3.2 Ứng dụng BSC và KPI vào thực hiện cáckhuyến khích tài chính tại Công tyHà
3.2.5 Xây dựng BSC cho cá nhân người lao động
Sau khi xây dựng được BSC cho cấp phòng ban, phân xưởng chúng ta tiếp tục sử dụng kỹ thuật phân tầng thẻ điểm để xây dựng BSC cho cấp cá nhân người lao động. BSC cấp cá nhân người lao động sẽ được phân tầng trên cơ sở căn cứ vào những mục tiêu và thước đo của phòng ban, phân xưởng quản lý trực tiếp cá nhân
Học hỏi và phát triển (30%) L1: Tăng cường đào tạo kỹ năng
mềm cho nhân viên
Tỷ lệ số nhân viên được tham gia các lớp đào tạo kỹ năng mềm
5% Năm 7% 10%
L2: Tạo động lực
cho người lao động
Tỷ lệ cán bộ cơng nhân viên hài lịng khi làm việc tại Trạm
5% Năm 74% 80%
Tỷ lệ cán bộ công nhân viên nghỉ việc
5% Năm 4% 2%
L3: Nâng cao
năng lực của hệ
thống thông tin
Thời gian từ khi nhận bàn giao
đến khi đưa vào sử dụng phần
mềm Nhân sự tiền lương.
5% Năm 1 tháng
Thời gian từ khi nhận bàn giao
đến khi đưa vào sử dụngphần
mềm lập ngân sách trên Oracle Hyperion.
5% Năm 3 tuần
Thời gian từ khi nhận bàn giao
đến khi đưa vào sử dụngphần
mềm quản lý sửa chữa Facilio
đó. Việc tạo ra thẻ điểm cân bằng cá nhân sẽ hoàn thiện chuỗi thẻ điểm liên kết từ ban điều hành đến các cấp bậc cuối cùng trong Công ty. Thẻ điểm cân bằng cá nhân sẽ giúp cho mỗi nhân viên định hình được sự đóng góp của mình cho mục tiêu chung của Cơng ty từ đó xây dựng kế hoạch hành động cho bản thân mình để tự mình có thể kiểm sốt q trình làm việc của mình. Việc phân tầng tới cấp độ cá nhân từng nhân viên cũng cho phép các nhà quản lý có được một cái nhìn rõ nét hơn về những hành động cụ thể của nhân viên làm tăng hay giảm kết quả đạt được của tồn Cơng ty. Để xây dựng BSC cấp cá nhân cho người lao động cần phải trải qua các bước sau:
Bước 1: Đào tạo cho tất cả các nhân viên trong Công ty về BSC.
Tất cả nhân viên trong Công ty cần phải được xây dựng nhận thức về Thẻ điểm cân bằng bao gồm lợi ích của việc xây dựng thẻ điểm cân bằng, các nguyên lý và kỹ thuật trong hệ thống Thẻ điểm cân bằng. Việc xây dựng BSC cho cấp cá nhân muốn thành công và đạt hiệu quả cao cần phải có sự tham gia của bản thân người lao động, việc thực hiện các mục tiêu trong thẻ điểm cân bằng cũng cần có sự đồng thuận của bản thân người lao động. Vì vậy việc đào tạo nhận thức về Thẻ điểm cân bằng cho người lao động là rất quan trọng, mức độ nhận thức về Thẻ điểm cân bằng và sự ủng hộ của người lao động sẽ quyết định phần lớn sự thành công của việc ứng dụng Thẻ điểm cân bằng.
Với đặc điểm là Công ty sản xuất, đại đa số người lao động là công nhân trực tiếp sản xuất và tuổi đời cao, vì vậy các chương trình đào tạo về Thẻ điểm cân bằng của Công ty cần phải được thiết kế sao cho cụ thể, dễ hiểu và dễ nắm bắt nhất. Nội dung đào tạo cần cụ thể, rõ ràng, súc tích, các kỹ thuật của thẻ điểm cần phải được truyền tài đến người lao động một cách dễ hiểu, tránh giảng dạy những kiến thức lý thuyết hàn lâm mà cần tập trung vào những chi tiết cách thực hiện cụ thể.
