CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.2 Đặc điểm các hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)
COFICO hiện đang áp dụng ba hệ thống quản lý gồm hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý môi trƣờng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp. Các hệ thống quản lý đƣợc phụ trách chính bởi hai phịng ban là Phòng Quản lý rủi ro và Phịng An tồn.
2.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng
Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001:2008) đƣợc bắt đầu triển khai thực hiện vào năm 2009 tại tất cả các phịng ban trong cơng ty và các công trƣờng đang thi công. Đƣợc sự hỗ trợ của đơn vị tƣ vấn (QMS Việt Nam), COFICO đã thành lập ban ISO, đào tạo các đánh giá viên nội bộ, thiết lập chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng và hệ thống tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc hoàn thiện và đƣợc chứng nhận vào ngày 28/05/2010. Theo thời gian, hệ thống thƣờng xuyên đƣợc cập nhật phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn và định hƣớng chiến lƣợc của công ty. Năm 2014, công ty đã tái chứng nhận cấp lại chứng chỉ cho hoạt động thi cơng cơng trình dân dụng, thƣơng mại và cơng nghiệp.
Ban ISO của công ty đƣợc thành lập đầu tiên gồm 5 thành viên đại diện cho các bộ phận của công ty. Số thành viên này đã có sự thay đổi do những biến động về nhân sự và cơ cấu tổ chức của cơng ty, nhƣng vẫn đảm bảo mỗi phịng ban đều có 1 thành viên tham dự. Hiện nay, ban ISO có 10 thành viên là trƣởng các phòng ban hoặc giám đốc các khối đã đƣợc đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng và công tác đánh giá hệ thống. Đây cũng là lực lƣợng chính trong các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lƣợng hàng năm (1 lần/ năm) nhằm rà sốt lại tính phù hợp của hệ thống, kịp thời khắc phục những sai sót tồn tại trong các hoạt động của cơng ty. Phịng Quản lý rủi ro chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập, triển khai và kiểm sốt hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty.
Hệ thống tài liệu công ty gồm tài liệu và hồ sơ phục vụ cho công việc hàng ngày đƣợc lƣu trữ tại các phòng ban và tại cơng trình. Các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hệ thống tài liệu đƣợc thể hiện chi tiết trong Quy trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ và công văn đi đến (OP 01).
- Tài liệu đƣợc phân loại theo tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ và đƣợc kiểm soát theo các yêu cầu của điều khoản 4.2.3 trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Đối với các tài liệu nội bộ phục vụ cơng việc hàng ngày (quy trình, quy định, hƣớng dẫn công việc) đƣợc lƣu trữ tại hệ thống mạng nội bộ (server) của công ty và thƣờng xuyên đƣợc cập nhật để đảm bảo phù hợp với thực tế công việc. Trách nhiệm trong việc điều chỉnh, ban hành, quản lý và phê duyệt đƣợc phân công rõ ràng. Công ty cũng quy định cách thức đặt mã số tài liệu, biểu mẫu để kiểm soát, tránh trƣờng hợp sử dụng tài liệu lỗi thời. Danh mục các tài liệu của hệ thống quản lý chất lƣợng hiện hành đƣợc liệt kê chi tiết trong phụ lục 2.
- Về hồ sơ: do đặc điểm của cơng ty xây dựng có số lƣợng hồ sơ lớn và thời gian lƣu dài nên công tác lƣu trữ và bảo quản đƣợc quy định cụ thể để thuận tiện trong việc truy xuất, tránh mất mát, thất lạc hay hƣ hỏng.
Tại các phòng ban và cơng trình đều có Danh mục hồ sơ liệt kê rõ các loại hồ sơ, vị trí lƣu trữ và ngƣời chịu trách nhiệm quản lý.
- Ký hiệu các tài liệu và biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc hƣớng dẫn chi tiết nhƣ bảng 2.2
Bảng 2.2: Hƣớng dẫn ký hiệu tài liệu và biểu mẫu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001:2008)
Ký hiệu tài liệu Mã số tài liệu Lần soát xét Ngày ban hành
AA bb 0z dd mm yy
Diễn giải Loại
tài liệu
Số thứ tự
01 99 z: 0 9 Ngày/tháng/năm
Ký hiệu biểu mẫu
Mã số biểu mẫu Ngày ban hành
AB bb - FO cc dd mm yy Diễn giải Mã số tài liệu Biểu mẫu Số thứ tự 01 99 Ngày/tháng/năm
(Nguồn: OP 01 Quy trình trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ và cơng văn đi/ đến)
Ví dụ: OP 01 - 01 - 05/06/09: quy trình 01 ban hành lần đầu tiên vào ngày
05/06/2009.
OP 01 - FO 01 – 17/10/09: biểu mẫu 01 thuộc quy trình 01 đƣợc ban hành ngày
17/10/2009.
