CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.4 Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống
hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp đều có hồ sơ riêng. Do vậy khi lƣu trữ đòi hỏi nhân viên ở mỗi phòng ban phải tách riêng các loại hồ sơ và ký hiệu nhận dạng sao cho dễ truy xuất nhất. Đối với công trƣờng, nơi có diện tích văn phòng điều hành nhỏ hẹp, số lƣợng hồ sơ của mỗi hệ thống nhiều và công việc diễn ra liên tục nên thƣờng xuyên dẫn đến tình trạng quá tải trong lƣu trữ. Bên cạnh đó, thời gian lƣu trữ hồ sơ dài do đặc điểm của ngành xây dựng (hồ sơ thi công, biên bản nghiệm thu lƣu theo tuổi thọ cơng trình, hồ sơ kế tốn lƣu vĩnh viễn) cũng là lo lắng của Ban Giám Đốc công ty khi số lƣợng hồ sơ quá nhiều.
2.4 Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lý thống quản lý
Để đảm bảo tính khả thi của q trình tích hợp hệ thống quản lý chất lƣơng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1, tác giả xem xét lại những điểm lợi thế những thách thức của công ty ở giai đoạn hiện tại nhƣ sau:
2.4.1 Lợi thế
- Thị trƣờng bất động sản đã phục hồi và ngành xây dựng đã bắt đầu sôi động khi một loạt các cơng trình xây dựng đƣợc khởi cơng thể hiện qua báo cáo thực hiện nhiệm vụ năm 2014 của Bộ Xây Dựng và số liệu tồn kho bất động sản quý III năm 2015 của Hiệp Hội bất động sản.
- Số liệu báo cáo hoạt động của COFICO qua các năm đã cho thấy sự phát triển ổn định của công ty về doanh thu, lợi nhuận và giá trị hợp đồng ký kết.
- Công ty đạt đƣợc vị thế tƣơng đối trên thị trƣờng xây dựng khi liên tiếp trúng thầu các cơng trình có quy mơ và giá trị lớn nhƣ Vista Verde, khu
dân cƣ The Prince Residence, khu phức hợp Sala, nhà máy thực phẩm Masan, nhà máy Intermalt, ...
- Cơ cấu tổ chức của công ty ổn định và nhân sự chủ chốt có nhiều kinh nghiệm làm việc tại cơng ty.
- Các hệ thống quản lý của công ty đã đƣợc áp dụng một thời gian dài, các nhân viên đã đƣợc đào tạo về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản môi trƣờng định kỳ 1 năm/ lần.
- Ban Giám Đốc cơng ty có sự quyết tâm cải tiến để cạnh tranh với các đối thủ đang lớn mạnh trên thị trƣờng nhƣ Hịa Bình, CotecCons, Unicons.
2.4.2 Thách thức
- Khách hàng (tƣ vấn, chủ đầu tƣ, nhà thầu) luôn xem hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng là một trong cơ sở để lựa chọn hợp tác (100% các hồ sơ mời thầu đều có tiêu chí về hệ thống quản lý)
- Cơng ty chƣa có nhân sự hiểu rõ và chun trách về hệ thống quản lý tích hợp.
- Xuất phát điểm của công ty là một đơn vị nhà nƣớc nên vấn đề văn hóa doanh nghiệp có thể tạo nên sức ỳ và kháng cự lại các thay đổi đề xuất.
Tóm tắt chƣơng 2
Qua phân tích những đặc điểm của các hệ thống quản lý tại COFICO và thực trạng các vấn đề khó khăn cơng ty đang gặp phải để thấy đƣợc nhu cầu cấp thiết trong việc cải tiến hệ thống quản lý. Nhìn chung, những tồn tại trong hệ thống quản lý của COFICO đều xuất phát từ nguyên nhân chính là các hệ thống quản lý vận hành song song và rời rạc. Hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn sức khỏe - môi trƣờng độc lập nên địi hỏi phải có 2 bộ tài liệu riêng rẽ nhau nên số lƣợng tài liệu (quy trình, quy định, hƣớng dẫn cơng việc), biểu mẫu rất nhiều làm tiêu tốn nguồn lực của công ty trong công tác giấy tờ, lƣu trữ. Bên cạnh đó những
Quản lý rủi ro dẫn đến việc kiểm soát chồng chéo tại một số q trình hoạt động. Do đó giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý đƣợc đề xuất để giải quyết hoàn toàn các bất cập đã làm rõ trong cuộc khảo sát. Những lợi thế và thách thức của công ty sẽ là cơ sở để đƣa ra các giải pháp tích hợp khả thi, có thể tận dụng đƣợc các ƣu thế và làm giảm đi các khuyết điểm. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng lƣu ý đến tính cần thiết của hệ thống quản lý khi có 69% (18/26) đáp viên cho rằng chứng nhận hệ thống quản lý là cần thiết khi làm việc với các bên liên quan và có 20/26 ý kiến sẵn sàng tham gia vào đội triển khai thực hiện hệ thống quản lý tích hợp dù khoảng 55% (11/20) trong đó vẫn lo lắng những thay đổi sẽ ảnh hƣởng đến công việc hiện tại của mình.
CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP VÀ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
Dựa vào những phân tích hiện trạng các hệ thống quản lý và nguyên nhân của những khó khăn công ty đang gặp phải, tác giả đề xuất giải pháp tích hợp hệ thống quản lý, cụ thể là tích hợp các hệ thống riêng rẽ sẵn có gồm hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng lại với nhau theo quy trình 7 bƣớc trong nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Nhung (tham khảo hình 1.6). Các bƣớc triển khai thực hiện sẽ cụ thể bằng những đề xuất phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty CP Xây Dựng Số 1 hiện nay.