CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.7 Bƣớc 7: Cải tiến hệ thống
3.7.2 Chuyển đổi cơ cấu tổ chức hỗ trợ sự phát triển lâu dài của hệ thống
Để duy trì ổn định hệ thống quản lý tích hợp sau khi đã xây dựng, Ban Giám Đốc cần chuyển đổi cơ cấu tổ chức của hai bộ phận liên quan là Phòng quản lý rủi ro và Phịng an tồn. Khối QHSE sẽ đƣợc hình thành thay thế khối An toàn trƣớc đây. Chức năng của khối QHSE đƣợc làm rõ trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ hiện
Cơ cấu tổ chức mới của khối QHSE sẽ gồm phòng QHSE (kết hợp từ phòng an tồn cũ và phịng quản lý rủi ro), phịng Cơng tác tạm và Kho. Lãnh đạo cao nhất là Giám đốc QHSE và đại diện là trƣởng các phòng (trƣởng phòng QHSE, trƣởng phịng cơng tác tạm) và trƣởng kho. Nhân sự của phòng quản lý rủi ro và phòng an tồn cũ sẽ đƣợc phân cơng bố trí lại nhiệm vụ cho phù hợp.
Việc thay đổi cơ cấu tổ chức của hai phòng này có thể gây ra sự kháng cự từ các nhân viên của Phòng Quản lý rủi ro và phịng An tồn do thay đổi bố trí cơng việc. Do đó, Giám đốc QHSE và trƣởng phịng QHSE phải có định hƣớng chiến lƣợc nhân sự phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên, hạn chế tối đa những ảnh hƣởng đến lợi ích của ngƣời lao động do thay đổi cơ cấu mang lại.
Mục đích của giải pháp đưa ra:
Sau khi xây dựng xong hệ thống quản lý tích hợp, cơng ty sẽ khơng cịn đƣợc sự hỗ trợ của tƣ vấn bên ngoài và ban QHSE cũng tập trung vào công việc chuyên mơn. Trong khi chức năng của Phịng Quản lý rủi ro và phịng An tồn đã thay đổi. Do đó, cơng ty cần một bộ phận chịu trách nhiệm chính cùng với các nhân viên hiểu rõ về hệ thống quản lý tích hợp. Việc chuyển đổi cơ cấu tổ chức có thể gây ra những phản ứng tiêu cực từ nhân viên, do đó Ban lãnh đạo cần có giải pháp để làm giảm vấn đề này thơng qua bố trí cơng việc hợp lý.
Tóm tắt chƣơng 3
Trong chƣơng này, tác giả chú trọng vào chi tiết triển khai các giải pháp của quy trình 7 bƣớc tích hợp hệ thống để khắc phục các khó khăn đang tồn tại, giúp cơng ty phát huy đƣợc những thế mạnh cơng ty đang có.
Bƣớc 1: Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định Đại diện lãnh đạo. Trong bƣớc này tác giả đƣa ra hai đề xuất là thành lập nhóm QHSE có thành viên của ban lãnh đạo cao nhất làm đại diện cho hệ thống và tìm kiếm tƣ vấn viên có nhiều kinh nghiệm từ các tổ chức bên ngoài. Điều này giúp giải quyết điểm yếu công ty đang gặp phải trong việc thiếu nhân sự có kiến thức chuyên sâu về hệ thống quản lý, đồng thời phát huy đƣợc kinh nghiệm của các thành viên QHSE trong việc trực tiếp tham gia
xây dựng hệ thống tại công ty. Đây là bƣớc thể hiện sự quyết tâm và cam kết của Ban lãnh đạo công ty trong việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp.
Bƣớc 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp thơng qua các buổi đào tạo, tập huấn để các thành viên của ban QHSE hiểu rõ yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp.
Bƣớc 3: Xác định các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp. Tác giả đề xuất thực hiện những cuộc trao đổi giữa tƣ vấn viên và ban QHSE để thực tế hóa các lý thuyết về hệ thống quản lý tích hợp trên cơ sở các q trình đang diễn ra hàng ngày tại cơng ty.
Bƣớc 4: Xem xét toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng. Ban QHSE sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc hệ thống hóa các tài liệu đang có và tiến hành những điều chỉnh, tổng hợp phù hợp với yêu cầu cảu hệ thống quản lý tích hợp. Bƣớc này sẽ khắc phục những khó khăn cơng ty đang gặp phải do vận hành đồng thời ba hệ thống quản lý thông qua việc xây dựng một hệ thống tài liệu tinh gọn, quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc đồng nhất, ít biểu mẫu và hạn chế tối đa giấy tờ cần thiết.
Bƣớc 5: Khi triển khai áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, tác giả đề xuất việc đào tạo các nhân viên theo hệ thống tài liệu mới trƣớc khi ban hành áp dụng hệ thống quản lý tích hợp. Điều này giúp những ngƣời trực tiếp thực hiện công việc hiểu rõ hơn về các yêu cầu và những thay đổi trong cơng việc của mình để có những phản hồi điều chinh hệ thống mới cho phù hợp với hoạt động công ty.
Bƣớc 6: Kiểm tra việc thực hiện. Trong giai đoạn đầu triển khai áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, cơng ty sẽ gặp nhiều vƣớng mắc liên quan đến tính phù hợp của hệ thống mới. Do đó, ban QHSE cần thực hiện các cuộc kiểm tra, đánh giá và giám sát để khắc phục kịp thời những điểm không phù hợp xảy ra trong quá trình thực hiện.
Bƣớc 7: Cải tiến hệ thống, tác giả đƣa ra hai công việc cần thực hiện để cải tiến hệ thống sau khi xây dựng đó là thƣờng xuyên khắc phục các điểm yếu của hệ thống và thay đổi cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý rủi ro và phịng An tồn phục
vụ cho sự phát triển lâu dài của hệ thống. Trong q trình thực hiện các cơng việc đề xuất cần có sự cân đối giữa lợi ích của cơng ty và ngƣời lao động để tránh ảnh hƣởng đến nguồn lực đã ổn định và có kinh nghiệm mà tổ chức đang có.
KẾT LUẬN
Xu hƣớng tích hợp các hệ thống quản lý chất lƣợng ngày càng trở nên phổ biến và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thành công hay thất bại trong việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp cịn phụ thuộc nhiều vào cách thức doanh nghiệp triển khai thực hiện.
Nghiên cứu này đã đƣa ra một cách nhìn bao quát về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng. Thơng qua phƣơng pháp nghiên cứu định tính với kỹ thuật phỏng vấn tay đơi (in-deep interviews) và phân tích thực trạng công tác vận hành các hệ thống quản lý tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1, nghiên cứu đã làm rõ những khó khăn khi vận hành song song hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng. Đây là cơ sở để đƣa ra các giải pháp đề xuất xây dựng hệ thống quản lý tích hợp phù hợp với thực tế hoạt động tại công ty nhằm giải quyết dứt điểm các khó khăn đang gặp phải, tận dụng đƣợc thế mạnh hiện có của cơng ty trên thị trƣờng xây dựng.
Trên cơ sở mơ hình tích hợp các hệ thống riêng rẽ đã thiết lập tại các bộ phận của công ty Ajnomoto Việt Nam của tác giả Nguyễn Thị Nhung, tác giả đã làm rõ những công việc cần thực hiện ở từng giai đoạn trong q trình tích hợp để xây dựng một hệ thống quản lý tích hợp phù hợp với hoạt động của công ty và giải quyết triệt để các khó khăn về tính phức tạp của hệ thống tài liệu, sự thiếu thống nhất và chồng chéo trong các quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc, tính phức tạp của các biểu mẫu sử dụng và công việc giấy tờ nhiều mà công ty đã gặp phải khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong nghiên cứu và trình bày, tuy nhiên tác giả không thể tránh khỏi các sai sót và đề tài chỉ dừng lại ở các giải pháp đề xuất trên lý thuyết tại một doanh nghiệp cụ thể và chƣa đƣợc thực hiện trên thực tế nên có thể sẽ khơng hồn tồn chính xác tất cả các khía cạnh của vấn đề. Ngồi ra, các vấn đề về văn hóa doanh nghiệp có thể gây cản trở những đề xuất thay đổi trong tổ chức cũng chƣa đƣợc trình bày trong nghiên cứu này. Tác giả rất mong Quý Thầy/ Cô, Anh/ Chị và bạn bè đóng góp ý kiến và có những nghiên cứu sâu rộng hơn để đề tài nghiên cứu ngày một hữu ích hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT
1. Báo cáo hội đồng quản trị công ty COFICO năm 2010, 2011, 2013 và 2014. 2. Bộ Khoa học và công nghệ, 2005. TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất
lượng – cơ sở và từ vựng. Hà Nội.
3. Bộ Khoa học và công nghệ, 2007. TCVN OHSAS 18001:2007 Hệ thống quản lý
an toàn – sức khỏe nghề nghiệp – các yêu cầu. Hà Nội.
4. Bộ Khoa học và công nghệ, 2008. TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất
lượng – các yêu cầu. Hà Nội.
5. Bộ Khoa học và công nghệ, 2008. TCVN OHSAS 18002:2008 Hệ thống quản lý
an toàn – sức khỏe nghề nghiệp – hướng dẫn áp dụng các yêu cầu của OHSAS 18001:2007. Hà Nội.
6. Bộ Khoa học và công nghệ, 2010. TCVN ISO 14001:2010 Hệ thống quản lý môi trường – các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng. Hà Nội.
7. Bộ Xây Dựng, 2014. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2014 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2015 của ngành Xây Dựng. Hà Nội.
8. Hồ sơ năng lực công ty CP Xây Dựng Số 1
9. Hoàng Thị Thu Thủy, 2011. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại công ty Cổ Phần Xây Dựng và kinh doanh địa ốc Hịa Bình. Luận văn thạc sĩ. Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành
Phố Hồ Chí Minh.
10. Nguyễn Thị Nhung và cộng sự, 2010. Nghiên cứu cải tiến hệ thống quản lý môi trƣờng theo ISO 14001:2004 và tích hợp với hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp theo OHSAS 18001:2007: trƣờng hợp cụ thể cho công ty Ajinomoto Việt Nam. Tạp chí phát triển khoa học và công nghệ, tập 13, số M10, trang 59 – 73
11. Tạ Kiều An và cộng sự, 2010. Giáo trình quản lý chất lượng. Nhà xuất bản thống kê.
12. Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2004. Quản lý chất lượng trong các tổ chức. Nhà xuất bản thống kê.
13. Tích hợp hệ thống quản lý – Giải pháp tối ƣu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, 2013. Bản tin tổ chức chứng nhận Bureau Veritas, số 03, trang 10 – 13.
14. Website công ty CP Xây Dựng Số 1 – www.cofico.com.vn
TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG ANH
1. BSI Standards Limited, 2012. PAS 99:2012 – Specification of common management system requirement as a framework for integration.
2. Olaru et al., 2014. Establishing the basic for development of an organization by adopting the integrated management systems: comparative study of various models and concepts of integration. Procedia – Social and Behavioral Sciences, 109: 693-697.
3. Patience, 2008. Integrated Management Systems – A qualitative study if the levels of integration of three Danish Companies. Thesis submitted for the degee
of Master Science in Engineering in Environment Management.
4. Poulida et al, 2010. Development of an Integrated Management System in a Small and Medium-size oil Industry: Safety, Enery and Environment.
5. Rajkovic et all., 2008. IMS in SMES - Reasons, Advantages and Barriers on Implementation. International Journal for Quality research, Vol 2: 207-216. 6. Theofanis Stamou, 2003. Integrated Management Systems in Small Medium –
Sized Enterprises Theory and Practice. School of Environmental Sciences, University of East Anglia.
PHỤ LỤC 1: BẢNG TƢƠNG THÍCH GIỮA CÁC TIÊU CHUẨN
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008
- Khái quát - Khái quát 0
0.1 0.2 0.3 0.4
Khái quát
Khái quát chung
Tiếp cận theo quá trình Quan hệ với ISO 9004
So sánh với hệ thống quản lý khác. 1 Phạm vi 1 Phạm vi 1 1.1 1.2 Phạm vi Khái quát Áp dụng
2 Tiêu chuẩn trích dẫn 2 Tiêu chuẩn trích dẫn 2 Tiêu chuẩn trích dẫn
3 Thuật ngữ và định nghĩa 3 Thuật ngữ và định nghĩa 3 Thuật ngữ và định nghĩa 4 Các yếu tố của hệ thống quản lý
OH&S
4 Các yêu cầu hệ thống quản lý môi trƣờng
4 Hệ thống quản lý chất lƣợng
4.1 Các yêu cầu chung 4.1 Các yêu cầu chung 4.1
5.5
Các yêu cầu chung
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008 5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn. 4.2 Chính sách OH&S 4.2 Chính sách mơi trƣờng 5.1 5.3 8.5.1
Cam kết của lãnh đạo Chính sách chất lƣợng Cải tiến liên tục
4.3 Hoạch định 4.3 Hoạch định 5.4 Hoạch định
4.3.1 Xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, xác định biện pháp kiểm sốt
4.3.1 Các khía cạnh mơi trƣờng 5.2 7.2.1
7.2.2
Hƣớng vào khách hàng
Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
4.3.2 Yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác
4.3.2 Yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác
5.2 7.2.1
Hƣớng vào khách hàng
Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 4.3.3 Các mục tiêu và các chƣơng trình 4.3.3 Các mục tiêu, chỉ tiêu và các
chƣơng trình 5.4.1 5.4.2 8.5.1 Mục tiêu chất lƣợng Hoạch định hệ thống QLCL. Cải tiến liên tục
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008
4.4.1 Vai trò, nguồn lực, trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và quyền hạn
4.4.1 Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn 5.1 5.5.1 5.5.2 6.1 6.3
Cam kết của lãnh đạo Quyền hạn và trách nhiệm Đại diện lãnh đạo
Cung cấp nguồn lực Cơ sở hạ tầng 4.4.2 Năng lực, đào tạo và
nhận thức
4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức
6.2.1 6.2.2
Khái quát nguồn nhân lực Năng lực, đào tạo và nhận thức
4.4.3 Trao đổi thông tin, tham gia, và tham vấn
4.4.3 Trao đổi thông tin 5.5.3 7.2.3
Trao đổi thông tin nôi bộ Trao đổi thông tin với khách hàng
4.4.4 Hệ thống tài liệu 4.4.4 Hệ thống tài liệu 4.2.1 Yêu cầu về hệ thống tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.2.3 Kiểm soát tài liệu
4.4.6 Kiểm soát tác nghiệp 4.4.6 Kiểm soát tác nghiệp 7.1 7.2
Hoạch định việc tạo sản phẩm Các quá trình liên quan đến khách hàng
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008 7.2.2 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4.1 7.4.2
Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Hoạch định thiết kế và phát triển
Đầu vào của thiết kế và phát triển
Đầu ra của thiết kế và phát triển
Xem xét thiết kế và phát triển Kiểm tra xác nhận thiết kế vàphát triển
Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển
Kiểm tra thay đổi thiết kế và phát triển
Q trình mua hàng Thơng tin mua hàng
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.5 mua vào Sản xuất và cung cấp dịch vụ Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ Xác nhận giá trị sử dụng của sản xuất và cung cấp dịch vụ Bảo toàn sản phẩm 4.4.7 Chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp 4.4.7 Chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp 8.3 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
4.5 Kiểm tra 4.5 Kiểm tra 8 Đo lƣờng, phân tích và cải tiến.
4.5.1 Đo lƣờng và theo dõi kết quả thực hiện
4.5.1 Đo lƣờng và theo dõi kết quả thực hiện
7.6
8
8.2.3 8.2.4
Kiểm soát phƣơng tiện giám sát, đo lƣờng
Khái quát chung (đo lƣờng, phân tích, cải tiến)
Theo dõi và đo lƣờng các quá trình Theo dõi và đo lƣờng sản
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008
8.4 Phân tích dữ liệu 4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ 4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ 8.2.3
8.2.4
Theo dõi và đo lƣờng các quá trình. Theo dõi và đo lƣờng sản
phẩm 4.5.3 Điều tra sự cố, sự không
phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa - - - - 4.5.31 Điều tra sự cố 4.5.3.2 Sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa 4.5.3 8.3 8.4 8.5.2 8.5.3
Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
Phân tích dữ liệu Hành động khắc phục Hành động phịng ngừa
4.5.4 Kiểm sốt hồ sơ 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ
OHSAS 18001:2007 TCVN ISO 14001:2010 TCVN ISO 9001:2008
4.6 Xem xét của lãnh đạo 4.6 Xem xét của lãnh đạo 5.1
5.6 5.6.1