng
Ngành hàng NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 NĂM 2015
C&A 0.34 0.20 1.06 10.54 15.14 31.73
IT 1 1 3 25 102 427
Phone 0 0 0 0 3 129
liệt trong việc xử lý hàng tồn kho lâu ngày. Nếu bán những mặt hàng này, doanh thu thấp, lợi nhuận lại không cao nên Công ty không chú trọng để xử lý. Tuy nhiên, việc để hàng hóa tồn kho lâu năm như vậy, Cơng ty phải tăng ghi nhận trích lập dự phịng, qua đó làm giảm lợi nhuận, làm tăng chi phí lãi vay, chi phí mặt bằng và ứ đọng vốn trong doanh nghiệp.
2.3.4 Tiêu chuẩn Chi phí.
Cơng ty đo lường tổng chi phí liên quan đến chuỗi cung ứng bao gồm chi phí nhân viên kho, chi phí vận chuyển hàng xuất bán, chi phí vận chuyển hàng chuyển kho nội bộ, chi phí vận chuyển hàng lỗi, bảo hành và cuối cùng là chi phí vận chuyển thư từ, tài liệu.
Bảng 2.9: Chi phí liên quan đến chuỗi cung ứng của Công ty 6 tháng đầu năm 2015.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Chi phí 06 tháng đầu năm 2015 tăng mạnh so với 6 tháng đầu năm 2014 (trên 20%), đặc biệt khoản chi phí vận chuyển hàng xuất bán, chuyển kho nội bộ. Qua trao đổi với các Trưởng phòng kinh doanh và Trưởng Bộ phận kho và giao hàng, nguyên nhân được đưa ra như sau:
+ Số lượng đơn hàng xuất bán tăng cao:
Bảng 2.10: So sánh doanh thu và số lượng đơn hàng của PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
06 tháng đầu năm 2014 06 tháng đầu năm 2015
Chi phí lương nhân viên kho 2,670 2,710 Chi phí vận chuyển hàng xuất bán 1,940 2,531 Tài liệu, thư từ 22 20 Chi phí vận chuyển hàng chuyển kho nội bộ 1,210 1,922 Chi phí vận chuyển hàng lỗi, bảo hành 48 51 Chi phí nhập hàng 781 820 TỔNG CỘNG 6,671 8,054 Tổng chi phí (triệu đồng) Nội dung Thời gian Chỉ tiêu Doanh thu (tỷ đồng) 3,173 2,662 -19% Số lượng đơn hàng 45,122 58,380 29%
Số lượng đơn hàng năm 2015 so với năm 2014 tăng 29%, trong khi doanh thu lại giảm 19% là do trong năm 2015, tình hình cạnh tranh diễn ra gay gắt, Công ty buộc phải giảm giá trị và số lượng trên mỗi đơn hàng lại, nhằm đưa hàng vào các chuỗi siêu thị lớn như Thế Giới Di Động, Viễn Thông A, Nguyễn Kim… Đặc điểm của những khách hàng này là hệ thống nằm rải rác, số lượng mỗi đơn hàng ít, nhiều đơn hàng chỉ mua một vài thiết bị…Việc tăng đáng kể số lượng đơn hàng dẫn đến chi phí vận chuyển tăng cao, theo số liệu tính tốn của Phịng Kế tốn PSD, do trung bình mỗi đơn hàng vận chuyển tốn tối thiểu chi phí là 55.000 VND.
