3.2 Ứng dụng BSC và KPI vào thực hiện cáckhuyến khích tài chính tại Công tyHà
3.2.6 Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu theo BSC
Ban hành quy chế đánh giá
Để thống nhất cách thức xây dựng BSC trong tồn Cơng ty và hướng dẫn cách đánh giá kết quả thực hiện BSC và KPI chúng tôi đã xây dựng Quy chế xây dựng và đánh giá kết quả thực hiện BSC và KPI để áp dụng cho Công ty Hà Tiên 1. Quy chế đánh giá gồm các nội dụng cơ bản như: Mục đích, lợi ích của việc ứng dụng BSC và KPI vào Cơng ty, quy trình xây dựng BSC và KPI, quy trình đánh giá BSC và KPI, tiêu chí đánh giá, thẩm quyền trình duyệt. Nội dung cụ thể về quy chế đánh giá được thể hiện trong Phụ lục 10. Công ty cần phải tiến hành phổ biến Quy chế này cho tồn thể CBCNV Cơng ty trước khi tiến hành xây dựng BSC.
Cách thức tiến hành đánh giá
Sau khi xây dựng BSC cho cá nhân người lao động cho cả năm, chúng ta sẽ tiếp tục phân bổ các chỉ tiêu theo từng tháng để đảm bảo theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu của người lao động và phản hồi kịp thời. Hàng tháng vào ngày đầu tháng, các quản lý trực tiếp sẽ có buổi trao đổi với người lao động để đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu của tháng trước, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu và hướng dẫn cách khắc phục cho người lao động. Kết quả đánh giá các mục tiêu của người lao động được tính như sau:
- Nếu Thực hiện thấp hơn mức Ngưỡng thì % thực hiện = 0%.
- Nếu Thực hiện ≥ ngưỡng thì % thực hiện được tính tùy vào từng loại Tiêu chí như trong Bảng 3.6 Tiêu chí đánh giá nhân viên theo BSC
Bảng 3.6: Tiêu chí đánh giá nhân viên theo BSC và KPI Tiêu chí Cách tính % Thực hiện Nhóm 1: Các chỉ tiêu có tính chất số thực hiện càng tăng càng tốt (sản lượng, doanh số…)
- Nếu Thực hiện < Ngưỡng thì % Thực hiện = 0%. - Nếu Thực hiện Ngưỡng thì % Thực hiện = ự ệ
Đ ể ữ x 100%. Nhóm 2: Các chỉ tiêu có
tính chất số thực hiện càng giảm càng tốt
(định mức, tiêu hao…)
- Nếu Thực hiện >Ngưỡng thì % Thực hiện = 0%. -Nếu Thực hiện Ngưỡng thì % Thực hiện = ể ữ
ự ệ x 100%.
Nhóm 3: Số lần sai phạm chậm trễ
-Nếu Số lần sai phạm, chậm trễ > Ngưỡng thỉ % Thực hiện = 0% - Nếu Số lần sai phạm, chậm trễ = Điểm giữa thì % Thực hiện =
100%.
- Nếu Điểm giữa< Số lần sai phạm, chậm trễ < Ngưỡng thì Cứ thêm 1 lần sai phạm so với Điểm giữa thì giảm 20%.
- Nếu Số lần sai phạm, chậm trễ < Điểm giữa thì % Thực hiện =
100%. Nhóm 4: Thời gian thực
hiện
Thời gian xác định Mục
tiêu quy định theo giờ
- Nếu Thực hiện chậm hơn mức Ngưỡng thì % Thực hiện = 0% - Nếu Thực hiện nhanh hơn mức Ngưỡng thì Chậm thêm 1 giờ so với
Điểm giữa giảm 10%.
- Nếu thực hiện từ mức Điểm giữa trở lên thì % Thực hiện = 100% Thời gian xác định Mục
tiêu quy đinh theo ngày
- Nếu Thực hiện chậm hơn mức Ngưỡng thì % Thực hiện = 0% - Nếu Thực hiện nhanh hơn mức Ngưỡng thì Chậm thêm 1 ngày so với Điểm giữa giảm 10%.
- Nếu thực hiện từ mức Điểm giữa trở lên thì % Thực hiện = 100%
Thời gian xác định Mục
tiêu quy đinh theo tháng
- Nếu Thực hiện chậm hơn mức Ngưỡng thì % Thực hiện = 0% - Nếu Thực hiện nhanh hơn mức Ngưỡng thì Chậm thêm 1 tháng so với Điểm giữa giảm 10%.
- Nếu thực hiện từ mức Điểm giữa trở lên thì % Thực hiện = 100%
Nhóm 5: Các chỉ tiêu xếp hạng (xếp hạng sự tận tâm, xếp hạng doanh số bán hàng...)
- Nếu mức xếp hạng < Ngưỡng thì % Thực hiện = 0%. -Nếu Mức xếp hạng = Điểm giữa thì %Thực hiện = 100%
- Nếu mức xếp hạng thấp/cao hơn mức điểm giữa cứ 1 bậc thì % Thực hiện tăng/giảm 10%.
Với cách tính như Bảng 3.6, nếu người lao động thực hiện mục tiêu dưới mức ngưỡng là mức thấp nhất có thể chấp nhận được thì kết quả sẽ là 0%. Nếu người lao động thực hiện dưới mức điểm giữa, % thực hiện sẽ thấp hơn 100% có
nghĩa là chưa hoàn thành mục tiêu. Nếu người lao động thực hiện ở mức Điểm giữa % Thực hiện là 100%, có nghĩa là người đó đã hồn thành mục tiêu. Những người thực hiện ở mức cao hơn Điểm giữa là những người hoàn thành vượt mức mục tiêu đề ra, trong trường hợp này % thực hiện sẽ lớn hơn 100%.
BSC của Ơng Nguyễn Tồn Văn – Công nhân vận hành máy nghiền thuộc Phân xưởng Sản xuất xi măng – Trạm nghiền Thủ Đức năm 2014 Bảng 3.5 sau khi được phân bổ theo tháng,chúng ta và tiến hành đánh giá kết quả thực hiện BSC tháng 01 năm 2014 như Bảng 3.7.
Bảng 3.7: Đánh giá BSC và KPI tháng 01 năm 2014 Công nhân vận hành máy nghiền
Viễn cảnh Chỉ tiêu đo lường Tỷ
trọng Ngưỡng Điểm giữa Đỉnh cao Thực hiện % thực hiện Kết quả 1 2 3 4 5 6 7 8 9=8x3 Tài chính (30%)
Số giờ ngừng máy ngoài kế hoạch 5% 18 15 10 19 0% 0 Tỷ lệ giảm định mức Clinker 10% 0,04% 0,05% 0,06% 0,06% 120% 12% Số lần bị lập biên bản vì sử dụng điện ở những nơi không
cần thiết
5% 2 1 0 0 100% 5%
Số lần bị lập biên bản vì ngừng máy sai quy trình 5% 2 1 0 3 0 0 Thời gian báo cáo cho tổ trưởng kể từ khi xảy ra sự cố 5% 6 giờ 4 giờ 1 giờ 1 giờ 100% 5%
Khách hàng (20%)
Tỷ lệ sai lệch số liệu nguyên vật liệu sử dụng theo đơn phối liệu
20% 7% 5% 4% 4% 125% 25%
Quy trình nội bộ (30%)
Số sự cố xảy ra do khơng tn thủ quy trình vận hành thiết bị
10% 2 1 0 2 80% 8%
Số buổi huấn luyện vắng mặt 5% 2 1 0 0 100% 5% Số vụ tai nạn lao động 10% 1 0 0 2 0 0 Số lần bị an toàn vệ sinh viên xử phạt do môi trường tại
khu vực máy nghiền và vị trí được phân cơng trong ca làm việc 5% 2 1 0 0 100% 5% Học hỏi và phát triển Xếp hạng sự tận tâm trong Tổ 15% Hạng 8 Hạng 5 Hạng 1 Hạng 3 120% 18% Số buổi học vắng mặt 5% 2 1 0 1 100% 5% Tổng cộng 100% 88%
Theo kết quả đánh giá như trên số giờ ngừng máy theo kế hoạch là 19 lớn hơn mức ngưỡng đặt ra là 18 giờ, do đó % thực hiện của chỉ tiêu này là 0. Tỷ lệ giảm định mức Clinker 0,06% trong khi mức ngưỡng đặt ra là 0,05% do đó % thực hiện đạt 120%. Chỉ tiêu số sự cố xảy ra do không tuân thủ quy trình vận hành được xếp vào nhóm số lần sai phạm chậm trễ vì vậy thực hiện có 2 lần sự cố trong khi mục tiêu chỉ cho phép 1 lần do đó chỉ tiêu này bị trừ 20% tức còn lại 80%. Chỉ tiêu xếp hạng sự tận tâm trong tổ đặt ra mức giữa là Hạng 5 nhưng thực hiện được Hạng 3 tăng 2 hạng so với điểm giữa do đó % thực hiện tăng 20% đạt 120%. Tổng cộng kết quả đánh giá theo BSC tháng 01 năm 2014 của Ơng Nguyễn Tồn Văn là 88%.