2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử
2.2.2.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp PMKT
Trong giai đoạn này, thực tế khảo sát các doanh nghiệp nhỏ và vừa đã nhận được ý kiến được tổng hợp như bên dưới:
42 Nội dung Số 1 2 3 4 5 lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Chi phí lập hồ sơ nhà cung cấp 6 3.95 19 12.50 25 16.45 84 55.26 18 11.84 Chi phí hỗ trợ tư vấn 17 11.18 31 20.39 19 12.50 72 47.37 13 8.55 Chi phí quản lý
(lương đội ngũ nhân viên tham gia phân tích)
7 4.61 77 50.66 32 21.05 27 17.76 9 5.92 Chi phí tổ chức đánh
giá giá cả dịch vụ với ngân sách dự toán 21 13.82 25 16.45 15 9.87 76 50.00 15 9.87 Chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm 10 6.58 11 7.24 26 17.11 81 53.29 24 15.79
Kết quả khảo sát cho thấy doanh nghiệp nhỏ và vừa có quan tâm đến giai đoạn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán. Trong đó, chi phí lập hồ sơ nhà cung cấp và chi phí hỗ trợ tư vấn được xem là chi phí giữ vai trị quan trọng trong giai đoạn này, cụ thể như sau:
- Chi phí lập hồ sơ nhà cung cấp: trong 152 DNNVV được khảo sát có 84 doanh nghiệp, chiếm 55.26% đồng ý rằng chi phí này giữ vai trị quan trọng và chiếm tỷ trọng cao nhất trong tất cả các chi phí của giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán. Và 18 DNNVV hoàn toàn đồng ý với quan điểm trên, chiếm tỷ trọng 11.84%. Kết quả này cho thấy các doanh nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, và họ phải cân nhắc, phải thận trọng trước khi đưa ra quyết định của mình. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán cho đối tượng các doanh nghiệp nhỏ và vừa, cho nên việc tổng hợp, lựa chọn lên danh sách, đánh giá nhà cung cấp sẽ mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí cũng như nguồn lực của doanh nghiệp.
- Chi phí hỗ trợ tư vấn: cùng quan điểm với chi phí lập hồ sơ nhà cung cấp, ở giai đoạn này kết quả khảo sát cũng cho thấy có 72 DNNVV đồng ý, chiếm 47.37% và 13 DNNVV chiếm 8.50% hoàn toàn đồng ý với quan điểm rằng chi phí hỗ trợ tư
43
rằng để lựa chọn được một nhà cung cấp phù hợp thì các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải có sự hỗ trợ và tư vấn của những người có trình độ chun mơn trong lĩnh vực phần mềm. Đơi khi chi phí này là rất lớn và xuyên suốt từ giai đoạn bắt đầu đến giai đoạn triển khai, đưa phần mềm vào sử dụng.
- Chi phí quản lý (lương đội ngũ nhân viên tham gia phân tích): Kết quả khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí này khơng giữ vai trị quan trọng trong giai đoạn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, với số lượng là 77 doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng 50.66%. Tuy nhiên một số DNNVV khác vẫn đồng ý rằng chi phí này quan trọng, nhưng số lượng đồng ý chỉ có 36 doanh nghiệp, chiếm 23.68%. Tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ thì đội ngũ quản lý thường khơng chun về công nghệ thông tin, mọi công việc liên quan đến phần mềm đều cần sự hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài, nên các doanh nghiệp này đồng ý rằng chi phí quản lý khơng quan trọng.
- Chi phí tổ chức đánh giá giá cả dịch vụ so với ngân sách dự toán: giá cả của dịch vụ bao gồm nhiều loại phí khác nhau, dẫn đến việc xác định giá bán của sản phẩm khó khăn và phức tạp. Với 76 DNNVV đồng ý, và 15 DNNVV hồn tồn đồng ý rằng chi phí để xác định được giá cả dịch vụ là rất quan trọng, chiếm 59.87%. Đặc biệt là giá cả của gói phần mềm, doanh nghiệp khơng thể xác định được chính xác giá bán của sản phẩm mà nhà cung cấp đưa ra là phù hợp khơng. Phần mềm có tính năng càng cao thì giá bán sẽ cao. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chỉ có thể đánh giá được giá của phần mềm, cịn các chi phí phát sinh khác thì chỉ có thể ước tính mà thơi.
- Chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm: các doanh nghiệp nhỏ và vừa đồng ý rằng chi phí này giữ vai tro quan trọng trong giai đoạn đánh giá chất lượng phần mềm. Nó gắn liền với việc xác định phần mềm có đạt chất lượng tốt hay khơng, với 105 doanh nghiệp đồng ý, chiếm 69.08%. Phần mềm phải đảm bảo đạt chất lượng theo quy định: chất lượng trong và chất lượng ngồi. Chi phí đánh giá chất lượng phần
44
mềm phụ thuộc vào nhiều yếu tố: đặc điểm của phần mềm, nhân lực hỗ trợ, năng lực của doanh nghiệp, thời gian thực hiện kiểm tra, chạy thử demo…
Qua kết quả khảo sát, có thể thấy các doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia khảo sát rất quan tâm đến nhà cung cấp phần mềm kế toán cũng như phần mềm kế toán họ dự tính đưa vào sử dụng. Phần mềm kế tốn có chất lượng càng tốt thì chi phí sẽ càng cao. Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải chi trả rất nhiều khoản phí trước khi chọn được một phần mềm phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.2.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế tốn
Nhìn chung, các doanh nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến các chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán. Các thành phần chi phí được nhận định là giữ vai trị quan trọng trong giai đoạn này bao gồm: chi phí bản quyền phần mềm kế tốn, chi phí vận hành, chi phí thiết bị phần cứng và phần mềm, chi phí kỹ sư lắp đặt phần mềm kế tốn. Các thành phần chi phí được nhận định là giữ vai trị khơng quan trọng trong giai đoạn này là: chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế tốn, chi phí an ninh mạng.
Kết quả khảo sát thực tế về việc đánh giá vai trò của các thành phần chi phí được khảo sát trên 152 doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh được tổng hợp như bảng số liệu bên dưới:
45 Nội dung 1 2 3 4 5 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Chi phí kỹ sư lắp đặt PMKT 6 3.95 39 25.66 20 13.16 68 44.74 19 12.50 Chi phí mạng phần cứng và phần mềm 11 7.24 28 18.42 21 13.82 90 59.21 2 1.32 Chi phí thiết bị hỗ trợ vận hành hệ thống 27 17.76 35 23.03 30 19.74 54 35.53 6 3.95 Chi phí bản quyền PMKT 0 - 0 - 22 14.47 110 72.37 20 13.16 Chi phí vận hành 20 13.16 11 7.24 35 23.03 81 53.29 5 3.29 Chi phí đào tạo
nhân viên sử dụng PMKT
22 14.47 41 26.97 40 26.32 49 32.24 0 - Chi phí an ninh
mạng 17 11.18 20 13.16 28 18.42 76 50.00 11 7.24
- Chi phí kỹ sư lắp đặt phần mềm kế toán: các doanh nghiệp nhỏ và vừa đồng ý với quan điểm rằng chi phí kỹ sư lắt đặt phần mềm kế tốn giữ vài trị quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 92 doanh nghiệp, chiếm 61% trong tổng số 152 DNNVV khảo sát. Một hệ thống muốn vận hành được thì bắt buộc phải có nhóm kỹ thuật hỗ trợ, chi phí này cao hay thấp cịn tuỳ thuộc vào thời gian lắp đặt vận hành hệ thống nhanh hay chậm. Tuy nhiên, một số DNNVV vẫn cho rằng chi phí này khơng quan trọng, chiếm 29.6%.
- Chi phí phần cứng và phần mềm: các doanh nghiệp nhỏ và vừa đồng ý với quan điểm rằng chi phí phần cứng và phần mềm giữ vài trò quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm kế tốn, với 77 doanh nghiệp, chiếm 51% trong tổng số 152 DNNVV khảo sát. Chi phí này phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng công nghệ phần mềm vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các thiết bị này khơng cịn phù hợp với phần mềm kế tốn mới thì doanh nghiệp phải chấp nhận đầu tư rất nhiều vào các thiết bị phần cứng và phần mềm.
46
- Chi phí thiết bị hỗ trợ vận hành hệ thống: các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí thiết bị hỗ trợ vận hành hệ thống khơng giữ vai quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 62 doanh nghiệp cùng quan điểm, chiếm 41%. Trong những doanh nghiệp lớn, chi phí này ln phát sinh trong giai đoạn triển khai, tuy nhiên ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa do quy mô nhỏ, yêu cầu về chức năng tích hợp với các phần mềm quản lý khác chưa cao nên chi phí này khơng được các doanh nghiệp nhỏ và vừa đánh giá cao.
- Chi phí bản quyền phần mềm kế tốn: các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí bản quyền phần mềm kế toán giữ vai quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 130 doanh nghiệp cùng quan điểm, chiếm 85.53%. Chi phí bản quyền ít hay nhiều tuỳ thuộc số lượng người dùng, tính năng của phần mềm…. Chi phí này rõ ràng và dễ xác định nhất trong các loại chi phí, chỉ tăng lên khi tăng số lượng người dùng, và cũng là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí đầu tư phần mềm kế tốn nên các DNNVV kể cả doanh nghiệp lớn đều rất quan tâm đến loại chi phí này.
- Chi phí vận hành hệ thống: các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí vận hành hệ thống cũng giữ vai quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 86 doanh nghiệp cùng quan điểm, chiếm 56.58%. Kết quả khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng rất quan tâm đến chi phí phát sinh để hệ thống có thể hoạt động như mong đợi: thuê đội ngũ nhân viên hỗ trợ, phí quản lý,…
- Chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế toán: các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế tốn khơng giữ vai quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 63 doanh nghiệp cùng quan điểm, chiếm 41.45%. Đồng thời có 40 DNNVV (tương đương 26.32%) khơng quan tâm, khơng có ý kiến về chi phí này. Kết quả này nói lên một vấn đề rằng, các doanh nghiệp nhỏ và vừa khơng quan tâm nhiều đến trình độ hiểu biết cũng như thao tác thực hành trên hệ thống của nhân viên kế toán. Điều này dẫn đến nhiều bất lợi, và
47
- Chi phí an ninh mạng: các doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế toán khơng giữ vai quan trọng trong chi phí triển khai sử dụng phần mềm, với 85 doanh nghiệp cùng quan điểm, chiếm 55.92%. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa không quan tâm nhiều đến hoạt động an ninh, bảo mật cho hệ thống và thông tin của doanh nghiệp. Như vậy các doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ gặp khó khăn và rủi ro khi có sự xâm nhập hệ thống của các đối tượng hacker có những hoạt động bất chính như hiện nay.