+ Khoảng cách đơn hàng đi xa hơn:
Bảng 2.11: So sánh khoảng cách giao hàng của PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Khoảng cách vận chuyển của mỗi đơn hàng trong năm 2015 đều tăng so với năm 2014, trong đó các đơn hàng vận chuyển trên 300km tăng khoảng 23,3%. Với hệ thống kho trải dài khắp Việt Nam, việc để phát sinh những đơn hàng có khoảng cách giao hàng trên 300km tính theo kho xuất hàng, trong khi chi phí dành cho việc chuyển hàng nội bộ giữa các kho trong năm 2015 tăng so với năm 2014 (Bảng 2.9), chứng tỏ việc điều phối hàng hóa giữa các kho của PSD chưa thực sự hiệu quả và chính xác. Vẫn có trường hợp điều chuyển hàng hóa đến kho mới nhưng lượng hàng khơng bán được phải điều chuyển ngược lại về kho cũ. Điều này sẽ làm tăng đáng kể chi phí vận chuyển của Cơng ty.
Thời gian Khoảng cách (km) < 100 30,381 37,876 25% 100 - 300 6,507 10,347 59% 300 - 500 2,523 3,370 34% 500 - 1000 2,218 2,343 6% 1000 - 1700 2,442 2,691 10% > 1700 1,051 1,752 67% TỔNG CỘNG 45,122 58,379 29% Năm 2014 Năm 2015 Tỷ lệ thay đổi
2.4 Thực trạng Chuỗi cung ứng tại PSD.
2.4.1 Mơ hình phân phối và sơ đồ Chuỗi cung ứng của PSD.
+ Mơ hình phân phối:
NHÀ SẢN XUẤT NHÀ PHÂN PHỐI PSD ĐẠI LÝ BÁN SỈ ĐẠI LÝ BÁN LẺ ĐẠI LÝ BÁN LẺ NGƯỜI TIÊU DÙNG
Hình 2.4: Mơ hình phân phối tại PSD
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
+ Sơ đồ Chuỗi cung ứng tại PSD:
Bộ phận quản lý nhãn hàng Bộ phận Xuất nhập khẩu Nhà sản xuất / nhà cung cấp Bộ phận kho và giao hàng Khách hàng Đặt hàng
Gửi thông tin về đơn hàng
Nhận thông tin để mở tờ khai
Hàng hóa
Gửi thơng tin lịch hàng về dự kiến Hàng hóa
Gửi thơng tin chi tiết về đơn hàng
Hình 2.5: Sơ đồ Chuỗi cung ứng tại PSD
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Giải thích sơ đồ:
+ Bộ phận Quản lý nhãn hàng (AM):
Làm việc với nhà sản xuất để đặt hàng. Khi nhà sản xuất xác nhận số lượng và giá cả, gửi thông tin đơn hàng (số lượng, giá cả) cho bộ phận Xuất nhập khẩu (nếu là hàng mua từ nước ngồi) hoặc gửi thơng tin chi tiết về đơn hàng (số lượng,
ngày giao hàng) cho bộ phận Kho và giao hàng (nếu là hàng mua trong nước).
+ Bộ phận Xuất nhập khẩu:
Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận AM, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với nhà sản xuất, đại lý vận chuyển để làm thủ tục hải quan nhập hàng về Việt Nam. Khi hàng chuẩn bị về Việt Nam, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ gửi thông tin lịch hàng về dự kiến (số lượng, ngày giao hàng) cho bộ phận Kho chuẩn bị nhân sự, sắp xếp kho bãi nhận hàng.
+ Bộ phận Kho và giao hàng:
Nhận thông tin từ bộ phận AM hoặc bộ phận Xuất nhập khẩu, khi hàng về đến kho, bộ phận Kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa, sắp xếp hàng hóa vào trong kho và tiến hành nhập hàng lên hệ thống quản lý tồn kho WMS.
Khi có đơn hàng từ Phịng Kinh doanh, tiến hành lấy hàng và giao cho khách hàng.
2.4.2 Công tác lập dự báo và kế hoạch.
Vào hàng quý, bộ phận AM trực thuộc mỗi Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lên kế hoạch dựa vào những số liệu như sau:
+ Tình hình bán hàng cùng kỳ năm trước: Bộ phận AM sẽ tiến hành phân
tích, so sánh số liệu bán hàng của quý cùng kỳ năm trước. Thông thường, những quý cao điểm bán hàng là các tháng sau Tết Nguyên đán hay mùa tựu trường (Back To School), do đây là đợt mua sắm cao điểm của học sinh, sinh viên để chuẩn bị cho năm học mới.