Bước 2: Truyền đạt BSC của Công ty, của chi nhánh và của phòng ban đến người lao động
Trước khi xây dựng BSC cá nhân người lao động cần phải nắm được BSC của Cơng ty, của Chi nhánh mình đang làm việc và của Phòng ban, Phân xưởng trực
tiếp quản lý mình để xác định được những mục tiêu của Công ty, đây là những thông tin nền tảng quan trọng mà người lao động cần phải nắm được để xây dựng BSC cho mình.
Bước 3: Xây dựng BSC cho cá nhân người lao động
Quản lý trực tiếp sẽ tổ chức một buổi thảo luận với từng cá nhân xây dựng BSC cho cá nhân người lao động. Dựa trên BSC của Phòng ban, Phân xưởng trực thuộc người lao động sẽ tự mình phát triển các mục tiêu, thước đo và chỉ tiêu tạo nên Thẻ điểm cân bằng với mình trên cơ sở hướng dẫn và thảo luận với người quản lý trực tiếp. Dựa trên những mục tiêu và thước đo trên Thẻ điểm cân bằng của Phòng ban, Phân xưởng bản thân người lao động phải xác định với chức năng nhiệm vụ và khả năng của mình họ sẽ làm được những việc gì để đóng góp cho sự hồn thành mục tiêu của Phòng ban, Phân xưởng. Người quản lý sẽ dựa trên mô tả công việc của từng người lao động, định hướng và hướng dẫn, gợi mở cho người lao động để họ xác định được những mục tiêu, thước đo cũng như những chỉ tiêu mà mình cần phải đạt được để góp phần đạt được mục tiêu chung. Các thước đo và chỉ tiêu được xác định phải đảm bảo mang tính thử thách người lao động, người lao động muốn hồn thành mục tiêu phải có sự nỗ lực cố gắng và các chỉ tiêu này phải đảm bảo tính khả thi.Chỉ tiêu đặt ra trong BSC của cá nhân sẽ được người quản lý trực tiếp tính tốn kỹ để xác định được 3 mức: Ngưỡng, Điểm giữa và Đỉnh cao.
Ngưỡng là chỉ tiêu thấp nhất có thể chấp nhận được, những cá nhân thực hiện chỉ tiêu dưới Ngưỡng này được xem là làm việc dưới mức yêu cầu.
Điểm giữa là chỉ tiêu thể hiện mức độ thực hiện công việc của người lao động đạt được mục tiêu đề ra. Những người thực hiện mục tiêu ở điểm giữa được xem là hồn thành cơng việc, thực hiện thành công mục tiêu đã đề ra.
Đỉnh cao là mức thực hiện cao nhất của người lao động mà phải nỗ lực rất lớn họ mới có thể thực hiện được. Những người thực hiện mục tiêu ở mức Đỉnh cao là những người hoàn thành xuất sắc công việc vượt mức mong đợi của nhà quản lý.
Bước 4: Xác định tỷ trọng cho các mục tiêu
Người quản lý trực tiếp sẽ là người quyết định tỷ trọng các mục tiêu trong BSC của người lao động trên cơ sở tham khảo ý kiến của người lao động. Các mục tiêu tùy vào mức độ quan trọng và khả năng đóng góp vào mục tiêu chung sẽ có tỷ trọng khác nhau.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động
Sau khi xác định được mục tiêu, thước đo và các chỉ tiêu của mình, người lao động sẽ xây dựng kế hoạch hành động cho bản thân mình đề thực hiện được những mục tiêu và chỉ tiêu đề ra. Người quản lý trực tiếp và người lao động sẽ thống nhất cách thức theo dõi việc thực hiện những mục tiêu đề ra và cách thức để phản hồi góp ý kịp thời cho người lao động chấn chỉnh những sai lệch nếu có.
