2.3 Một số ưu và nhược điểm do ảnh hưởng của chi phí sử dụng đến quyết định sử dụng
2.3.2 Trong giai đoạn phân tích yêu cầu
Giai đoạn phân tích các yêu cầu để thực hiện dự án ứng dụng hệ thống mới vào doanh nghiệp rất quan trọng. Do đặc điểm hoạt động, đặc điểm tài chính của các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì ở các doanh nghiệp này phần lớn sẽ khơng có bộ phận kỹ thuật hỗ trợ xử lý về mặt hệ thống phần mềm, nhân lực ít và khơng có trình độ chun mơn cao nên chi phí th tư vấn hỗ trợ giữ vai trò quan trọng là phù hợp với
53
doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ quan tâm khi nào thì việc ứng dụng hệ thống mới sẽ hồn tất, tổng chi phí của dự án sẽ phát sinh ở hạn mức nào. Qua kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp nhỏ và vừa có quan tâm đến giai đoạn nghiên cứu sơ bộ trước khi đưa phần mềm kế tốn sử dụng vào cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng chưa ở mức độ cao. Việc này sẽ dẫn đến những ưu nhược điểm sau:
2.3.2.1 Ưu điểm
- Góp phần làm cho dự án đầu tư phần mềm kế toán đạt kết quả như mong đợi. - Tận dụng được thế mạnh của nguồn lực bên ngoài do sử dụng lao động chuyên môn thực hiện công việc tư vấn hỗ trợ.
- Thu thập được các ý kiến đóng góp hữu ích từ các chun gia cho q trình phân tích u cầu chi tiết.
- Xây dựng bản đặc tả yêu cầu của doanh nghiệp đối với PMKT cần sử dụng: phân tích các yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp từ đó làm cơ sở lựa chọn phần mềm kế tốn có những tính năng phù hợp.
- Xác định được tổng chi phí đầu tư dự tính cho hoạt động ứng dụng PMKT.
2.3.2.2 Nhược điểm
Trong giai đoạn này, phát sinh nhiều nhược điểm mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm khi mà khảo sát cho thấy không phải doanh nghiệp nhỏ và vừa nào cũng thực hiện giai đoạn phân tích yêu cầu:
- Phụ thuộc nhiều vào chuyên gia tư vấn bên ngồi, tốn nhiều chi phí cho tư vấn viên bên ngồi.
- Thiếu nhân lực chuyên môn của doanh nghiệp để tham gia hỗ trợ dự án, doanh nghiệp lại khơng chú trọng đến vai trị của các cuộc hội thảo, liên lạc bàn luận, góp ý về tiến độ hiện tại của dữ án dẫn đến xây dựng bản đặc tả yêu cầu thiếu, khơng hồn chỉnh như: yêu cầu chi tiết cho hệ thống phần mềm, cho hoạt động vận hành,
54
kiểm soát, quản lý…của PMKT chưa được xác định rõ ràng và đầy đủ; đối tượng quản lý chi tiết, phân loại người dùng, phân quyền truy cập hệ thống…
- Một thực tế là các dự án hiếm khi được thực hiện đầy đủ các bước trong suốt chu kỳ dự án. Đặc biệt là giai đoạn kiểm thử khi gần đến khi vận hành chẳng hạn, nếu có trục trặc xảy ra do yêu cầu phần mềm khơng rõ ràng hay thiết kế có lỗi, xu hướng phát sinh những lỗi được sửa đổi trực tiếp mà khơng qua các bước bổ sung theo đúng mơ hình, nên dẫn đến bản đặc tả phần mềm cũng như một số sản phẩm trung gian khác như bản thiết kế.