+ Tình hình bán hàng các tháng liền kề: Bộ phận AM sẽ xem xét tình hình
doanh số, lợi nhuận các tháng liền kề, sự thay đổi trong doanh thu sẽ phản ánh một phần nhu cầu hiện nay. Tuy nhiên, một số dòng sản phẩm mới, chưa quảng bá rộng rãi với thị trường, doanh thu ban đầu có thể khơng cao, nhưng tiềm năng của dòng sản phẩm này là rất lớn.
+ Nhu cầu thị trường hiện nay: đối với các dòng sản phẩm như máy tính
xách tay, điện thoại… nhu cầu của khách hàng thay đổi rất nhanh, cần có kinh nghiệm và sự dự báo chính xác. Việc nắm bắt được nhu cầu có thể thơng qua các
tạp chí, dữ liệu khảo sát của các công ty nghiên cứu thị trường.
+ Chiến lược của các đối thủ cạnh tranh: tìm hiểu chiến lược của đối thủ
sẽ giúp PSD chủ động hơn trong việc đưa ra các chính sách, chiến lược… Việc tìm hiểu có thể thơng qua thơng tin được cung cấp bởi các khách hàng của PSD.
+ Các đơn đặt hàng trước của một số khách hàng: một số khách hàng lớn
như Nguyễn Kim, Thế Giới Di Động, FPT Retail… thường gửi lịch dự kiến đặt hàng trước để PSD có thể chuẩn bị nguồn hàng cung cấp kịp thời cho các khách hàng này. Trên cơ sở này cũng là một tiêu chí để bộ phận AM đưa ra kế hoạch được chính xác.
Hình 2.6: Quy trình dự báo tại PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Bảng 2.12: Kết quả điều tra của tác giả đối với yếu tố Kế hoạch.
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả.
Hiện tại công tác dự báo của PSD được đánh giá ở mức khá tốt. Yếu tố “Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng gấp và đột xuất” chưa được đánh giá cao. Nguyên nhân do công tác lập kế hoạch dựa chủ yếu vào dữ liệu bán hàng của năm trước, dẫn đến một số đơn hàng gấp, cơng ty khơng có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này đúng cho một số dòng hàng điện thoại Samsung khi mới ra mắt. Do ít nghiên cứu xu hướng thị trường, cơng ty thường thiếu hàng hóa đối với những mặt hàng này. Ở chiều ngược lại, một số dòng hàng được nhập về nhiều nhưng không bán được dẫn đến thời gian tồn kho lâu, thậm chí có những mặt
Bộ phận AM lập kế hoạch
Gửi thông tin kế hoạch cho ban
lãnh đạo xét duyệt Gửi kế hoạch nhập và bán hàng hàng quý cho nhà cung cấp Hàng tuần/ tháng, tiến hành đặt hàng theo số liệu đã dự báo
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Kế hoạch dự trữ của Cơng ty đáp ứng tốt các yêu
cầu của khách hàng 3.51
2 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng thường xuyên 3.68 3 Công ty đáp ứng tốt các đơn hàng gấp và đột xuất 3.06
hàng thời gian tồn kho từ năm 2010 đến thời điểm hiện tại... Điều này là ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận cũng như kế hoạch kinh doanh của cơng ty.
2.4.3 Mua hàng
2.4.3.1 Quy trình mua hàng
Hình 2.7: Quy trình mua hàng tại PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế (mục đích mua hàng, tình hình thị trường, kế hoạch hàng quý đã có sẵn), hàng tuần hoặc thàng tháng, bộ phận AM làm đề xuất đặt hàng và trình cấp trên xét duyệt. Sau khi đề xuất đã được Ban Giám đốc duyệt,