CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
2.3 Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý
2.3.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu
Tại COFICO hiện nay đang tồn tại hai hệ thống tài liệu đó là bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng do phòng Quản lý rủi ro biên soạn và bộ tài liệu của hệ thống quản lý an tồn sức khỏe và mơi trƣờng từ phịng An tồn ban hành. Trong quá trình áp dụng, hai hệ thống tài liệu này đƣợc nhận dạng dựa trên ký hiệu nhƣ đã đề cập ở mục 2.2.
Số lƣợng tài liệu tƣơng ứng với các hệ thống công ty đang áp dụng gồm:
- Hệ thống quản lý chất lƣợng: 21 quy trình, 11 quy định và 3 hƣớng dẫn công việc.
- Hệ thống quản lý an tồn và mơi trƣờng: 14 quy trình quản lý hệ thống, 36 quy trình hoạt động, 6 hƣớng dẫn và 2 quy định.
Do số lƣợng tài liệu hiện hành quá lớn nên 23/23 (100%) ý kiến cho rằng họ khơng thể nhớ rõ hết các quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc của cơng ty, họ chỉ tìm hiểu nội dung tại mạng nội bộ của công ty (server) khi có nhu cầu sử dụng. Khi có những thay đổi, trƣởng phịng an tồn hoặc phòng quản lý rủi ro sẽ thông báo trên email cho tồn cơng ty. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 9/23 (39%) đáp viên cập nhật ngay vào cơng việc của họ, số cịn lại sẽ điều chỉnh khi có phản hồi sai lệch hồ sơ hoặc đƣợc sự hƣớng dẫn của các bộ phận liên quan.
Các tài liệu hệ thống (quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc) đƣợc cập nhật bởi phịng ban chịu trách nhiệm chính về q trình đó dƣới sự hỗ trợ và quản lý của
Phịng kiểm sốt rủi ro hoặc Phịng an tồn ngay khi có những thay đổi trong cách thức tiến hành công việc. Khi nhận xét về mức độ thay đổi hệ thống tài liệu thì có 19/23 (82.6%) ý kiến cho rằng hệ thống tài liệu thƣờng xun thay đổi, trong đó các quy trình trong bảng 2.6 đã lặp lại nhiều trong các ý kiến của đáp viên là “thƣờng xuyên đƣợc thay đổi”.
Do đó, các nhân viên đƣợc phỏng vấn cho rằng hệ thống tài liệu hiện hành của cơng ty (quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc) q nhiều và thƣờng xuyên thay đổi nên họ không nắm rõ và cũng chỉ quan tâm khi có nhu cầu cần thiết trong cơng việc.
Bảng 2.6: Các quy trình thƣờng xun đƣợc cập nhật thay đổi STT Tên tài liệu BP chịu trách
nhiệm Ban hành lần đầu Số lần thay đổi trong năm 2014, 2015
1 Quy trình mua hàng Phịng thu mua 07/09/2009 05/03/2014 30/08/2014 04/09/2015 2 Quy trình thanh tốn Phịng kế tốn và phòng tài chính 15/05/2010 12/03/2014 11/05/2014 23/11/2014 19/04/2015 3 Quy trình đánh giá lựa chọn
nhà thầu phụ
Phòng thu mua 10/09/2009 25/04/2014 21/07/2014 05/06/2015 4 Quy trình quản lý thi cơng Khối quản lý
thi công
20/01/2010 21/05/2014 03/09/2014 5 Quy trình đào tạo – huấn
luyện về an tồn
Phịng an tồn 04/05/2011 01/07/2014 24/12/2014 01/03/2014 01/12/2014 6 Quy trình đánh giá rủi ro và
tác động mơi trƣờng Phịng an toàn
04/05/2011 24/08/2014 15/11/2014
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ hệ thống tài liệu quản lý chất lượng và hệ thống tài liệu an tồn sức khỏe và mơi trường – Phòng Quản lý rủi ro và Phịng An tồn)
Khi tìm hiểu về nguyên nhân chính của vấn đề trên, tác giả nhận thấy có 2 nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên: [1] các hệ thống quản lý của công ty đƣợc xây dựng vào những thời điểm khác nhau và vận hành song song nhau, [2] yêu cầu về hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn.
