CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
1.3 Hệ thống quản lý tích hợp
1.3.3 Các mơ hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam
Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống quản lý, do đó khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý tích hợp họ cũng chọn lựa cho mình giải pháp phù hợp. Các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV) đã đƣa ra 3 cách thức phổ biến mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý tích hợp cho tổ chức của mình gồm:
1.3.3.1 Xây dựng một hệ thống tích hợp hồn tồn mới dựa trên các nguyên tắc cũng như cấu trúc và q trình của tổ chức
Mọi tổ chức đều có thể thực hiện đƣợc giải pháp này dù đã có hay khơng có các hệ thống quản lý cho từng mảng hoạt động riêng rẽ. Lợi ích chính của hƣớng tiếp cận này là hệ thống mới sẽ có sự liên kết, mạch lạc và nhất quán trong toàn bộ các cấp của tổ chức. Tuy nhiên, hệ thống quản lý tích hợp hồn tồn mới này cũng là
vấn đề cần cân nhắc đối với các doanh nghiệp đã và đang có các hệ thống quản lý hoạt động ổn định và không muốn gây nên sự xáo trộn lớn trong hệ thống. Việc xây dựng một hệ thống tích hợp hồn tồn mới này sẽ gây lãng phí kết quả thực hiện hệ thống và các nguồn lực hiện có.
Tiến trình xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo cách tiếp cận này tƣơng tự nhƣ các bƣớc xây dựng một hệ thống gồm các bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Thể hiện cam kết
- Bƣớc 2: Lên kế hoạch và tổ chức
- Bƣớc 3: Xác định và phân tích các q trình hoạt động - Bƣớc 4: Triển khai theo kế hoạch
- Bƣớc 5: Thiết kế các yếu tố theo yêu cầu - Bƣớc 6: Văn bản hóa các yếu tố theo yêu cầu - Bƣớc 7: Tiến hành áp dụng
- Bƣớc 8: Xác nhận việc áp dụng
1.3.3.2 Tích hợp có hai hay nhiều hơn hai mảng hoạt động đã có các hệ thống quản lý tương ứng
Phƣơng pháp tiếp cận này phổ biến ở các tổ chức đang có hai hay nhiều hơn hai mảng hoạt động đã có các hệ thống quản lý tƣơng ứng. Việc tích hợp này sẽ tận dụng hệ thống hiện có, giúp tinh gọn hệ thống và giải quyết các rƣờm rà trong các công tác quản lý. Tuy nhiên cần phân tích kỹ lƣỡng các điểm tƣơng đồng để quyết định sẽ kết hợp các yêu cầu nào. Tất cả các thành phần phải đƣợc hài hòa từ các mảng hoạt động nếu muốn có một hệ thống thực sự tích hợp và hiệu quả. Khi lựa chọn các thành phần chung, các tổ chức sẽ quyết định nên hay không việc giảm bớt hay tăng cƣờng các hoạt động khi mà các thành phần chung đƣợc yêu cầu phải thực hiện theo tiêu chuẩn riêng rẽ.
Trong nghiên cứu tích hợp hệ thống quản lý môi trƣờng (ISO 14001) và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) cho công ty
Ajinomoto Việt Nam tác giả Nguyễn Thị Nhung và các cộng sự đã đề xuất mơ hình thực hiện gồm 7 bƣớc để tích hợp các hệ thống riêng rẽ sẵn có nhƣ hình 1.6
Hình 1.6: Mơ hình tích hợp các hệ thống riêng rẽ sẵn có
(Nguồn: Nguyễn Thị Nhung và các cộng sự, 2010)
1.3.3.3 Tích hợp hệ thống quản lý mới vào hệ thống quản lý hiện có
Nền tảng của hệ thống quản lý tích hợp có thể đƣợc xây dựng và bổ sung thêm các thành phần cần thiết từ các nguyên tắc khác để bao trùm đƣợc những yêu cầu của các hệ thống quản lý cần tích hợp. Do đó tổ chức có thể tận dụng các hệ thống quản lý hiện có và giảm đƣợc các nguồn lực khi muốn triển khai thêm hệ thống mới. Cách tiếp cận này tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp đang vận hành hệ thống ổn định và đang có nhu cầu thiết lập thêm một số tiêu chuẩn liên quan khác. Tổ chức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống cần tích hợp và các yêu cầu của hệ
Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định Đại diện lãnh đạo
Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp
Xác định các q trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp
Xem xét toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng
Triển khai áp dụng
Kiểm tra việc thực hiện
thống quản lý hiện có để xác định những yêu cầu tổ chức đã và đang thực hiện và những công việc cần thực hiện thêm trong thời gian tới.
Các bƣớc thực hiện gồm:
- Bƣớc 1: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp - Bƣớc 2: Xác định những yêu cầu sẵn có
- Bƣớc 3: Thiết lập hệ thống văn bản - Bƣớc 4: Thực hiện hệ thống tích hợp - Bƣớc 5: Thẩm tra hệ thống tích hợp - Bƣớc 6: Cải tiến hệ thống
Nhƣ vậy, giải pháp tích hợp hệ thống quản lý đƣợc đƣa ra để xây dựng một hệ thống quản lý duy nhất, gắn kết các mảng hoạt động và các yêu cầu của các hệ thống quản lý khác nhau trong tổ chức. Để tiến hành áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, các tổ chức sẽ gặp phải nhiều khó khăn, tuy nhiên hệ thống này sẽ mang đến cho tổ chức nhiều lợi ích nếu xây dựng thành công. Tùy theo đặc điểm phát triển của tổ chức, các doanh nghiệp có thể chọn lựa cách tiếp cận và mơ hình xây dựng hệ thống quản lý tích hợp này theo nhiều cách phù hợp.