3.2 Giải pháp kiến nghị
3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp
Bên cạnh sự hỗ trợ mạnh mẽ từ cơ quan Nhà Nước và nhà cung cấp, thì chính bản thân doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải tự nhận thức được tầm quan trọng của PMKT, phải có tư duy đổi mới, học hỏi kinh nghiệm, đặc biệt là quan điểm của nhà lãnh đạo: xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai lựa chọn giải pháp phù hợp,…quyết định đến sự thành công của hoạt động đổi mới.
- Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ: chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nâng cao nhận thức của mình về phần mềm kế tốn, sử dụng phần mềm kế toán sẽ làm thay đổi quy trình cách thức quản lý trong doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần phải nắm rõ PMKT sẽ làm thay đổi doanh nghiệp về mặt quản lý như thế nào, cần làm gì để hoạt động ứng dụng đạt hiệu quả từ đó có những giải pháp kịp thời khi có những thay đổi. Chủ doanh nghiệp cần trang bị cho mình khung kiến thức để hiểu và sử dụng hiệu quả các hệ thống thông tin: trang bị các quan điểm nền tảng, kiến thức về công nghệ thông tin, các ứng dụng công nghệ, về việc phát triển và triển khai các tiến trình, và cuối cùng là các cách thức về quản lý. Bên cạnh đó việc lựa chọn chuyên viên tư vấn nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực PMKT là quan trọng, để có được những ý tưởng, những phân tích ban đầu thật rõ ràng, bao qt cho tồn doanh nghiệp: chi phí
64
ban đầu gồm những chi phí gì, chi phí ẩn là có thể dự trù là những chi phí gì, bao nhiêu % chi phí phát sinh nằm ngồi dự tốn, có như vậy doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ khơng gặp phải nhiều khó khăn khi ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán. Về nhân lực tham gia dự án, chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa khơng nên q trơng cậy, giao phó hầu như tồn bộ cơng việc tìm kiếm phân tích lựa chọn phần mềm kế toán cho dịch vụ bên ngồi, hãy tận dụng nguồn lực nhân sự hiện có, khuyến khích họ tham gia phát triển dự án mới vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao khả năng tư duy của nhân viên, giúp họ bổ sung kiến thức về PMKT, hiểu rõ hơn công việc hiện tại và làm quen dần với phần mềm kế toán mới.
- Trong giai đoạn phân tích yêu cầu: Khi triển khai PMKT mới, doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải phát triển một kế hoạch triển khai thực tế, khơng chỉ có hoạt động cài đặt phần mềm là chủ yếu mà phải có kế hoạch triển khai cho cả 1 quy trình ứng dụng, đặt biệt là giai đoạn phân tích các yêu cầu thật chi tiết và tồn diện. Điều này địi hỏi chủ doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng nó sẽ đảm bảo cho phần mềm hoạt động như mong đợi. Đồng thời, doanh nghiệp cần huy động nhiều nhân lực tham gia phân tích yêu cầu, càng nhiều ý kiến, yêu cầu càng chi tiết sẽ hỗ trợ cho hoạt động tiếp theo khi đánh giá nhà cung cấp phần mềm tiềm năng có đáp ứng được các yêu cầu doanh nghiệp đã đặt ra. Về tài chính, chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nhận thức đúng khả năng tài chính của đơn vị mình để khi thực hiện dự án khơng bị vượt ngân sách dự tốn, phải thận trọng xem xét PMKT sẽ mang lại lợi ích gì với những chi phí đã đầu tư.
- Trong giai đoạn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp: Bên cạnh việc xem xét các ý kiến của chuyên viên tư vấn, chủ doanh nghiệp nên tìm kiếm lời khuyên khách quan và độc lập từ bên ngoài, chỉ lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có danh tiếng và đáng tin cậy. Tham chiếu những doanh nghiệp cùng quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp mình đã sử dụng hiệu quả từ đó chọn phần mềm kế tốn đóng gói thích hợp. Nên chạy thử bản demo của phần mềm để
65
chọn PMKT phù hợp phải dựa trên quy trình lựa chọn khoa học, gồm các bước như sau: xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm; thu thập các phần mềm kế tốn; tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm; đánh giá, lựa chọn phần mềm.
- Trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế tốn: Chủ doanh nghiệp phải có sự quyết tâm, chấp nhận tăng chi phí đầu tư cũng như xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên môn công nghệ thông tin của doanh nghiệp gắn liền với các hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh. Về nhân lực, một phần mềm kế toán tốt mà nhân viên khơng có trình độ chun mơn để sử dụng thì xem như hoạt động đầu tư khơng hiệu quả. Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nâng cao trình độ sử dụng phần mềm mới của nhân viên, thơng qua các chương trình đào tạo huấn luyện được thực hiện bởi các nhà cung cấp phần mềm. Về an ninh dự liệu, doanh nghiệp nhỏ và vừa cần đầu tư thêm chi phí cho hoạt động lưu trữ bảo mật dữ liệu, đảm bảo dữ liệu luôn trong trạng thái an tồn, và bảo mật khơng bị mất, khơng bị điều chỉnh.
- Trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp: Chi phí trong giai đoạn này cũng rất lớn, đơi khi bằng cả giá mua phần mềm vì vậy chủ doanh nghiệp cần dự phịng trước chi phí bảo trì và nâng cấp, đồng thời nên mua các gói bảo trì phần mềm định kỳ, nhằm hạn chế khi phát sinh phí bảo trì mà doanh nghiệp khơng ký hợp đồng bảo trì định kỳ.