1.2.4.1 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp. Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau:
- Phù hợp với các quy định của pháp luật và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế tốn, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao, phương pháp hạch toán ngoại tệ,...
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, các phương pháp tập hợp - phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sản phẩm,...
- Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khơng thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn trong khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch tốn báo sổ.
- Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn. Doanh nghiệp hàng ngày cần xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán. Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cịn cần phải cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thơng tin. Các thơng tin này có thể là thơng tin kế tốn tài chính được sử dụng cho chính doanh nghiệp, thơng tin cung cấp cho các cơ quan chức năng, thông tin cung cấp cho các chủ đầu tư, cho công ty mẹ, cho các đối tượng khác. Thông tin cần cung cấp cũng bao gồm các thơng tin kế tốn quản trị chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như các thơng tin về dự tốn chi phí sản xuất, các thơng tin định giá bán sản phẩm,v.v
- Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu, hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch tốn phụ thuộc.
12
- Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin. Khi tin học hóa cơng tác kế tốn, doanh nghiệp cần thơng tin mọi lúc, mọi nơi chứ không phải đến cuối kỳ kế tốn. Do đó, phần mềm phải có tốc độ xử lý nhanh, cung cấp thơng tin phù hợp cả về nội dung và hình thức ngay khi có u cầu thơng tin.
- Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc. Những hỗ trợ này được giải quyết thông qua các thông báo lỗi, hướng dẫn sữa lỗi, tài liệu hướng dẫn, trợ giúp trực tuyến.
- Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin. Đối với nhân viên kế toán hay đối với chuyên viên của các cơ quan chức năng, một phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện làm việc tốt hơn. Tính thân thiện và tính dễ sử dụng của phần mềm được thể hiện thông qua ngôn ngữ giao tiếp, ngôn ngữ trên báo cáo, giao diện làm việc của phần mềm.
1.2.4.2 Phần mềm phải có tính kiểm sốt cao
Khi sử dụng phần mềm kế tốn, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu,...rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm sốt cao. Tính kiểm sốt của một phần mềm kế toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật - kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát việc nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế tốn được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm sốt việc cung cấp thơng tin.
1.2.4.3 Tính linh hoạt của phần mềm
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chịu sự chi phối của rất nhiều nhân tố: thay đổi chính sách chế độ kế tốn, thay đổi nhu cầu thơng tin,... Do đó, phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản... Đồng thời, phần mềm phải có khả năng cho mẫu báo cáo, mẫu màn hình nhập liệu...
13
1.2.4.4 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao
Tính phổ biển và tính ổn định của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng và các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thơng dụng như Excel, Access,... Tính ổn định của phần mềm cịn thể hiện thơng qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng,...của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán. Đồng thời, một phần mềm kế tốn có thể phải tích hợp với các hệ thống khác, do đó, nhà cung cấp phần mềm phải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp.
1.2.4.5 Giá phí của phần mềm
Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn quan trọng. Tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu,…và những chi phí khác phát sinh trong q trình sử dụng.