(1) Quy trình tổng hợp, lập báo cáo quyết toán chi NSĐP
- Theo quy định, việc tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán NSNN phải thống nhất về chứng từ, mục lục NSNN, hệ thống tài khoản, sổ sách, mẫu biểu báo cáo, phương pháp hạch toán, lập sổ, phương pháp lập, thời gian gửi báo cáo, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, mã số nguồn vốn chi.
- Đối với việc lập, gửi và xét duyệt báo cáo quyết toán phải thực hiện theo các quy định cụ thể sau:
+ Đối với đơn vị dự toán: sau khi thực hiện xong công tác khóa sổ cuối ngày 31/12 hàng năm, đơn vị dự toán đối chiếu số liệu với cơ quan tài chính và KBNN, đảm bảo khớp đúng về tổng số và chi tiết, tiến hành lập báo cáo quyết toán năm để gửi xét duyệt theo trình tự sau:
* Đơn vị dự toán cấp dưới lập báo cáo quyết toán năm gửi đơn vị dự toán cấp trên. Trong thời gian tối đa là 20 ngày kể từ ngày nhận báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới, đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm xét duyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán. Sau 10 ngày nhận được thông báo xét duyệt quyết toán của đơn vị dự toán cấp trên, đơn vị dự toán cấp dưới không có ý kiến gì khác thì coi như đã chấp nhận để thi hành.
* Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm duyệt báo cáo quyết toán của các đơn vị trực thuộc và tổng hợp báo cáo quyết toán năm của đơn vị mình và gửi cơ quan tài chính đồng cấp sau khi có xác nhận của KBNN và Kiểm toán. Cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định quyết toán năm cho các đơn vị dự toán cấp I trong thời gian tối đa 10 ngày đối với cấp huyện, 20 ngày đối với cấp tỉnh, 30 ngày đối với cấp trung ương kể từ ngày nhận được báo cáo quyết toán. Sau 10 ngày nhận được thông báo thẩm định quyết toán của cơ quan tài
chính, đơn vị dự toán cấp I không có ý kiến gì khác thì coi như đã chấp nhận để thi hành. Nếu phát hiện có sai sót, cơ quan tài chính yêu cầu cơ quan duyệt quyết toán điều chỉnh lại cho đúng đồng thời xử lý hoặc đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.
* Cơ quan tài chính đồng cấp có quyền tham gia xét duyệt quyết toán năm đối với đơn vị dự toán trực thuộc cấp I (nếu thấy cần thiết). Đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính đồng cấp có quyền xuất toán, thu hồi các khoản chi không đúng chế độ và không nằm trong dự toán được duyệt đồng thời ra lệnh nộp các khoản phải nộp vào NSNN theo chế độ quy định.
- Đối với cơ quan tài chính các cấp: có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán chi ngân sách cấp dưới, lập báo cáo quyết toán chi ngân sách cấp mình, tổng hợp quyết toán chi trình UBND cùng cấp xem xét gửi cơ quan tài chính cấp trên đồng thời trình HĐND cùng cấp phê chuẩn. Đối với Bộ Tài chính thẩm tra báo cáo quyết toán chi ngân sách cấp tỉnh, lập báo cáo quyết toán chi NSTW, tổng hợp báo cáo tổng quyết toán chi trình Chính phủ để trình Quốc hội phê chuẩn. Riêng đối với quyết toán chi ngân sách cấp tỉnh và trung ương phải đồng gởi cơ quan KTNN.
- Đối với các chủ đầu tư: Kết thúc năm kế hoạch chủ đầu tư phải lập bảng đối chiếu số liệu thanh toán vốn đầu tư cho từng dự án về số thanh toán trong năm và lũy kế số thanh toán từ khởi công đến hết niên độ NSNN gửi KBNN đối chiếu, xác nhận đồng thời phải báo cáo thực hiện vốn đầu tư trong năm của từng dự án gửi cấp có quyết định đầu tư, KBNN, cơ quan tài chính đồng cấp vào ngày 10/1 năm sau.
(2) Yêu cầu trong công tác quyết toán chi ngân sách:
+ Phải lập đầy đủ các báo cáo tài chính và gửi kịp thời các loại báo cáo đó cho các cơ quan có thẩm quyền xét duyệt theo đúng chế độ quy định.
+ Số liệu trong các báo cáo phải đảm bảo chính xác, trung thực. Các báo cáo tài chính phải theo đúng các nội dung chi trong dự toán được duyệt và theo đúng mục lục ngân sách đã quy định.
+ Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị dự toán các cấp trước khi trình cơ quan có thẩm quyền phê chuẩn phải có xác nhận của KBNN đồng cấp.
+ Báo cáo quyết toán ngân sách không được để xảy ra tình trạng quyết toán số chi lớn hơn số thu.
+ Các báo cáo tài chính cần thiết trong quyết toán ngân sách. (3) Quy trình kiểm soát quyết toán chi NSĐP
- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn, định mức chi tiêu cho từng nhiệm vụ chi phù hợp với tình hình thực tế, mục tiêu, nhu cầu nhiệm vụ chi của từng đơn vị thụ hưởng ngân sách; xây dựng hệ thống biểu mẫu quyết toán trên cơ sở yêu cầu mục tiêu quản lý của nhà nước.
- Đánh giá việc thực hiện quyết toán chi ngân sách theo những tiêu chuẩn, định mức, chế độ, hệ thống biểu mẫu và thuyết minh quyết toán đã quy định. Từ đó các nhà quản lý nắm được thực trạng công tác quản lý chi tiêu ngân sách của đơn vị mình.
- So sánh việc thực hiện quyết toán với dự toán, định mức, chế độ chi tiêu và hệ thống biểu mẫu quyết toán đã xây dựng nhằm xác định chênh lệch.
- Phân tích nguyên nhân chênh lệch, nhân tố gây ra chênh lệch, tính toán mức độ ảnh hưởng.
- Đưa ra các quyết định cần thiết để điều chỉnh việc quản lý chi tiêu ngân sách, điều chỉnh số liệu quyết toán ngân sách đảm bảo phù hợp với quy định thực tế và trong tương lai.
Cơ sở pháp lý và kỹ thuật của hoạt động kiểm soát quyết toán chi NSNN đó là Luật NSNN, các văn bản pháp quy quy định về tiêu
chuẩn, định mức chi tiêu NSNN đối với từng lĩnh vực, từng đơn vị cụ thể, các văn bản hướng dẫn về quyết toán ngân sách.
Để công tác quản lý chi NSNN được hiệu quả, tiết kiệm, phản ánh đúng thực trạng tình hình sử dụng tài chính trong năm, đòi hỏi công tác kiểm soát chi NSNN mà trong đó đặc biệt là công tác kiểm soát quyết toán phải được tiến hành tốt và triệt để. Việc kiểm soát phải được thực hiện ở tất cả các cơ quan đơn vị, địa phương, vừa đảm bảo hiệu quả hoạt động chi tiêu tại đơn vị, vừa đảm bảo cho công tác quản lý ngân sách của cơ quan tài chính được chặt chẽ. Kiểm soát được thực hiện trong tất cả các khâu: lập dự toán, chấp hành dự toán, kế toán và quyết toán ngân sách; rà soát các mục tiêu và các định mức, các yêu cầu về mặt pháp lý, các tiêu chuẩn quy định.
(4) Nội dung kiểm soát quyết toán chi NSNN
- Căn cứ kiểm soát: Luật NSNN; mục lục NSNN; các văn bản quy định về chế độ, định mức chi tiêu, văn bản hướng dẫn về quyết toán NSNN; dự toán được duyệt đầu năm; dự toán được điều chỉnh đã được phê duyệt nếu có; thông báo số cấp phát qua KBNN đối với từng nguồn và từng mục.
- Đối tượng kiểm soát: Quyết toán chi NSNN của đơn vị thụ hưởng ngân sách, cơ quan tài chính cấp dưới, quyết toán chi NSĐP (tính hợp lý, hợp pháp của các số liệu, cách thức tính toán chi tiêu đối với các nội dung chi đã được cấp có thẩm q uyền phê duyệt, việc hạch toán và phương pháp ghi chép sổ sách của đơn vị sử dụng NSNN, phương thức tổng hợp và giải trình quyết toán chi NSĐP).
- Phương thức kiểm soát kế toán và quyết toán ngân sách + Đối với cơ quan Tài chính:
Thực hiện thẩm định và thông báo thẩm định quyết toán năm đối với các đơn vị dự toán cấp I hoặc đối với đơn vị HCSN thụ hưởng ngân sách
(trong trường hợp đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị thụ hưởng ngân sách – đơn vị dự toán cấp III) và cơ quan tài chính cấp dưới.
Kiểm soát tuân thủ các quy định của Luật NSNN và mục lục NSNN trong báo cáo quyết toán của đơn vị. Kiểm soát tính hợp pháp của các khoản chi trong tổng dự toán được duyệt, xác định rõ nguyên nhân thay đổi dự toán, nguyên nhân không thực hiện đúng với tổng dự toán được duyệt từ đầu năm.
Kiểm soát việc lập quyết toán chi ngân sách thành phố, tổng hợp quyết toán chi NSĐP. Việc kiểm soát phải được thực hiện trên cả mục lục NSNN và số tiền, đảm bảo hạch toán kế toán phản ánh đúng tính chất, nghiệp vụ kinh tế, đúng tiêu chuẩn, định mức chi và theo đúng quy định của Luật NSNN.
Với mục tiêu xác nhận, đánh giá, nhận xét các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã đánh giá, nhận xét, xác nhận. Thông qua thẩm định quyết toán đã góp ý kiến với các đơn vị chủ quản (dự toán cấp I) nhằm sửa chữa sai sót, vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị; kiến nghị với các cấp có thẩm quyền xử lý những vi phạm chế độ kiểm toán, tài chính của nhà nước; đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính, kế toán cần thiết.
+ Đối với cơ quan chủ quản và các đơn vị dự toán cấp I
* Kiểm soát kế toán: Hệ thống kế toán trong các đơn vị HCSN là toàn bộ các thủ tục cho phép xử các nghiệp vụ, có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Hệ thống kế toán là một kiểm soát của các nhà quản lý. Các yếu tố của hệ thống kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, tổng hợp những chỉ tiêu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo, phản ảnh
trung thực tình hình tài chính của các đơn vị. Để kiểm soát có hiệu quả chứng từ, sổ sách và báo cáo của các đơn vị dự toán cần chú ý: (1) phải đánh số chứng từ liên tục để dễ dàng kiểm soát, tránh thất lạc và sao lại khi cần thiết, (2) chứng từ và sổ sách phải được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, (3) cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách phải ngắn gọn, dễ hiểu, (4) tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, (5) chứng từ và sổ sách kế toán phải theo đúng mẫu, phù hợp với quy định của nhà nước và được đóng lại chắc chắn, đánh số trang để dễ dàng lưu trữ, bảo quản theo nguyên tắc bảo mật.
* Kiểm soát quyết toán tại đơn vị: thực hiện kiểm tra, kiểm soát tính tuân thủ của công tác chấp hành Luật NSNN, Mục lục NSNN , hệ thống các văn bản quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi cho từng nội dung chi như: lương, phụ cấp, hội nghị, công tác phí, điện thoại, quy định về đầu tư, xây dựng và mua sắm... của đơn vị trực thuộc và đơn vị mình.
Đối với các khoản chi thường xuyên cho con người: yêu cầu phải tập hợp các bảng chi lương, phụ cấp, thưởng có ký nhận của 12 tháng trong năm. Trên cơ sở tính toán quỹ lương thực chi trong năm cùng với sự biến động thực của biên chế từng tháng, đối chiếu với mức phụ cấp, tiền thưởng, đối chiếu với dự toán đã được duyệt đầu năm và lên số thực chi trong biên bản duyệt quyết toán năm.
Đối với các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: phải đối chiếu chứng từ thực thu thực chi của các đơn vị cung cấp và hợp đồng (nếu có) sau đó xem xét định mức cho từng mục và dự toán được duyệt đầu năm, sao không cho được vượt định mức và không chi âm so với dự toán được duyệt đầu năm.
Các mục mua sắm sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn cần phải xem xét thủ tục tiến hành và đối chiếu danh mục đã được duyệt đầu năm, nếu
không đúng, đủ thủ tục thì đề nghị hoàn thiện hồ sơ, nếu không thực hiện thì yêu cầu xuất toán những khoản chi không đúng quy định.
Sử dụng kiểm toán nội bộ hoặc thuê kiểm toán độc lập các công trình XDCB, trang bị mua sắm mới có giá trị lớn. Đây là công việc độc lập đối với công tác tự kiểm tra của hệ thống kiểm soát cấp trên và hết sức cần thiết cho công tác quyết toán NSNN, thực sự là cần thiết khi dựa vào các bộ phận độc lập này để có thêm căn cứ cho việc thông báo và phê duyệt quyết toán năm của đơn vị.