2.2.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý
môi trường
COFICO thành lập khối An tồn trong đó phịng An tồn phụ trách chính tồn bộ các hoạt động có liên quan đến cơng tác an tồn sức khỏe tại văn phịng cơng ty và các công trƣờng đang thi công. Nhân sự của phịng an tồn hiện nay là 26 ngƣời chủ yếu gồm các trƣởng ban an toàn, cán bộ giám sát an tồn tại các cơng trƣờng và nhân viên an tồn tại văn phịng.
Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp đƣợc xây dựng hoàn tất và chứng nhận vào ngày 28/02/2012. Từ sau khi triển khai thực hiện và giám sát chặt
chẽ cơng tác an tồn tại cơng trƣờng và văn phịng, COFICO đã gặt hái đƣợc nhiều thành cơng trong khía cạnh an tồn thi cơng, khơng xảy ra bất kỳ sự cố bị thƣơng nặng hay chết ngƣời nào tại công trƣờng (tham khảo bảng 2.3). Kế hoạch an toàn đƣợc chuẩn bị trƣớc khi dự án đƣợc khởi cơng, đƣợc tn thủ và kiểm sốt chặt chẽ trong suốt giai đoạn thi công. Phịng An tồn tổ chức đánh giá nội bộ cơng tác an tồn sức khỏe tại cơng trƣờng hàng qúy trong đó mỗi cơng trƣờng phải đƣợc đánh giá ít nhất 1 lần/ năm để đƣa ra các điểm không phù hợp cần khắc phục hoặc những nhắc nhở phòng ngừa sự cố tai nạn diễn ra.
Bảng 2.3: Tổng kết cơng tác quản lý an tồn sức khỏe qua các năm Nội dung Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng tần suất tai nạn 2.87 1.72 0.84 0
Tần suất tai nạn 2.05 1.5 0.63 0
Số trƣờng hợp cận sự cố 2 2 17 3
Tổng số tai nạn 10 8 4 3
Số trƣờng hợp tai nạn không gây mất ngày công
3 1 1 3 Số trƣờng hợp tai nạn gây mất ngày công 7 7 3 0 Nhẹ 7 6 3 3 Nặng 3 2 1 0 Tử vong 0 0 0 0
(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác an toàn sức khỏe năm 2011, 2012, 2013 và 2014 – Phịng An tồn)
Năm 2014, hệ thống quản lý môi trƣờng đƣợc phịng An tồn triển khai thực hiện hƣớng đến việc xây dựng doanh nghiệp xanh và tôn trọng các vấn đề mơi trƣờng. Dự án hồn thành vào tháng 12/2014. Hệ thống tài liệu theo các yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý mơi trƣờng đƣợc phịng An tồn kết hợp vào hệ thống tài liệu an toàn sức khỏe nghề nghiệp đã có.
Hệ thống tài liệu an tồn và mơi trƣờng bao gồm nhóm quy trình quản lý hệ thống, quy trình kiểm sốt điều hành, quy trình chuẩn cơng việc, quy định và hƣớng dẫn để ngƣời lao động tuân thủ luôn đƣợc an tồn trong cơng việc, mơi trƣờng xung quanh đƣợc đảm bảo (tham khảo Danh mục các quy trình của hệ thống quản lý an tồn – sức khỏe nghề nghiệp và môi trƣờng tại phụ lục 2). Lực lƣợng nhân sự giám sát an toàn tại dự án đƣợc đào tạo để đảm nhận thêm cơng tác kiểm sốt mơi trƣờng theo các quy trình của cơng ty ban hành và pháp luật quy định.
Hệ thống tài liệu an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trƣờng đƣợc ký hiệu nhƣ hình 2.3
Hình 2.3: Hƣớng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý an tồn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng
(Nguồn: HSE-MSP-05 Quy trình kiểm sốt tài liệu và dữ liệu)
Trong cuộc khảo sát về nhận thức của nhân viên về hệ thống quản lý cơng ty đang áp dụng thì có 26/26 (100%) ý kiến trả lời chính xác về 3 hệ thống quản lý
HSE (XXX) ZZZ - 00 - F
Số thứ tự của biểu mẫu, bắt đầu từ 1 Số thứ tự của loại tài liệu bắt đầu từ 01
(MAN, MSP, OCP, REG, WSP, INS) Loại tài liệu:
- MAN: Sổ tay quản lý hệ thống - MSP: Quy trình quản lý hệ thống - OCP: Quy trình hoạt động
- WSP: Quy trình cơng việc chuẩn an tồn - REG: Quy định
- INS: Hƣớng dẫn - Mã công trƣờng XXX - Mã văn phòng XX
Mã tài liệu hệ thống (Health Safety & Environment)
công ty đang áp dụng (hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng). Điều này chứng tỏ các hệ thống quản lý đã đƣợc công bố rộng rãi và truyền đạt trong toàn tổ chức.