[1] Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý địi hỏi nhiều nguồn lực và chi phí của công ty nên việc thiết lập lần lƣợt hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý an toàn đƣợc xem là lựa chọn an toàn về tài chính và quản lý. Khi hình thành thêm hệ thống quản lý mới thì việc tách rời với hệ thống quản lý cũ sẽ không làm ảnh hƣởng đến những hoạt động đã đi vào khuôn phép và dễ dàng trong việc điều chỉnh, ổn định hệ thống mới. Tuy nhiên, quá trình này đã dẫn đến việc tồn tại song song hai hệ thống quản lý và hai hệ thống tài liệu riêng biệt. Số lƣợng tài liệu của mỗi hệ thống nhiều kết hợp với việc thay đổi cập nhật thƣờng xuyên gây khó khăn cho ngƣời sử dụng.
[2] Yêu cầu về hệ thống tài liệu đều đƣợc thể hiện trong các điều khoản của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 (điều khoản 4.2.1), tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 (điều khoản 4.4.4) và tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2010 (điều khoản 4.4.4) trong quy định cụ thể tài liệu của mỗi hệ thống phải bao gồm:
- Chính sách, các mục tiêu và chỉ tiêu - Mô tả phạm vi của hệ thống
- Mơ tả các điều khoản chính của hệ thống quản lý, tác động qua lại giữa chúng và tham khảo đến các tài liệu có liên quan
- Các tài liệu, kể cả hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn
- Các tài liệu, bao gồm cả các hồ sơ, xác định bởi tổ chức cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của việc hoạch định, vận hành, và kiểm sốt các q trình.
Tuy vậy, các nguyên nhân trên vẫn có thể khắc phục đƣợc thơng qua việc tích hợp các hệ thống quản lý. Khi các hệ thống quản lý đã vận hành độc lập một cách ổn định thì việc tích hợp sẽ giúp hợp nhất toàn bộ hệ thống quản lý của công ty, tránh đƣợc sự rời rạc, thiếu liên kết. Đồng thời có thể nhận thấy quy định về hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 và TCVN
ISO 14001:2010 có cùng chung yêu cầu về các nội dung, do đó việc tích hợp hệ thống tài liệu của các hệ thống trên mà vẫn đảm bảo đáp ứng đƣợc các yêu cầu của tiêu chuẩn là hồn tồn có thể thực hiện đƣợc.
2.3.2 Sự thiếu thống nhất và chồng chéo của hệ thống quản lý chất lượng,
hệ thống an tồn sức khỏe và mơi trường
Trong cuộc thảo luận với 17 đáp viên gặp khó khăn về những chồng chéo của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng, 9/17 (53%) ý kiến cho rằng họ đã gặp phải các tình huống bất cập này mỗi ngày. Khi gặp phải vấn đề này, 17/17 (100%) đáp viên đều cân nhắc vấn đề để tự giải quyết trƣớc khi phản ánh về phòng quản lý rủi ro hay phịng an tồn. Đối với các than phiền này thì chỉ khoảng 50% đƣợc bộ phận chức năng giải quyết triệt để, cịn lại thì vẫn tái diễn.
Các trƣờng hợp chồng chéo thƣờng xảy ra đƣợc lặp lại trong các ý kiến trả lời của các 17 đáp viên đƣợc cụ thể trong bảng 2.7.
Nguyên nhân của các chồng chéo trên là do hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an tồn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng đang đƣợc phụ trách bởi hai bộ phận độc lập nhau. Phòng Quản lý rủi ro tập trung vào các vấn đề về chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong từng quá trình trong khi phịng An tồn chủ yếu kiểm sốt an tồn, vệ sinh mơi trƣờng trong các hoạt động. Phƣơng thức quản lý này gây nên tình trạng kiểm sốt trùng lặp tại những q trình địi hỏi phải tn thủ cả về chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng cụ thể là các hoạt động ngồi cơng trƣờng phải đảm bảo chất lƣợng cơng việc thực hiện, an tồn cho ngƣời lao động theo đúng quy định của pháp luật và giữ gìn vệ sinh mơi trƣờng. Điển hình nhƣ cơng tác đào đất tại công trƣờng phải đạt yêu cầu chủ đầu tƣ (đúng tiến độ và đúng kỹ thuật) nhƣng vẫn phải làm đúng theo các bƣớc kiểm tra quy định (trắc đạt, rà dị vật, đóng cọc) để đảm bảo an tồn cho nhân cơng và tn thủ yêu cầu về môi trƣờng (phân loại chất thải, bố trí các khu vực làm việc).
