CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.1 Bƣớc 1: Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định đại diện lãnh đạo
Khi quyết tâm xây dựng hệ thống quản lý tích hợp, COFICO cần phổ biến rộng rãi thông tin về hoạt động này đến toàn thể nhân viên trong công ty, để mỗi nhân viên đều hiểu đƣợc ý nghĩa của việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp và kế hoạch triển khai trong tƣơng lai.
3.1.1 Thành lập ban QHSE
Để giải quyết nguyên nhân gây nên sự chồng chéo trong cách thức kiểm soát chất lƣợng, an tồn sức khỏe và mơi trƣờng thể hiện ở các quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn công việc do đƣợc ban hành ở hai bộ phận độc lập nhau, tác giả đề xuất thành lập ban QHSE (chất lƣợng (Quality) – Sức khỏe (Health) – An toàn (Safe) ngay khi bắt đầu triển khai hệ thống quản lý tích hợp. Ban QHSE gồm các cá nhân đại diện cho các phịng ban trong đó chủ chốt là nhân viên của phịng Quản lý rủi ro và phịng An tồn. Trách nhiệm chính của ban QHSE là trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lý tích hợp từ hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng. Thành viên ban QHSE phải là ngƣời am hiểu các hoạt động của cơng ty nói chung và hoạt động của phịng ban mình nói riêng, ngƣời này sẽ chịu trách nhiệm triển khai các yêu cầu tích hợp vào hoạt động hàng ngày của phịng ban/ bộ phận mình. Danh sách các thành viên ban QHSE do tác giả đề xuất đƣợc liệt kê trong bảng 3.1.
Bảng 3.1 Danh sách các thành viên ban QHSE đƣợc đề xuất
STT Tên Vị trí Vị trí hiện tại Thời gian làm việc tại COFICO
1 Phan Vĩnh Hiệp Trƣởng ban Giám đốc An toàn
5 năm
2 Bùi Ngọc Tri Phó ban Trƣởng phịng
Quản lý rủi ro
5 năm 3 Hoàng Thị Thanh Thủy Thƣ ký Thƣ ký bộ phận
Formwork 4 năm 4 Lê Hùng Thắng Thành viên Trƣởng phòng Vật tƣ 7 năm 5 Đào Phƣớc Lễ Thành viên Trƣởng phòng Thầu phụ 12 năm 6 Tiền Thúy Yến Thành viên Trƣởng phòng
Kiểm sốt khối lƣợng – chi phí
6 năm
7 Nguyễn Thị Quỳnh Nhƣ Thành viên Trƣởng phòng Nhân sự
8 năm 8 Nguyễn Mạnh Tuân Thành viên Trƣởng Trung
tâm IT 3 năm 9 Trần Ngọc Thảo Thành viên Trƣởng phòng Biện pháp thi công 12 năm (Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của ban QHSE phải đƣợc cụ thể bằng văn bản và thơng báo đến tồn thể nhân viên.
Bên cạnh đó, Ban Giám Đốc công ty cần bầu ra một thành viên để đại diện cho ban lãnh đạo công ty phụ trách các công tác liên quan đến chất lƣợng, an tồn sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng. Trách nhiệm và quyền hạn của ngƣời đại diện cao nhất hệ thống QHSE phải đƣợc làm rõ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (điều khoản 5.5.2), OHSAS 18001:2007 (điều khoản 4.4.1), và TCVN ISO 14001:2010 (điều khoản 4.4.1).
Mục đích của giải pháp đưa ra:
- Ở giai đoạn đầu tiên, khi hệ thống quản lý tích hợp mới chƣa hình thành thì các hoạt động vẫn nên triển khai theo hệ thống quản lý cũ đã hoạt động ổn định trƣớc đây để phát huy điểm mạnh cơng ty hiện có và tránh các tác động tiêu cực do hệ thống mới còn non yếu gây ra.
- Ban QHSE đƣợc thành lập sẽ là những hạt nhân cốt lõi của hệ thống quản lý tích hợp mới, hình thành một một ban quản lý duy nhất để thống nhất cách thức quản lý các quá trình đảm bảo đáp ứng về chất lƣợng, an tồn sức khỏe và mơi trƣờng, tránh tình trạng kiểm sốt chồng chéo trong các quy trình quy định/ hƣớng dẫn công việc. Dựa trên kinh nghiệm làm việc tại công ty, họ sẽ chọn đƣợc giải pháp triển khai phù hợp với đặc điểm của công ty mà vẫn tuân thủ theo đúng yêu cầu của các tiêu chuẩn.
- Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001, đại diện lãnh đạo hệ thống quản lý QHSE phải là thành viên của ban lãnh đạo cao nhất trong công ty để đảm bảo có thể truyền đạt đƣợc các nguyện vọng và cam kết của Ban Giám Đốc đến các cấp thực hiện cũng nhƣ có đầy đủ quyền hạn trong việc yêu cầu các bộ phận của công ty tuân thủ theo các yêu cầu hệ thống quản lý tích hợp.
3.1.2 Tìm kiếm chun gia tư vấn bên ngồi
Để việc tích hợp các hệ thống quản lý đƣợc thuận lợi, cơng ty nên tìm kiếm một chuyên gia tƣ vấn bên ngồi phù hợp. Tƣ vấn viên có kinh nghiệm sẽ đƣa ra những ý kiến xây dựng hệ thống quản lý tích hợp phù hợp với đặc điểm hiện tại của công ty, giúp tiết kiệm đƣợc thời gian và nguồn lực. Dựa trên mối quan hệ làm việc trƣớc đây về hệ thống quản lý, Phịng quản lý rủi ro và Phịng an tồn cũng đề xuất ba đơn vị tƣ vấn uy tín nhƣ sau: QMS Việt Nam, Viện Quản Lý Tri Thức về Công Nghệ (TIKM), Viện doanh nghiệp Việt Nam.
COFICO đã có buổi làm việc với các đơn vị tƣ vấn để thảo luận về phạm vi công việc và trách nhiệm của các bên đối với dự án tích hợp, mục tiêu và yêu cầu của COFICO đối với hệ thống tích hợp mới (chất lƣợng, thời gian thực hiện, chi phí tƣ vấn và các yêu cầu đặc biệt khác dựa vào đặc điểm của công ty). Dƣới đây là chi tiết một số điểm thống nhất trong vai trò của tƣ vấn và COFICO:
· Đơn vị tƣ vấn:
- Hƣớng dẫn ban QHSE các yêu cầu của hệ thống tích hợp và đƣa ra các ý kiến thực hiện dựa trên kinh nghiệm thực tế.
- Tham gia hƣớng dẫn áp dụng các tài liệu cho các phòng ban.
- Đào tạo cách thức đánh giá kết quả tuân thủ hệ thống quản lý tích hợp QHSE cho nhân viên cơng ty.
- Tham mƣu các hoạt động liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý tích hợp tại COFICO.
· Công ty COFICO:
- Cung cấp các tài liệu về hệ thống đang vận hành cho đơn vị tƣ vấn phục vụ công tác xây dựng hệ thống quản lý tích hợp.
- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo về hệ thống quản lý tích hợp - Cung cấp nhân lực thực hiện dự án
- Trực tiếp triển khai thực hiện các giải pháp tích hợp tại đơn vị.
Sau khi tham khảo các đơn vị tƣ vấn, những ƣu và nhƣợc điểm đƣợc tác giả tổng hợp vào bảng 3.2.
Bảng 3.2 Ƣu nhƣợc điểm của các đơn vị tƣ vấn QMS Việt Nam Viện Quản Lý Tri
Thức về Công Nghệ (TIKM)
Viện doanh nghiệp Việt Nam (VNE) Ƣu điểm - Đã tham gia tƣ vấn hệ
thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 tại công ty nên hiểu rõ đặc điểm hoạt động của COFICO. - Hỗ trợ nâng cấp lên phiên bản tiêu chuẩn mới nhất của 2015.
- Thời gian tƣ vấn trong 4 tháng.
Có kinh nghiệm trong tƣ vấn xây dựng hệ thống tại các công ty trong lĩnh vực xây dựng: Xây lắp 4, xây dựng Bình Dƣơng. - Tiến độ tƣ vấn linh hoạt theo kế hoạch làm việc của công ty. - Tiến hành đào tạo riêng cho cơng trƣờng và văn phịng theo đặc điểm công việc.
- Chi phí tƣ vấn thấp (94 triệu đồng) - Có kinh nghiệm trong tƣ vấn xây dựng hệ thống tại các công ty trong lĩnh vực xây dựng: CotecCon, Descon. - Hỗ trợ xem xét miễn phí hệ thống định kỳ 1 năm/ lần trong 2 năm liên tiếp sau chứng nhận.
- Xây dựng hệ thống tích hợp kết hợp nâng cấp hệ thống lên phiên bản năm 2015.
QMS Việt Nam Viện Quản Lý Tri Thức về Công Nghệ
(TIKM)
Viện doanh nghiệp Việt Nam (VNE)
- Chi phí tƣ vấn trung bình (108 triệu đồng)
Nhƣợc điểm
- Ban QHSE phải làm việc chặt chẽ với tƣ vấn viên.
- Không hỗ trợ xem xét hệ thống trong thời gian duy trì. - Chi phí tƣ vấn khá cao hơn các đơn vị khác (134 triệu đồng) - Không hỗ trợ xem xét hệ thống trong thời gian duy trì. - Kinh nghiệm tƣ vấn về xây dựng chƣa phong phú.
- Thời gian tƣ vấn dài: 6 tháng.
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Mục đích của giải pháp đưa ra:
- Chuyên gia tƣ vấn có kinh nghiệm về xây dựng hệ thống sẽ giúp khắc phục điểm yếu hiện nay của công ty về việc thiếu nhân viên có kiến thức chuyên sâu về hệ thống quản lý, đặc biệt là về hệ thống quản lý tích hợp. Xét về khía cạnh tinh thần, các nhân viên sẽ tự tin hơn và sẵn sàng tham gia vào quá trình thực hiện nếu đƣợc sự hỗ trợ từ một tƣ vấn viên chuyên nghiệp.
- Tiến độ, các bƣớc cần thực hiện, chuẩn mực và phƣơng pháp tích hợp hệ thống quản lý chất lƣợng sẽ đƣợc tƣ vấn viên đƣa ra cụ thể và rõ ràng, điều này sẽ giúp cơng ty có định hƣớng các cơng việc cần thực hiện trong thời gian thực hiện dự án.