6. Bố cục của đề tài
2.4 Thực trạng Chuỗi cung ứng tại PSD
2.4.3.2 Quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng: xem Phụ lục 02.
Việc quản lý hàng hóa trong kho hiện nay hồn tồn bằng thủ cơng, chưa có sự hỗ trợ từ WMS. Chính vì thế, mỗi ngành hàng sẽ phân công một số nhân viên kho theo dõi nhằm biết được chính xác vị trí hàng hóa đó trong kho. Điều này gây nên sự lãng phí lớn về nguồn lực, chưa kể một số ngành hàng, số lượng hàng hóa nhiều, nhân viên kho khơng nhớ rõ vị trí của mặt hàng đó, dẫn đến khi xuất kho mặt hàng này, việc tìm kiếm hàng hóa tốn nhiều thời gian, cơng sức.
Bảng 2.13: Bảng so sánh số lượng hàng hóa nhập mua của PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Bảng 2.14: Bảng so sánh trọng lượng hàng hóa nhập mua của PSD.
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Số lượng lẫn trọng lượng hàng nhập mua 06 tháng đầu năm 2015 đều tăng mạnh so với 06 tháng đầu năm 2014, trong khi diện tích các kho hàng khơng thay đổi. Việc PSD tăng số lượng mua hàng nhằm được hưởng các chiết khấu của nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh số bán hàng khơng như dự đốn sẽ gây áp lực lớn lên hệ thống kho bãi.
Bảng 2.15: Kết quả điều tra đối với yếu tố Mua hàng.
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả.
ĐVT: cái Số lượng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 TỔNG CỘNG Năm 2014 360,872 272,226 325,744 359,249 251,560 346,311 1,915,962 Năm 2015 382,000 246,256 486,535 441,005 348,752 555,103 2,459,651 Tỷ lệ 6% 11% 49% 23% 39% 60% 32% ĐVT: Kg Trọng lượng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 TỔNG CỘNG Năm 2014 2,247,660 1,160,732 1,224,652 2,168,723 1,527,279 1,643,415 9,972,461 Năm 2015 3,101,146 1,523,208 2,402,703 2,314,545 3,115,277 3,399,220 15,856,099 Tỷ lệ 38% 31% 96% 7% 104% 107% 59%
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian cam kết 3.23 2 Nhà cung cấp ln hỗ trợ cho các u cầu riêng khi phía Cơng ty cần 3.71
Yếu tố nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian cam kết được đánh giá trung bình khá. Nguyên nhân là do đối với hàng nhập khẩu, thời gian giao hàng phụ thuộc nhiều vào hãng tàu, chưa kể thủ tục thơng quan có thể kéo dài do phải đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng như mang hàng đi đo kiểm, đặc biệt là đối với các loại hàng hóa yêu cầu giấy phép hay giấy chứng nhận để nhập khẩu. Đối với yếu tố nhà cung cấp luôn hỗ trợ cho các yêu cầu riêng khi Công ty cần được đánh giá khá cao do PSD là nhà phân phối lớn, độ bao phủ rộng, nhà sản xuất cố gắng tìm mọi cách để đáp ứng nhu cầu của PSD. Riêng yếu tố Chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu được đánh giá tốt do mặt hàng nhập chủ yếu của PSD là các mặt hàng điện thoại, máy tính, linh kiện điện tử… Đây là những mặt hàng đã được đóng gói cẩn thận theo quy chuẩn của nhà sản xuất, ngồi ra PSD ln tìm những nhà cung cấp lớn, có uy tín để phân phối nhằm đảm bảo chất lượng nguồn hàng tốt nhất.
2.4.4 Tồn kho.
Hiện tại PSD có 9 kho hàng nằm rải rác khắp các tỉnh thành của Việt Nam: xem Phụ lục 03.
Ngồi ra, diện tích và số lượng hàng hóa các kho như sau:
Bảng 2.16: Diện tích và số lượng hàng hóa các kho PSD.
Nguồn: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Đối với một cơng ty phân phối như PSD, kho bãi là điều đặc biệt quan trọng. Đây sẽ là những nơi nhận hàng, điều phối và giao nhận hàng đến các khách hàng.
Tên kho hàng Diện tích (m2)
Số lượng hàng hóa trong 06 tháng đầu năm 2015 (cái)
Cần Thơ 185 17,001 TP. Hồ Chí Minh 2,317 435,049 Gia Lai 66 7,704 Đắk Lắk 100 7,028 Nha Trang 77 5,647 Đà Nẵng 160 16,570 Nghệ An 50 8,751 Hải Phòng 90 6,685 Hà Nội 401 249,170
Riêng 2 kho Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh có thêm chức năng tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu về nên đường cần đủ rộng để xe container có thể bốc dỡ hàng xuống. Nhận thức được điều này, các kho hàng của PSD được bố trí tại các thành phố lớn của cả nước, và ưu tiên đặt tại ở các quận trung tâm để thuận tiện cho việc giao hàng. (Ở Thành phố Hồ Chí Minh là quận Gò Vấp và Hà Nội là quận Cầu Giấy). Theo Bảng 2.16, số lượng hàng hóa chủ yếu tập trung ở 2 kho lớn là Hồ Chí Minh và Hà Nội. Tuy nhiên, do số lượng hàng hóa quá nhiều, 2 kho này đặc biệt là kho Hà Nội ln trong tình trạng thiếu chỗ chứa, hàng hóa thường sắp xếp ra cả ngoài hành lang hoặc phải thường xuyên thuê thêm diện tích kho của bên thứ ba. Chính vì vậy, hiện tại hàng hóa sắp xếp trong kho khá tùy tiện nhằm tối đa hóa diện tích. Điều này gây ảnh hưởng năng suất làm việc ở trong kho, do khơng có khu vực riêng để thực hiện việc nhận hàng, xuất hàng, có thể gây nhầm lẫn khi thực hiện. Nhân viên giao nhận có thể vơ tình lấy nhầm hàng hóa đang chờ nhập vào kho để đi giao cho khách. Ngồi ra, việc thiếu diện tích cịn ảnh hưởng đến cơng tác phịng cháy chữa cháy, xử lý cơn trùng trong kho.
Hình 2.8: Một số hình ảnh kho hàng của PSD.
Bảng 2.17: Kết quả điều tra của tác giả đối với yếu tố Tồn kho.
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả.
Đối với một cơng ty phân phối hàng hóa như PSD, tồn kho lâu ảnh sẽ ảnh hưởng đến diện tích thuê kho, cũng như lợi nhuận và các chi phí phát sinh kèm theo. Đối với nhân tố “Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm” và “Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn vị chiến lược kinh doanh”, kết quả cho thấy hai yếu tố này được đánh giá mở mức trung bình, do việc lập kế hoạch chưa chính xác, dẫn đến thiếu hàng cho khách hàng vào mùa cao điểm cũng như việc điều chuyển kho giữa các chi nhánh chưa hợp lý. Riêng yếu tố “Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho ln được đảm bảo” được đánh giá cao do đây là các mặt hàng điện thoại, điện tử… đã được đóng gói theo quy chuẩn của nhà sản xuất, khó hư hỏng.
Đối với yếu tố “Lượng tồn kho của công ty luôn ở mức hợp lý”, kết quả được đánh giá ở mức trung bình yếu. Qua trao đổi với trưởng bộ phận kho và giao hàng của chi nhánh Hà Nội và Hồ Chí Minh, các nguyên nhân của tình trạng này như sau:
+ Do công tác dự báo chưa thực sự tốt: điều này dẫn đến việc nhập hàng
nhiều hơn so với số lượng thực tế bán ra. Thậm chí, hiện tại trong kho cịn đang tồn nhiều mặt hàng được nhập từ năm 2010.
+ Do áp lực doanh số được đặt ra của nhà cung cấp: Đối với mỗi nhà
cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp lớn, thường đưa ra định mức tối thiểu về số lượng và giá trị nhập hàng theo tháng hoặc quý cho PSD để có thể tiếp tục là nhà phân phối hoặc hưởng các chương trình chiết khấu từ nhà cung cấp. Điều này thường dẫn đến vào thời điểm cuối tháng hoặc quý, số lượng hàng hóa nhập về của
STT Chỉ tiêu Điểm trung bình
1 Lượng tồn kho của Công ty luôn ở mức hợp lý 2.67 2 Kho luôn đáp ứng được nhu cầu tồn hàng vào các mùa cao điểm 3.08 3 Chất lượng bảo quản hàng hóa tại kho luôn được đảm bảo 4.08 4 Kho luôn đảm bảo tồn hàng cho những yêu cầu riêng của đơn vị
PSD (hàng mua trong nước lẫn nước ngồi) đều có sự gia tăng lớn, trong khi số lượng bán ra của PSD ít hơn số lượng nhập về, dẫn đến tồn kho tăng cao. Nhìn vào Bảng 2.13 và Bảng 2.14 có thể nhận thấy, số lượng lẫn trọng lượng nhập hàng trong 06 tháng đầu năm 2015 so với 6 tháng đầu đều tăng hơn nhiều, đặc biệt vào tháng 3 và tháng 6 là những tháng cuối quý, trong khi diện tích kho khơng thay đổi dẫn đến thiếu diện tích chứa hàng.
+ Do hàng nhận giữ hộ của khách hàng: Một số khách hàng của PSD tiến
hành mua một số lượng hàng hóa, tuy nhiên, hệ thống kho của họ khơng cịn đủ diện tích, cho nên, khách hàng quyết định để số lượng hàng hóa này tại kho PSD và sẽ cam kết một ngày cụ thể để nhận số lượng hàng hóa này. Điều này dẫn đến trên sổ sách, chứng từ, số lượng hàng hóa này đã được xuất ra khỏi kho, nhưng trên thực tế vẫn tồn tại kho hàng và chiếm diện tích cũng khá lớn.
2.4.5 Giao hàng.
Giao hàng là trách nhiệm của Bộ phận Kho và giao hàng. Sau khi hàng hóa được kiểm tra và nhập vào hệ thống quản lý tồn kho WMS, số lượng hàng hóa thực tế sẽ hiển thị trên hệ thống này và Phịng Kinh doanh có thể tiến hành xuất hàng. Đầu tiên, đơn hàng cần được tạo trên hệ thống WMS và chuyển thông tin này đến các bộ phận liên quan để có giao hàng cho khách hàng.