2.3 Một số ưu và nhược điểm do ảnh hưởng của chi phí sử dụng đến quyết định sử dụng
2.3.4 Trong giai đoạn triển khai sử dụng
Qua kết quả thể hiện và trình bày ở trên, thì giai đoạn này đem lại nhiều cho doanh nghiệp nhiều mặt tích cực, tuy nhiên bên cạnh đó cũng tồn tại những rủi ro. Một số ưu và nhược điểm liên quan được nêu ra bao gồm:
2.3.4.1 Ưu điểm
- Quan tâm, đánh giá cao tầm quan trọng của giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế tốn: xem xét, dự trù tồn bộ các chi phí có thể phát sinh, xác định rõ vai trị quan trọng của những chi phí này.
- Đầu tư thiết bị phần cứng, phần mềm hỗ trợ vận hành hệ thống mới. - Hệ thống mới sẽ hỗ trợ cập nhật thơng tin nhanh chóng.
56
2.3.4.2 Nhược điểm
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa xác định chi phí nêu trên là quan trọng nhưng thực tế phát sinh, các doanh nghiệp này không mạnh tay đầu tư cho các thiết bị cần thiết.
- Đánh giá vai trị của các thành phần chi phí chưa hợp lý: coi trọng chi phí bản quyền phần mềm, nhưng lại ít quan tâm đến chi phí đào tạo, an ninh cho hệ thống và bảo mật dữ liệu.
- Khả năng sử dụng phần mềm kế tốn mới khơng đảm bảo, khi doanh nghiệp khơng chú trọng đến chi phí đào tạo người dùng, dẫn đến gặp nhiều lỗi sử dụng hệ thống, nhiều sai sót doanh nghiệp khơng tự khắc phục được, và cần phải có sự hỗ trợ của tư vấn bên ngồi.
- Dữ liệu và mạng có nguy cơ bị truy cập trái phép khi mà doanh nghiệp không thực sự quan tâm đến vấn đề an ninh mạng và an toàn dữ liệu. Đặc biệt là số liệu kế toán cần phải được bảo mật và phân quyền người dùng thao tác, chỉnh sửa, sao lưu.
- Giá rẻ ban đầu, nhưng khi quyết tốn chi phí tăng lên rất nhiều. Đánh vào tâm lý tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là khơng lấy tiền khi chưa triển khai xong. Điều này khiến DN lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, DN mua PM rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.
- Chi phí cho quản lý thay đổi nằm ngồi dự dốn của doanh nghiệp mà nhóm tư vấn triển khai không đủ kinh nghiệm để dự báo trước cho những thay đổi này, dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu thêm những khoản chi phí phát sinh không nhỏ do thay đổi cơ cấu, thêm / bớt nhân sự.
57