CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.5 Bƣớc 5: Triển khai áp dụng
Sau khi hoàn tất việc thiết lập hệ thống tài liệu tích hợp, cơng ty sẽ áp dụng vào cơng việc thực tế thông qua 2 hoạt động cơ bản sau:
- Đào tạo nhân viên các bƣớc cơng việc các quy trình/ quy định và hƣớng dẫn cơng việc mới. Các thắc mắc của nhân viên cần đƣợc ban QHSE và tƣ vấn viên giải quyết cụ thể, rõ ràng để nhân viên hiểu đƣợc vai trị của mình và cơng việc họ phải thực hiện để tn thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý công ty đề ra. Việc nhân viên thấu hiểu và vận dụng chính xác các yêu cầu sẽ giúp tối ƣu đƣợc các lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp vào trong các q trình của cơng ty.
- Ban hành hệ thống tài liệu mới đến tồn bộ cơng ty (văn phịng và cơng trƣờng), đảm bảo tài liệu ln sẵn có trong q trình sử dụng. Hiện nay, COFICO sử dụng hai cách thức phân phối tài liệu chính là hệ thống mạng nội bộ (server) cho văn phịng cơng ty và chƣơng trình Logical Doc cho các cơng trình.
Các phản hồi trong quá trình thực hiện sẽ đƣợc các nhân viên chuyển về ban QHSE ghi nhận và giải quyết. Các tài liệu có thể đƣợc điều chỉnh nếu ban QHSE xét thấy điều đó là cần thiết cho hoạt động của cơng ty.
Đây là giai đoạn tiến hành sự thay đổi lớn trong hệ thống quản lý của công ty khi phá bỏ hệ thống quản lý cũ đã áp dụng trong một thời gian dài để thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp mới. Do đó, cơng ty cần sự phối hợp chặt chẽ giữa ban QHSE, các trƣởng phòng ban và các nhân viên để hoàn thiện hệ thống quản lý mới mà không ảnh hƣởng đến công việc hàng ngày của nhân viên.
Mục đích của giải pháp đưa ra:
Trong thực tế thực hiện ln có những sai khác với kế hoạch ban đầu đề ra do đó bƣớc triển khai áp dụng này sẽ cho thấy kết quả thực tế của hệ thống quản lý tích hợp đã hoạch định để từ đó có những điều chỉnh thích hợp.