CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
1.4 Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý
Hiện nay chƣa có thống kê chính thức số lƣợng các doanh nghiệp áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý cũng nhƣ số doanh nghiệp đã tiến hành tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam. Theo số liệu thống kê của tổ chức chứng nhận NQA Việt Nam thì có đến 84% khách hàng của tổ chức này đang áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý chất lƣợng và 91.4% số lƣợng khách hàng này đã tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý của họ ở nhiều mức độ từ đơn giản (tích hợp một vài tài liệu tƣơng tự nhƣ chính sách, mục tiêu, mơ tả cơng việc) đến tích hợp hoàn toàn thành một hệ thống duy nhất. Các hệ thống quản lý thƣờng đƣợc tích hợp trong các doanh nghiệp nhƣ:
- ISO 14001 và OHSAS 18001 - ISO 9001 và HACCP
Tuy nhiên, theo ông Lê Phƣớc Kiệm, Viện trƣởng Viện Doanh Nghiệp Việt Nam thì hiện nay do các tổ chức chứng nhận vẫn tiến hành cơng nhận tính phù hợp cho từng hệ thống riêng rẽ nên ít ngƣời biết đến các hoạt động tích hợp đƣợc tiến hành ở các doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng nên cân nhắc nhiều yếu tố trƣớc khi quyết định tích hợp nhƣ:
- Tính cấp thiết: doanh nghiệp có đang chịu sức ép từ khách hàng hay các bên liên quan, ban lãnh đạo có quyết tâm thực hiện, sự thay đổi có gây tác động tiêu cực gì đến nhân viên hay khơng.
- Cơng tác đào tạo: doanh nghiệp cần những nhân viên hiểu rõ những yêu cầu của hệ thống tích hợp để khơng những vận dụng đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn mà cịn có thể đƣa ra các cải tiến để phù hợp hơn với những thay đổi của doanh nghiệp.
- Chi phí: q trình tích hợp hệ thống quản lý là một quá trình lâu dài với sự tham gia của tất cả mọi ngƣời trong cơng ty và chun gia tƣ vấn bên ngồi nên vấn đề chi phí cũng phải đƣợc cân nhắc.
Trên thực tế cũng đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng thành cơng việc tích hợp hệ thống quản lý chất lƣợng. Theo bà Đỗ Thị Tƣơi, chuyên gia tƣ vấn hệ thống quản lý đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong xây dựng các hệ thống quản lý tại doanh nghiệp, thì các giai đoạn sau đây quyết định thành công của dự án tích hợp:
- Giai đoạn chuẩn bị: doanh nghiệp cần có đầy đủ các nguồn lực cần thiết và một kế hoạch triển khai cụ thể với quyết tâm thực hiện của Ban Giám Đốc. Do vậy, các tổ chức nên cân nhắc để quyết định thời điểm triển khai thực hiện thích hợp cũng nhƣ tránh việc chạy theo thành tích để việc tích hợp các hệ thống thực sự đạt đƣợc hiệu quả.
- Giai đoạn đào tạo: tất cả các nhân viên phải hiểu rõ về dự án và sẵn sàng ủng hộ thực hiện. Công tác đào tạo cần đƣợc chú trọng thực hiện ở tất cả các cấp
để toàn bộ nhân viên đều thấu hiểu, thơng suốt và có thể tự thực hiện các cải tiến sau khi đã tích hợp hệ thống. Các doanh nghiệp cần tránh việc chỉ đào tạo cho một cá nhân hay một bộ phận chuyên trách mà bỏ qua các nhân viên ở các phòng ban khác. Một hệ thống quản lý hiệu quả đòi hỏi phải sự tham gia của tất cả mọi ngƣời trong toàn tổ chức.
- Giai đoạn duy trì cải tiến liên tục: đây là giai đoạn các doanh nghiệp thƣờng hay bỏ qua và dễ dẫn đến thất bại của dự án sau khi đã đƣợc chứng nhận hay đạt đƣợc chứng chỉ. Nguyên nhân có thể từ việc thiếu cam kết, thiếu hỗ trợ từ Ban lãnh đạo/ ban tƣ vấn sau khi đã đạt đƣợc mục tiêu đặt ra ban đầu hoặc vấn đề đào tạo nhân viên qua loa, không thấu hiểu hết các yêu cầu của tiêu chuẩn nên không thể tự vận hành hệ thống sau khi khơng cịn sự hƣớng dẫn của chuyên gia tƣ vấn bên ngồi.
Tóm tắt chƣơng 1
Trong chƣơng 1, tác giả đã trình bày các lý thuyết có liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng. Từ những điểm tƣơng đồng và khác biệt trong các yêu cầu của các tiêu chuẩn và lý thuyết về hệ thống quản lý tích hợp đã cho thấy tính khả thi của việc tích hợp các hệ thống quản lý trên.
Tuy rằng hệ thống quản lý tích hợp vẫn chƣa đƣợc cụ thể thành một chuẩn mực chung nhƣ tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 hay ISO 14001 nhƣng trên thực tế đã có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý nhƣ một giải pháp giúp tinh gọn bộ máy hoạt động. Từ những kinh nghiệm của các chuyên gia đã chia sẻ, công ty CP Xây Dựng Số 1 sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn trong việc đánh giá lại năng lực hiện tại, lựa chọn mơ hình tích hợp phù hợp và lên kế hoạch xây dựng cụ thể để có thể tối ƣu hóa các lợi ích mà hệ thống quản lý tích hợp mang lại cũng nhƣ giải quyết đƣợc những khó khăn cơng ty đang gặp phải trong thực tế vận hành song song các hệ thống quản lý nhƣ hiện nay.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO)
Khi đƣa vào áp dụng trong một tổ chức, các hệ thống quản lý ln có những điều chỉnh để phù hợp với thực tế hoạt động. Chƣơng 2 sẽ giới thiệu những nét sơ lƣợc về công ty COFICO và mô tả đặc điểm các hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng. Các hệ thống quản lý này đã đƣợc xây dựng ở những thời điểm khác nhau và hiện đang đƣợc vận hành song song riêng biệt. Theo đó, những khó khăn cơng ty hiện đang gặp phải liên quan đến các hệ thống quản lý cũng đƣợc cụ thể trong chƣơng này.