Lợi ích của PMKT có thể được đánh giá thơng qua sự tác động của nó đến sự cải thiện quá trình ra quyết định, chất lượng của thơng tin kế tốn, đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm sốt nội bộ và giao dịch cơng ty thuận lợi ( H.Sajady, M.Dastgir and Hashem Nejad, 2008). Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thấy PMKT sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp của mình ở một số khâu quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Bên dưới là một số lợi ích chủ yếu mà PMKT mang lại cho doanh nghiệp:
1.5.1 Góp phần tự động hóa q trình hoạt động kinh doanh
Phần mềm kế tốn giúp tự động hóa q trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực. PMKT tự động hóa rất nhiều thao tác
27
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ cơng trình, danh mục cơng việc, danh mục nhóm cơng việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ… một khi doanh mục đã xây dựng doanh nghiệp có thể dùng lại mà không phải tốn cơng nhập liệu lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai…sẽ giúp người kế tốn giảm rất nhiều thao tác cơng sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Khơng những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời, giúp giảm đáng kể các thao tác kế toán thủ công và người quản lý.
1.5.2 Cải thiện chất lượng thơng tin ra quyết đinh
Phần mềm kế tốn giúp cơng tác kế tốn chính xác hơn. Sử dụng phần mềm kế tốn khơng chỉ đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá thành… mà cịn giúp doanh nghiệp có thể đối chiếu số liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong q trình hạch tốn của bạn. Cung cấp thơng tin giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý về mặt vật tư hàng hóa, doanh nghiệp có thể xem doanh nghiệp mình cịn hay thiếu vật tư hàng hóa nào, hàng hóa nào bán chạy cần nhập thêm, hàng hóa nào cần bán giảm giá hay thành lý. Nếu doanh nghiệp quản lý về mặt tài chính, doanh nghiệp có thể hiểu rõ về nguồn gốc lãi lỗ, các dịng tiền, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn về mặt đầu tư, huy động vốn hay chi phí. Nếu doanh nghiệp quản lý kinh doanh, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định xem các mảng kinh doanh có lãi cần mở rộng, các mảng kinh doanh khơng có lợi cần thu hẹp. Nếu doanh nghiệp làm marketing, doanh nghiệp có thể hiểu rõ mình nên tập trung vào đối tượng khách hàng nào, những khách hàng nào cần chăm sóc đặc biệt… Tương tự, các nhà quản lý lĩnh vực khác đều có thể xem các sổ sách, báo cáo liên quan để có những quyết định hay dự báo chính xác cho cơng tác của mình. Beke J (2000) cho rằng, sự cải thiện chất lượng thơng tin và q trình ra quyết định có mối liên kết với việc sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn. Những quyết định có chất lượng đạt được khi hệ thống thông tin kế tốn đảm bảo dễ dàng tiếp cận dữ liệu thơng tin được ghi nhận đúng, giảm sai sót, thơng tin kịp thời,
28
đầy đủ…Beke (2010) cũng cho rằng hệ thống thơng tin kế tốn có khuynh hướng tiêu chuẩn hóa mẫu biểu của hoạt động phân tích dữ liệu khi chúng được cung cấp bởi hệ thống thông tin.
1.5.3 Giảm sai sót gian lận
Phần mềm kế tốn giúp doanh nghiệp tránh được việc gian lận hay trộm cắp tiền, tài sản của doanh nghiệp. Với số liệu, thông tin từ phần mềm, bộ phận kiểm tra, kiểm sốt nội bộ có thể theo dõi thường xuyên vật tư, hàng hóa, thành phẩm, phế liệu, cũng như hiệu suất lao động của các bộ phận khác nhau, từ đó có thể xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát ngẫu nhiên, định kỳ hay thường xuyên để giảm thiểu những gian lậu hay trộm cắp có thể xảy ra.
1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế
Phần mềm kế tốn giúp cơng tác báo cáo thuế dễ dàng hơn. Việc doanh nghiệp sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting kết xuất dữ liệu thẳng vào phần mềm kê khai thuế giúp công tác báo cáo thuế nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn. Các số liệu kế tốn chính xác sẽ giúp người làm kế tốn khơng phải đi lại Chi Cục Thuế nhiều lần do những sai sót có thể xảy ra nếu làm kế tốn thủ cơng. Còn nữa, với hệ thống sổ sách báo cáo dễ dàng luôn được cập nhật theo các quy định mới nhất của Chính phủ và có thể truy cập bất kỳ thời điểm nào bạn luôn sẵn sàng chuẩn bị với các khoản thuế phải nộp để đảm bảo tính thanh khoản về thuế của doanh nghiệp. Cũng như vậy, doanh nghiệp ln có thể lập kế hoạch nộp thuế đúng thời hạn với một khoản thuế phù hợp với doanh thu và lợi nhuận để tránh những trường hợp phạt thuế khơng cần thiết có thể xảy ra.
1.5.5 Tiết kiệm chi phí
Phần mềm kế tốn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều loại chi phí. Cơng tác kế tốn nhanh hơn chính xác hơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí nhân sự kế toán. Phần mềm kế toán giúp đội ngũ quản lý giải phóng sức lao động,
29
thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích, dự báo, xây dựng chiến lược, kế hoạch quản lý, sản xuất, kinh doanh tìm ra các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sản xuất, kinh doanh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. PMKT cung cấp việc tiếp cận thông tin khá dễ dàng tất cả các dữ liệu, và khi dữ liệu đó là cần thiết, nó sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của máy chủ, người sử dụng chỉ tìm kiếm những thông tin đã yêu cầu. Thông tin lưu trữ an tồn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm thơng tin. Quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh, hiểu rõ những chi phí cần thiết và khơng cần thiết sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản không hề nhỏ.
Booth và cộng sự (2000), Granlund và Malmi (2002) cho rằng cấu trúc thông tin phổ biến rộng trong tổ chức và tích hợp hệ thống thơng tin có thể tạo ra những lợi ích nói chung trong việc tăng hiệu quả xử lý nghiệp vụ, tiếp cận thông tin chất lượng cao hơn và hỗ trợ nhiều hơn cho các báo cáo. Bằng chứng từ một cuộc khảo sát ở những công ty đã lựa chọn hệ thống thơng tin kế tốn và ảnh hưởng của nó đến hoạt động kế toán quản trị khẳng định nó mang lợi rất nhiều lợi ích ( Spathis và Constantinides, 2002). Lợi ích cao nhất được cho là tăng tính linh hoạt về tạo thơng tin, nâng cao chất lượng của thông tin. Đặc biệt hơn, hệ thống thơng tin kế tốn được mong đợi để giảm chi phí từ việc nâng cao hiệu quả thơng qua sự tin học hóa, và nâng cao hoạt động ra quyết định bằng cách cung cấp thơng tin chính xác và cập nhật thơng tin tồn tổ chức, và sau đó, cả hai điều này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động của công ty (Posten và Grabski, 2001)
Kết luận chương 1: Kết thúc chương 1, nghiên cứu trình bày tóm tắt những vấn đề
mang tính lý luận của nghiên cứu bao gồm: khái niệm cũng như một số vấn đề liên quan đến phần mềm kế tốn, các chi phí phát sinh trong tưng giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm, và lợi ích mà phần mềm kế tốn mang lại cho doanh nghiệp. Người đọc sẽ có cái nhìn tổng quan về phần mềm kế tốn, bước sang chương 2 sẽ trình bày chi tiết về thực trạng ảnh hưởng của các thành phần chi phí với quyết định lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay.
30
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN ĐẾN QUYẾT
ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN