- Sau khi HĐND thành phố ban hành Nghị quyết phê chuẩn dự toán chi NSĐP, Sở Tài chính tham mưu cho UBND thành phố quyết định giao dự toán
3.3.1.1. Hoàn thiện các ứng dụng trong chương trình kế toán ngân sách tại KBNN và chương trình Quản lý ngân sách tại cơ quan tài chính
KBNN và chương trình Quản lý ngân sách tại cơ quan tài chính
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho công tác quyết toán được nhanh chóng và dễ dàng hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát chi NSĐP. Như đã phân tích ở trên, chương trình kế toán ngân sách tại KBNN và chương trình Quản lý ngân sách tại Sở Tài chính mặc dù đã được nâng cấp nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ thực tế. Dữ liệu chi của KBNN chuyển về Sở Tài chính chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý, có chứng từ không thể hiện tên đơn vị (do mã đơn vị sử dụng ngân sách ở cơ quan tài chính và KBNN không đồng nhất), không có nội dung chi. Dữ liệu chi của KBNN cũng chỉ để theo dõi, kiểm tra, phục vụ các yêu cầu trong quá trình chấp hành ngân sách, chưa được xem là dữ liệu chính thức để tổng hợp quyết toán. Hơn nữa hiện nay trong chương trình ứng dụng chưa có sự phân biệt giữa các khoản chi cân đối và các khoản chi từ nguồn thu để lại quản lý qua ngân sách, vì vậy khi tổng hợp quyết toán chi ngân sách, kế toán phải can thiệp bằng phương pháp thủ công. Để giúp công tác kiểm soát tổng hợp quyết toán chi ngân sách được nhanh chóng và có cơ sở thì yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải tổ chức thực hiện các ứng dụng, nâng cấp chương trình kế toán ngân sách tại KBNN và chương trình Quản lý ngân sách tại cơ quan tài chính, cụ thể:
(1) Cần phải thống nhất bộ mã đơn vị sử dụng ngân sách trong cả hai chương trình ứng dụng: Theo quy định của Bộ Tài chính, Sở Tài chính là đơn vị cấp mã đơn vị sử dụng ngân sách, việc này trước nay đã được hai cơ quan
phối hợp làm tốt đối với các đơn vị sử dụng kinh phí NSNN do KBNN kiểm soát thanh toán, đối với các đơn vị không thực hiện rút dự toán tại KBNN thì mã đơn vị chưa được sử dụng thống nhất. Hạn chế này còn xuất phát từ việc mã đơn vị sử dụng ngân sách chưa được KBNN các cấp và cơ quan tài chính nhìn nhận và quan tâm đúng mức. Vì vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và phục vụ công tác quyết toán NSĐP thì bộ mã đơn vị sử dụng ngân sách phải được cập nhật thống nhất trong cả hai chương trình ứng dụng. Khi phát sinh thêm đơn vị được ngân sách hỗ trợ, Sở Tài chính mở mã đơn vị sử dụng ngân sách mới, lập lệnh chi tiền chuyển KBNN. Căn cứ vào mã đơn vị trên lệnh chi tiền, KBNN khai báo mã đơn vị sử dụng ngân sách mới, đảm bảo khớp đúng với mã đơn vị Sở Tài chính đã mở.
(2) Trong quá trình nhập dữ liệu chứng từ chi vào chương trình kế toán, cán bộ kế toán KBNN phải kiểm tra, đối chiếu các yếu tố trên chứng từ đã nhập vào chương trình, đảm bảo tất cả các yếu tố trên chứng từ phải được nhập đầy đủ, đặc biệt là phải có nội dung chi. Trưởng phòng kế toán khi duyệt chứng từ thanh toán phải kiểm tra các yếu tố trên chứng từ đã được nhập vào đầy đủ vào chương trình thì mới duyệt chi.
(3) Đối với chương trình QLNS tại cơ quan tài chính cần hoàn thiện thêm phần quyết toán chi NSĐP. Bên cạnh việc hoàn thiện các biểu mẫu quyết toán, chương trình phải được thiết kế cho phép chuyển dữ liệu chi ngân sách từ phần chấp hành sang phần tổng hợp quyết toán, việc nhập trực tiếp dữ liệu quyết toán chi của từng đơn vị sử dụng ngân sách vào chương trình QLNS chỉ sử dụng trong trường hợp dữ liệu chi có sự cố bất ngờ, không khắc phục kịp. Đối với phần khai báo công thức quyết toán chi ngân sách của các biểu quyết toán cần bổ sung thêm tiêu chí tập hợp quyết toán theo mã nguồn để chương trình có thể kết xuất được các biểu mẫu quyết toán chi NSĐP theo
quy định, hạn chế được sự can thiệp bằng phương pháp thủ công trong việc bóc tách, điều chỉnh giữa các lĩnh vực chi.