Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán- 123docz.net

Khi tiếp cận, tìm hiểu một phần mềm kế tốn, cần phải tìm hiểu cấu trúc tổ chức của phần mềm, xác định vị trí của các thành phần cơ bản. Một phần mềm kế tốn thơng thường sẽ có các thành phần cơ bản sau:

(1) Thành phần khai báo thơng tin, chính sách kế tốn chung: Thành phần này ghi nhận các dữ liệu về doanh nghiệp (tên, địa chỉ, người đại diện,...) và các chính sách chung liên quan đến vận hành hệ thống kế toán: kỳ kế toán, niên độ kế toán, thời điểm đầu tiên sử dụng phần mềm...

(2) Danh mục tài khoản: danh mục các tài khoản sử dụng và tổ chức khai báo cách thức quản lý phục vụ cho việc hạch toán các nghiệp vụ ghi nhận trong hệ thống kế toán.

(3) Danh mục các đối tượng quản lý (chi tiết): danh mục các đối tượng hệ thống kế toán cần tổ chức thu thập dữ liệu đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa,...

(4) Chức năng khai báo số dư: khai báo số dư tài khoản và các đối tượng chi tiết trong lần đầu tiên sử dụng phần mềm.

(5) Chức năng nhập liệu: các chức năng nhập liệu, có thể tổ chức chung hoặc tách riêng theo từng phần hành, từng loại nghiệp vụ chức năng.

(6) Chức năng tìm kiếm dữ liệu: cho phép tìm kiếm, truy xuất lại các dữ liệu, chứng từ đã ghi nhận và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần mềm.

(7) Hệ thống báo cáo: thể hiện nội dung, thơng tin từ q trình xử lý của phần mềm thông qua hệ thống sổ sách và các báo cáo kế tốn.

1.2.6 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán 1.2.6.1 Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm

Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát,... được xác định trong q trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán. Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm cần được phân loại thành hai nhóm, các u cầu bắt buộc (ví dụ báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các u cầu về kiểm sốt). Các yêu cầu này cũng có thể được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán sau này.

1.2.6.2 Thu thập các phần mềm kế toán

Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế tốn hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm tương ứng. Để đảm bảo lựa chọn được các phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh

doanh, quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh có quy mơ tương ứng.

1.2.6.3 Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm

Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành 3 nhóm. Nhóm 1 bao gồm các phần mềm khơng phù hợp với doanh nghiệp, nhóm 2 là các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng các yêu cầu được đưa ra, và nhóm 3 là tập hợp các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp.

Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại khỏi q trình lựa chọn, các phần mềm nhóm 2 sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần mềm, và các phần mềm nhóm 3 sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hồn chỉnh để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp. Trong trường hợp khơng có phần mềm nào thuộc nhóm 2 hoặc các phần mềm thuộc nhóm 3 khơng có khả năng thay đổi, thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị.

1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm

Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung cấp được lựa chọn gửi đến. Việc đánh giá này sẽ dựa trên hai cơ cở: (1) các phần mềm kế toàn này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp hay chưa và (2) có bao nhiêu các yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đã được phần mềm đáp ứng. Quá trình sàng lọc này sẽ chọn ra số ít các phần mềm và tiến hành cho các nhà cung cấp giới thiệu (demo) các sản phẩm của họ.

- Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn một PM.

- Phương pháp định lượng:

+ Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu chí.

+ Đánh giá và cho điểm từng tiêu chí trong từng phần mềm. Việc cho điểm có thể sử dụng thang đo Likert để cho điểm mức độ phù hợp của từng phần mềm trong từng tiêu chí (ví dụ, lấy 3 mức độ: phù hợp, trung bình, khơng phù hợp tương ứng với thang điểm 3, 2, 1)

+ Tính điểm tổng cộng của từng phần mềm trên cơ sở điểm của từng tiêu thức có nhân với hệ số tầm quan trọng của tiêu thức đó.

+ Phần mềm nào có tổng số điểm cao hơn sẽ được lựa chọn (giáo trình)

1.3 Các thành phần chi phí phát sinh trong q trình ứng dụng phần mềm kế tốn

Quy trình lựa chọn sử dụng gói phần mềm nói chung và phần mềm kế tốn nói riêng cho các doanh nghiệp gồm nhiều giai đoạn, thông thường là 5 giai đoạn: giai đoạn nghiên cứu sơ bộ, giai đoạn phân tích yêu cầu, giai đoạn tìm và lựa chọn nhà cung cấp, giai đoạn triển khai sử dụng, và cuối cùng là giai đoạn bảo trì và nâng cấp. Ứng với mỗi giai đoạn, các doanh nghiệp sẽ dự trù các khoản chi phí và chi trả cho những khoản chi phí cụ thể:

1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ

Khi một doanh nghiệp bắt đầu kế hoạch cho một dự án phát triển một phần mềm, doanh nghiệp sẽ trình bày các yêu cầu ở mức trừu tượng để không bắt buộc định nghĩa trước các giải pháp. Các yêu cầu phải được viết sao cho các nhà phát triển

ngoài, nhận biết các các chức năng chính mà hệ thống cần cung cấp, và có thể tạo một vài nguyên mẫu dùng để “minh chứng các khái niệm của hệ thống”. Ý tưởng có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau: khách hàng, chuyên gia lĩnh vực, các nhà phát triển khác, chuyên gia về công nghệ, các bản nghiên cứu tính khả thi cũng như việc xem xét các hệ thống khác đang tồn tại. Tạo phiên bản thơ của lịch trình thực hiện và kế hoạch sử dụng tài nguyên, xác định rõ mục đích của việc triển khai xây dựng phần mềm.

Trong giai đọan nghiên cứu sơ bộ, nhóm phát triển hệ thống cần xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp (cần dùng hệ thống), những nguồn tài nguyên có thể sử dụng, công nghệ cũng như cộng đồng người dùng cùng các ý tưởng của họ đối với hệ thống mới. Có thể thực hiện thảo luận, nghiên cứu, xem xét khía cạnh thương mại, phân tích khả năng lời-lỗ, phân tích các trường hợp sử dụng và tạo các nguyên mẫu để xây dựng nên một khái niệm cho hệ thống đích cùng với các mục đích, quyền ưu tiên và phạm vi của nó.

Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ không được thực hiện thoả đáng sẽ dẫn tới các hệ thống không được mong muốn, đắt tiền, không khả thi. Để thực hiện được nhiều cơng việc nêu ra ở trên, thì chi phí cho hoạt động này gồm rất nhiều chi phí như:

- Chi phí hỗ trợ tư vấn: lương của chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm. Chi phí này tính theo hợp đồng thực hiện dự án lắp đặt phần mềm hoặc tính theo số giờ tham gia thực hiện dự án, và những khoản phí phát sinh khác cho chuyên gia tư vấn

- Chi phí quản lý (lương đội ngũ nhân viên tham gia dự án): bao gồm tiền lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của đội ngũ nhân viên tham gia dự án, các khoản phụ cấp, đãi ngộ cho nhân viên

- Chi phí thực hiện khảo sát, điều tra, nghiên cứu dự án: chi phí phát sinh để thực hiện khảo sát điều tra, nghiên cứu sơ bộ doanh nghiệp

- Chi phí tổ chức hội thảo: việc tổ chức các cuộc họp bàn luận sẽ phát sinh nhiều khoản phí như chi phí th phịng họp, chi phí ăn uống, chi phí đi lại cho chuyên gia và nhân viên tham gia nghiên cứu, và một số chi phí khác.

- Thời gian thực hiện dự án: Một dự án thực hiện nhanh với thời gian phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.

1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu

Người thực hiện là các chuyên gia phân tích cùng với sự hỗ trợ cộng tác mật thiết của người sử dụng để trả lời cho câu hỏi: hệ thống cần phải làm gì?

Theo mức độ chi tiết có thể chia ra các loại tài liệu yêu cầu:

- Xác định yêu cầu: đây là một khẳng định, bằng ngôn ngữ tự nhiên hơn là các sơ đồ, về các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng buộc mà hệ thống phải tuân theo. Tài liệu này cung cấp cho các thành phần: người quản lý của bên khách hàng, người dùng cuối của hệ thống, kỹ sư của khách hàng, người quản lý ký kết hợp đồng, các kiến trúc sư hệ thống.

- Đặc tả yêu cầu: là tài liệu được cấu trúc mô tả hệ thống các dịch vụ chi tiết hơn. Đôi khi tài liệu này được gọi là đặc tả chức năng. Đây có thể coi là hợp đồng ký kết giữa người mua và kẻ bán phần mềm. Tài liệu này cung cấp cho các thành phần: người dùng cuối của hệ thống, kỹ sư của khách hàng, các kiến trúc sư hệ thống, người phát triển phần mềm.

- Đặc tả phần mềm: là mô tả trừu tượng hơn của phần mềm làm cơ sở cho thiết kế và triển khai.

Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của người sử dụng và của hệ thống phần mềm để xây dựng các đặc tả về hệ thống là cần thiết, nó sẽ xác định hành vi của hệ thống. Nhiệm vụ của giai đọan này là phải trả lời được các câu hỏi sau:

(2) Những quá trình cần xử lý trong hệ thống, hay hệ thống phần mềm sẽ phải xử lý những cái gì?

(3) Đầu ra: kết quả xử lý của hệ thống là gì?

(4) Những ràng buộc trong hệ thống, chủ yếu là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra như thế nào?

Trả lời được câu hỏi trên, nghĩa là phải xác định được chi tiết các yêu cầu làm cơ sở để đặc tả hệ thống. Đó là kết quả của sự trao đổi, thống nhất giữa người đầu tư, người sử dụng với người xây dựng hệ thống. Mục tiêu là xây dựng các hồ sơ mô tả chi tiết các yêu cầu của bài toán nhằm nêu bật được hành vi, chức năng cần thực hiện của hệ thống dự kiến.

Như vậy, phân tích yêu cầu là quá trình suy luận các u cầu hệ thống thơng qua quan sát hệ thống hiện tại, thảo luận với các người sử dụng, phân tích cơng việc. Việc này có thể liên quan với việc tạo một hay nhiều mơ hình khác nhau. Nó giúp các phân tích viên hiểu biết hệ thống. Các mẫu hệ thống cũng có thể được phát triển để mô tả các yêu cầu.

Trong q trình phân tích cần lưu ý đến tính khả thi của dự án.

- Khả thi về kinh tế: chi phí phát triển phải cân xứng với lợi ích mà hệ thống đem lại, gồm có: chi phí mua sắm: thiết bị, vật tư (phần cứng), tư vấn, cài đặt thiết bị, quản lý và phục vụ,...; chi phí cho khởi cơng phần mềm phục vụ cho hệ thống, hệ thống liên lạc (truyền dữ liệu); chi phí đào tạo - huấn luyện, cải tổ tổ chức cho phù hợp,...

- Khả thi về kỹ thuật: đây là vấn đề cần lưu ý vì các mục tiêu, chức năng và hiệu suất của hệ thống theo một cách nào đó là cịn "mơ hồ" do vậy xét: rủi ro xây dựng gồm các phần tử hệ thống (chức năng, hiệu suất) khi thiết kế và phân tích có tương đương hay khơng? Có sẵn tài nguyên gồm có sẵn con người và tài nguyên cần

thiết để phát triển hệ thống? Công nghệ: các công nghệ liên quan cho việc phát triển hệ thống đã có sẵn hay chưa?

- Khả thi về hợp pháp: có sự xâm phạm, vi phạm hay khó khăn nào gây ra khi xây dựng hệ thống hay không.

- Các phương án: đánh giá về phương án tiếp cận đến việc xây dựng hệ thống. Tài liệu này cung cấp cho các thành phần: kỹ sư của khách hàng, các kiến trúc sư hệ thống, người phát triển phần mềm.

Quá trình phân tích bao gồm việc nghiên cứu chi tiết hệ thống doanh nghiệp hiện thời, tìm cho ra nguyên lý hoạt động của nó và những vị trí có thể được nâng cao, cải thiện. Bên cạnh đó là việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệ của chúng, bên trong cũng như với phía ngồi hệ thống. Trong tồn bộ giai đoạn này, nhà phân tích và người dùng cần cộng tác mật thiết với nhau để xác định các yêu cầu đối với hệ thống, tức là các tính năng mới cần phải được đưa vào hệ thống.

Những mục tiêu cụ thể của giai đoạn phân tích là: - Xác định hệ thống cần phải làm gì.

- Nghiên cứu chi tiết tất cả các chức năng cần cung cấp và những yếu tố liên quan.

- Xây dựng một mơ hình nêu bật bản chất vấn đề từ một hướng nhìn thực tế - Trao định nghĩa vấn đề cho chuyên gia lĩnh vực cơng nghệ để nhận sự đánh giá, góp ý từ chuyên gia

- Kết quả của giai đoạn phân tích là bản Đặc Tả Yêu Cầu (Requirements Specifications).

- Chi phí khảo sát đánh giá tài nguyên công ty: chi phí phân tích, thu thập thơng tin, chi phí lương nhân viên thực hiện, chi phí thiết bị, vật tư, chi phí liên lạc… - Chi phí tổ chức hội thảo: việc tổ chức các cuộc họp bàn luận sẽ phát sinh nhiều khoản phí như chi phí th phịng họp, chi phí ăn uống, chi phí đi lại cho chuyên gia và nhân viên tham gia nghiên cứu, chi phí liên lạc,và một số chi phí khác

- Chi phí phân tích, xây dựng tổng chi phí đầu tư dự án: chi phí phân tích, thu thập thơng tin, chi phí lương nhân viên thực hiện, chi phí thiết bị, vật tư, chi phí liên lạc, chi phí khác.

1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Trước khi bắt đầu với một danh sách dài các nhà cung cấp, hãy chắc chắn nhóm dự án đã xây dựng một bảng quyết định tiêu chí. Có 5 tiêu chí cơ bản để cơng ty cân nhắc và so sánh các thông tin thu nhập được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng:

- Đáp ứng nhu cầu cơng ty việc: nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.

Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán

Lợi ích sử dụng phần mềm kế tốn

Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa