CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.3 Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý
2.3.3 Tính phức tạp của các biểu mẫu sử dụng
Kết quả phòng vấn cho thấy 21/23 đáp viên gặp khó khăn trong việc sử dụng các biểu mẫu và họ phải sử dụng nhiều hơn một biểu mẫu cho cùng một cơng việc của mình hoặc phải lƣu ý hai biểu mẫu tƣơng tự nhau. Theo đáp viên thì điều này là không cần thiết, tốn nhiều giấy tờ và thời gian ghi nhận của họ. Nhân viên phụ trách lƣu trữ hồ sơ tại cơng trình C8 đƣa ra ý kiến “tại sao ISO khơng bỏ hết các biểu mẫu
thì giấy tờ của cơng trình này chỉ cịn 1/10 thơi”. Bảng 2.8 liệt kê chi tiết các biểu mẫu đƣợc đề cập nhiều trong phần trả lời của các đáp viên và vấn đề trùng lặp trong thực tế sử dụng.
Bảng 2.8: Các biểu mẫu trùng lặp trong thực tế sử dụng
Biểu mẫu Vấn đề
- Phiếu xuất nhập kho
- Phiếu ra vào cổng công trƣờng
Có cùng nội dung về số lƣợng hàng và đặc điểm hàng hóa nhƣng phải điền đầy đủ 2 biểu mẫu này do ngƣời phê duyệt khác nhau.
- Phiếu yêu cầu vật tƣ (dùng cho các vật tƣ an tồn và cơng tác tạm) - Phiếu yêu cầu vật tƣ chính (gạch, cát, đá, ximăng và bêtông)
- Phiếu yêu cầu (vật tƣ, dụng cụ dùng tại văn phịng chính)
- Phiếu yêu cầu vật tƣ, thiết bị formwork cho công trƣờng
Các biểu mẫu dùng để yêu cầu các nhóm vật tƣ trang thiết bị cho công trƣờng và văn phòng nên thƣờng xuyên bị nhầm lẫn
- Phiếu đề nghị thanh toán chi phí văn phịng (OP 11 – FO 01)
- Phiếu đề nghị thanh toán chuyển khoản (OP 11 – FO 03)
Khi sử dụng phải lƣu ý để tránh nhầm lẫn loại thanh tốn là thanh tốn cho chi phí của cơng trƣờng và chi phí cho các hoạt động văn phòng.
- Phiếu yêu cầu đào tạo (HSE – MSP 03 – F4)
- Phiếu yêu cầu đào tạo (OP 05 – FO 01)
Biểu mẫu yêu cầu đào tạo đều có ở hệ thống quản lý an tồn sức khỏe và mơi trƣờng (HSE) và hệ thống quản lý chất lƣợng. Do đó khi sử dụng phải lƣu ý dùng đúng biểu mẫu cho công tác đào tạo từng hệ thống.
Biểu mẫu mô tả công việc cho văn phịng và cơng trƣờng
Hiện nay có 2 biểu mẫu chính thức dùng trong mô tả công việc đƣợc ban hành từ phòng quản lý rủi ro và phịng an tồn, do đó khi nhân viên có nhu cầu sử dụng còn lúng túng trong việc sử dụng biểu mẫu nào là đúng.
- Phiếu kiểm tra an toàn giàn giáo (HSE – WSP – 01 – F1)
- Phiếu kiểm tra giàn giáo thi công (OP 13 – FO 25)
Khi tiến hành lắp giàn giáo đƣa vào sử dụng phải kiểm tra đầy đủ bằng 2 biểu mẫu :
- Biểu mẫu kiểm tra các tiêu chí an toàn giàn giáo để đƣa vào sử dụng (theo hệ thống quản lý an toàn).
- Biểu mẫu kiểm tra chất lƣợng lắp ráp giàn giáo trƣớc khi sử dụng (theo hệ thống quản lý
Biểu mẫu Vấn đề
- Phiếu đánh giá thầu phụ (OP 09 – FO 05)
- Phiếu đánh giá thầu phụ (HSE – OCP – 05 – F2)
Định kỳ 1 năm/ lần trƣởng ban quản lý dự án phải đánh giá biểu hiện của thầu phụ về mặt chất lƣợng và an toàn trên 2 biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an tồn – mơi trƣờng.
- Danh mục tài liệu nội bộ (HSE – MSP – 05 – F2)
- Danh mục tài liệu bên ngoài (HSE – MSP – 05 – F3)
- Danh mục hồ sơ (HSE – MSP – 05 – F4)
- Danh mục tài liệu (OP 01 – FO 02) - Danh mục hồ sơ (OP 01 – FO 03)
Ngƣời sử dụng bị lúng túng khi chọn biểu mẫu để kiểm soát tài liệu và hồ sơ trong phịng ban của mình vì hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng đều có các biểu mẫu kiểm sốt tài liệu, hồ sơ tƣơng ứng theo yêu cầu của tiêu chuẩn
- Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa (OP 03 – FO 01) - Báo cáo khắc phục (HSE – MSP – 11 – F1)
Hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng đều có biểu mẫu để ghi nhận lại sự không phù hợp và tìm ra nguyên nhân gốc để khắc phục tránh tái diễn.
(Nguồn: Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường)
Dựa trên một số trùng lắp và phức tạp của các biểu mẫu hiện đang sử dụng có thể hiểu đƣợc những khó khăn mà ngƣời dùng gặp phải. Và trong tình huống đó, phần lớn các đáp viên chọn giải pháp công việc liên quan đến hệ thống quản lý nào thì ƣu tiên sử dụng biểu mẫu của hệ thống quản lý đó. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp nhất thời để xử lý cơng việc.
Khó khăn của ngƣời dùng xuất phát từ việc tồn tại hai hệ thống tài liệu với nhiều biểu mẫu đi kèm. Các biểu mẫu thể hiện nhiều thơng tin cần đƣợc kiểm sốt trong từng giai đoạn và khi đƣợc điền đầy đủ thơng tin nó sẽ trở thành hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện. Tuy vậy, việc áp dụng nhiều biểu mẫu cho cùng một cơng việc sẽ gây lãng phí thời gian của ngƣời thực hiện và tăng khối lƣợng công việc giấy tờ hàng ngày.
Nguyên nhân của khó khăn trên là sự rời rạc trong hệ thống tài liệu, mỗi hệ thống có các u cầu kiểm sốt q trình riêng và ngƣời thực hiện đã áp dụng rập khuôn,
khơng có sự kết hợp và điều chỉnh. Vấn đề này đƣợc cụ thể trong công tác đào tạo nhƣ sau:
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 điều khoản 6.2.2e yêu cầu “tổ chức phải duy trì các hồ sơ thích hợp về đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm”. Để thực hiện điều này, COFICO có các biểu mẫu ghi nhận công tác đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng nhƣ: Phiếu yêu cầu đào tạo (OP 05 – FO 01), danh sách tham gia đào tạo (OP 05 – FO 02), phiếu đánh giá sau đào tạo (OP 05 – FO 03).
- Tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 và TCVN ISO 14001:2010 điều khoản 4.4.2 yêu cầu “tổ chức phải cung cấp việc đào tạo hoặc tiến hành các hành động khác để đáp ứng các nhu cầu này, và phải duy trì các hồ sơ liên quan”. Tại COFICO, phịng An tồn ban hành các biểu mẫu ghi nhận cơng tác đào tạo an tồn sức khỏe và an toàn gồm: phiếu yêu cầu đào tạo (HSE – MSP 03 – F4), Sổ theo dõi công tác huấn luyện ATLĐ, VSLĐ đối với ngƣời lao động (HSE – MSP 03 – F2), Biên bản huấn luyện (HSE – MSP 03 – F3).
Hoạt động đào tạo chỉ là một trong những quá trình của cơng ty có nhiều loại biểu mẫu ghi nhận khác nhau. Do đó, để giải quyết than phiền về số lƣợng biểu mẫu nhiều, phức tạp thì ngƣời phụ trách cần hiểu rõ yêu cầu của tiêu chuẩn, thực tế công việc để tinh gọn lại hệ thống biểu mẫu, cắt giảm số lƣợng các biểu mẫu phải ghi nhận ở mỗi quá trình, chọn lọc các thơng tin quan trọng và cần thiết, tích hợp kiểm soát chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng của mỗi q trình trên cùng một biểu mẫu.