Tác giả đã thảo luận với Ông Quản đốc Phân xưởng Sản xuất xi măng, Tổ trưởng Tổ nghiền và Ơng Nguyễn Tồn văn (Phụ lục 09) để xây dựng BSC của Ơng Nguyễn Tồn Văn vị trí Cơng nhân vận hành máy nghiền thuộc Phân xưởng Sản xuất xi măng – Trạm nghiền Thủ Đức năm2014 như trong Bảng 3.5.
Bảng 3.5: BSC và KPI năm 2014 của Công nhân vận hành máy nghiền
Viễn cảnh
Mục tiêu chiến lược Chỉ tiêu đo lường Tỷ trọng Ngưỡng Điểm giữa Đỉnh cao Kế hoạch hành động Tài chính (30%) F1: Đảm bảo máy nghiền vận hành ổn định trong ca làm việc Số giờ ngừng máy ngoài kế hoạch
5% 216 180 120 -Kiểm tra tổng thể máy nghiền khi giao nhận ca để phát hiện sự cố nếu có.
-Liên lạc thường xun với Phịng
Trung tâm để kiểm tra dữ liệu hoạt động của máy.
F2: Đảm bảo định mức
Clinker
Tỷ lệ giảm định mức Clinker
10% 0,04% 0,05% 0,06% -Thực hiện đúng đơn phối liệu. -Thực hiện các giải pháp tiết kiệm Clinker.
F3: Tiết kiệm điện Số lần bị lập biên bản vì sử dụng điện ở những nơi không cần thiết
5% 5 2 0 -Tắt thiết bị điện ở nơi không cần thiết.
Số lần bị lập biên bản vì ngừng máy sai quy trình
5% 3 1 0 -Tuân thủ quy trình ngừng máy.
F4: Theo dõi các thông số vận hành tại chỗ kịp thời phát hiện hư hỏng, sự cố xảy ra trong ca làm việc
Thời gian báo cáo cho tổ trưởng kể từ khi xảy ra sự cố
5% 6 giờ 4 giờ 1 giờ -Thường xuyên theo dõi và phát hiện sớm các sự cố bất thường xảy ra. -Khi có sự cố xảy ra lập tức báo cáo cho Tổ trưởng và phối hợp khắc phục. Khách hàng (20%) C1: Đảm bảo chất lượng sản phẩm Tỷ lệ sai lệch số liệu nguyên vật liệu sử dụng theo đơn phối liệu
20% 7% 5% 4% -Thực hiện đúng theo đơn phối liệu
Quy trình nội bộ (30%) P1: Tuân thủ quy trình vận hành thiết bị Số sự cố xảy ra do khơng tn thủ quy trình vận hành thiết bị
10% 7 4 0 -Học kỹ quy trình vận hành máy. - Nghiêm chỉnh tuân thủ quy trình vận hành máy.
P2: Tham gia huấn luyện cho nhân viên về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS
Số buổi huấn luyện vắng mặt
5% 5 2 0 -Tham gia đầy đủ số buổi huấn luyện
theo chương trình của Phân xưởng.
P3: Khơng để xảy ra tai
nạn lao động cho bản thân
Số vụ tai nạn lao động 10% 1 0 0 -Cẩn thận trong thao tác, tuân thủ tất cả quy định về an tồn, khơng để xảy ra tai nạn lao động cho bản thân. P4: Tuân thủ quy định
về môi trường trong sản xuất
Số lần bị an tồn vệ sinh viên xử phạt do
mơi trường tại khu vực
máy nghiền và vị trí
được phân công trong
ca làm việc
5% 7 4 0 -Thường xuyên quét dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực được phân công.
-Phân loại rác thải và đổ rác đúng quy
định. Học hỏi và phát triển (20%) L1: Nâng cao sự tận tâm của nhân viên
Xếp hạng sự tận tâm trong Tổ
10% Hạng 8 Hạng 5 Hạng 1 -Thực hiện tốt cơng việc của bản thân, nhiệt tình tham gia cơng việc
chung và giúp đỡ đồng nghiệp khi
cần. L2: Nâng cao kỹ năng
mềm cho bản thân
Số buổi học vắng mặt 5% 5 3 0 -Tham gia đầy đủ số buổi học theo