- Sau khi HĐND thành phố ban hành Nghị quyết phê chuẩn dự toán chi NSĐP, Sở Tài chính tham mưu cho UBND thành phố quyết định giao dự toán
2.2.2.2. Công tác kiểm soát chi trả, thanh toán các khoản chi ngân sách địa phương
phương
Kiểm soát chi trả, thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Theo quy định tại Thông tư 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ tài chính về hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN thì kết thúc năm kế hoạch, KBNN quyết toán sử dụng vốn đầu tư với cơ quan Tài chính đồng cấp theo quy định về quyết toán NSNN. Vì vậy công tác kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN là khâu hết sức quan trọng, quyết định chất lượng quyết toán vốn đầu tư hàng năm.
- Căn cứ kiểm soát vốn XDCB: Văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án, nếu là dự án đầu tư phải có Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; dự toán kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp đấu thầu), Quyết định chỉ định thầu hoặc quyết định giao nhiệm vụ; hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với nhà thầu; kế hoạch vốn hàng năm và thông báo kế hoạch vốn của Sở Tài chính. Ngoài ra, đối với từng lần đề nghị rút vốn, đơn vị phải lập chứng từ thanh toán, tạm ứng kèm theo các hồ sơ chứng từ liên quan. Quy trình kiểm soát, thanh toán vốn được thực hiện tại KBNN Đà Nẵng tại sơ đồ 2.4.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư tại KBNN Đà Nẵng
(1) Chủ đầu tư gửi hồ sơ, chứng từ đề nghị rút vốn đến phòng Thanh toán vốn đầu tư để kiểm soát thanh toán.
(2) Cán bộ thanh toán kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lý của các tài liệu; kiểm tra việc áp dụng các định mức, đơn giá của dự toán so với quy định hiện hành, hợp đồng kinh tế (nếu có),..; kiểm tra mức vốn đề nghị tạm ứng theo quy định (đối với trường hợp đề nghị tạm ứng), tính toán, thống nhất số liệu và kết quả tính toán với chủ đầu tư, xác định số vốn thanh toán và số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (đối với trường hợp đề nghị thanh toán vốn), ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong chứng từ, ký và trình Trưởng phòng.
(3) Trên cơ sở nguồn vốn hiện có, Trưởng phòng kiểm tra, ký chứng từ, trình Giám đốc KBNN.
(4) Sau khi được Giám đốc phê duyệt, Phòng Thanh toán vốn chuyển chứng từ sang phòng Kế toán để thanh toán.
(5) Kế toán thanh toán kiểm tra hồ sơ, trình Trưởng phòng.
(6) Trên cơ sở tồn quỹ ngân sách hiện có, Trưởng Phòng Kế toán ký và trình Giám đốc phê duyệt.
(7) Giám đốc phê duyệt, xuất quỹ thanh toán kinh phí cho đơn vị. Chủ đầu tư (8) GIÁM ĐỐC (6) Cán bộ thanh toán Trưởng phòng Phòng Thanh toán vốn đầu tư
(2) Cán bộ kế toán Trưởng phòng Phòng Kế toán (5) (1) (3) (4) (7) KBNN ĐÀ NẴNG
(8) Sau khi hoàn tất việc thanh toán, Phòng kế toán lưu 1 liên chứng từ và chuyển 2 liên còn lại về phòng Thanh toán vốn đầu tư để lưu hồ sơ dự án và trả lại chủ đầu tư.
Kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên
Tất cả các khoản chi thường xuyên từ nguồn NSNN đều phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính, KBNN trong quá trình cấp phát, thanh toán. Số liệu này là cơ sở để tổng hợp quyết toán chi ngân sách hàng năm. Trong quá trình kiểm soát thanh toán, KBNN chỉ thực hiện thanh toán, cấp phát đối với những khoản chi đã có trong dự toán chi ngân sách, phân bổ theo mục lục NSNN và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền chuẩn chi, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chế độ định mức chi của Nhà nước; đối với đơn vị được phép khoán chi hành chính và đơn vị sự nghiệp có thu thì phải phù hợp với Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế trả lương do đơn vị xây dựng và được toàn thể cán bộ công nhân viên thông qua. Trường hợp đơn vị chi không đúng quy định, không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, KBNN sẽ đình chỉ, từ chối thanh toán, chi trả, thông báo cho đơn vị và Sở Tài chính. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện theo sơ đồ 2.5.
Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Đà Nẵng
Đơn vị sử dụng ngân sách GIÁM ĐỐC KBNN Cán bộ thanh toán Trưởng phòng Phòng Kế toán KBNN (2) (1) (3) (4)
(1) Các đơn vị gửi hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán đến Phòng Kế toán để cán bộ thanh toán kiểm soát thanh toán: lệnh chuẩn chi, Giấy rút dự toán ngân sách kèm theo bảng kê chi tiết các khoản chi theo mục lục NSNN.
(2) Cán bộ thanh toán kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lý của các tài liệu; kiểm tra việc áp dụng các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi như: đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương là bản đăng ký biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt, phương án chi trả tiền lương của đơn vị, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương; đối với những khoản chi mua sắm, sửa chữa nhỏ hồ sơ chứng từ là dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ được duyệt, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như séc, uỷ nhiệm chi...; đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh toán có chữ ký của Thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền, Kế toán trưởng; số dư dự toán đơn vị. Sau khi kiểm tra hồ sơ, kế toán thanh toán ký chứng từ, trình Kế toán trưởng.
(3) Trên cơ sở tồn quỹ ngân sách hiện có, Kế toán trưởng ký chứng từ, trình Giám đốc duyệt chi.
Đối với trường hợp chi bằng lệnh chi tiền, căn cứ vào Quyết định UBND thành phố, Sở Tài chính lập lệnh chi gởi KBNN Đà Nẵng, KBNN căn cứ Lệnh chi tiền xuất quỹ thanh toán, chuyển thẳng kinh phí về tài khoản đơn vị thụ hưởng ngân sách. Đây là hình thức cấp trực tiếp cho đơn vị không kiểm soát qua KBNN, tuy nhiên trong các năm qua số kinh phí cấp phát bằng hình thức này là khá lớn. Tình hình cấp phát bằng lệnh chi tiền trong các năm 2004, năm 2005 như sau (Đơn vị tính: triệu đồng):
Bảng 2.1: Tình hình cấp phát bằng lệnh chi tiền năm 2004 năm 2005
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005
1. Vốn xây dựng cơ bản 18.435 15.656
2. Kinh phí thường xuyên 196.904 202.632
- Cấp cho các đơn vị HCSN 53.267 46.147
- Cấp cho các Công ty, BQL 18.250 24.142
- Cấp cho các đơn vị khác 125.387 132.343
Tổng cộng 215.339 218.288
(Nguồn số liệu: KBNN Đà Nẵng)
Nhìn chung công tác kiểm soát chi KBNN đã góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính của đơn vị, đảm bảo cho việc chi tiêu ngân sách được tiết kiệm và hiệu quả hơn. Tuy nhiên công tác kiểm soát của KBNN hiện nay vẫn còn một số hạn chế làm ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát quyết toán chi NSĐP, nguyên nhân:
+ Chất lượng dự toán chưa cao, việc phân bổ dự toán có nhiều điểm còn chưa phù hợp vì vậy trong quá trình chấp hành chi ngân sách, tình trạng điều chỉnh, bổ sung dự toán chi phát sinh khá nhiều, ảnh hưởng lớn đối với công tác kiểm soát chấp hành chi ngân sách, đặc biệt là chi XDCB mỗi năm phải bổ sung chi XDCB ngoài kế hoạch hàng trăm tỷ đồng.
+ Tình trạng cấp kinh phí bằng lệnh chi tiền còn quá lớn, do không được kiểm soát qua KBNN nên có nhiều trường hợp chi vượt tiêu chuẩn, định mức cho phép nhưng vẫn được đơn vị tổng hợp vào quyết toán năm. Số cấp phát bằng hình thức này càng ngày càng tăng, gây áp lực lớn đối với công tác thẩm tra quyết toán chi đơn vị sử dụng ngân sách cũng như kiểm soát quyết toán chi NSĐP.
+ Việc kiểm soát hạch toán chi theo mục lục NSNN chưa được chú trọng, nhiều nội dung chi hạch toán theo mục lục NSNN không phù hợp,
nhiều mục chi đã bị hủy bỏ nhưng vẫn được hạch toán như tiểu mục 07 của mục 145; có mục chi chỉ phát sinh ở NSTW nhưng vẫn được hạch toán tại địa phương như mục 134, tiểu mục 01 “chênh lệch tỷ giá ngoại tệ NSNN”,...