Để giải quyết vấn đề này cần hợp nhất hai phòng ban (phòng Kiểm sốt rủi ro và phịng An toàn) lại thành một hoặc thành lập một ban quản lý duy nhất để đƣa ra
cách thức quản lý thống nhất các quá trình nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ về chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng.
Bảng 2.7: Các trƣờng hợp chồng chéo và các quy trình liên quan Trƣờng hợp chồng chéo Quy trình liên quan
Hai quy trình cùng quy định cách thức thực hiện một quá trình nhƣng qua các bƣớc thực hiện hoặc ngƣời phê duyệt khác nhau.
Quy trình xuất nhập kho vật tƣ và quy trình quản lý vật tƣ ra vào công trƣờng khác nhau trong phần ký xác nhận của ngƣời có trách nhiệm.
Quy trình quản lý chất lƣợng có quy trình hƣớng dẫn thực hiện, tuy nhiên có thể làm ảnh hƣởng đến hoạt động quản lý an toàn sức khỏe và mơi trƣờng
Quy trình thanh tốn có 8 bƣớc thực hiện yêu cầu phải có phiếu theo dõi thời gian thực hiện trong từng bƣớc cho mỗi bộ hồ sơ thanh toán, số lƣợng phiếu này rất nhiều gây lãng phí giấy (khơng đạt chỉ tiêu môi trƣờng đặt ra).
Các hệ thống quản lý đều có hoạt động đánh giá nội bộ về cách thức thực hiện và quản lý các vấn đề về chất lƣợng, an tồn, mơi trƣờng. Thời gian đánh giá không đồng nhất gây tốn thời gian cho các bên tham gia đánh giá.
Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lƣợng thực hiện 1 lần/ năm; hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trƣờng tổ chức đánh giá 2 lần/ năm; đánh giá an tồn tại cơng trƣờng 4 lần/năm.
Các bƣớc công việc của các quy trình chéo nhau.
Quy trình ký kết hợp đồng đƣa ra thời gian để các bộ phận xem xét hợp đồng tối đa là 7 ngày làm việc, tuy nhiên thời gian để trƣởng ban quản lý dự án thống nhất ngân sách phát sinh với khách hàng là 15 ngày. Ngân sách đƣợc duyệt là cơ sở để Khối Thƣơng Mại xem xét thông qua hợp đồng.
(Nguồn: Các trường hợp chồng chéo theo ý kiến của đáp viên và tác giả viện dẫn nội dung các quy trình tương ứng đang áp dụng tại COFICO)
2.3.3 Tính phức tạp của các biểu mẫu sử dụng
Kết quả phòng vấn cho thấy 21/23 đáp viên gặp khó khăn trong việc sử dụng các biểu mẫu và họ phải sử dụng nhiều hơn một biểu mẫu cho cùng một cơng việc của mình hoặc phải lƣu ý hai biểu mẫu tƣơng tự nhau. Theo đáp viên thì điều này là không cần thiết, tốn nhiều giấy tờ và thời gian ghi nhận của họ. Nhân viên phụ trách lƣu trữ hồ sơ tại cơng trình C8 đƣa ra ý kiến “tại sao ISO khơng bỏ hết các biểu mẫu
thì giấy tờ của cơng trình này chỉ cịn 1/10 thơi”. Bảng 2.8 liệt kê chi tiết các biểu mẫu đƣợc đề cập nhiều trong phần trả lời của các đáp viên và vấn đề trùng lặp trong thực tế sử dụng.
Bảng 2.8: Các biểu mẫu trùng lặp trong thực tế sử dụng
Biểu mẫu Vấn đề
- Phiếu xuất nhập kho
- Phiếu ra vào cổng công trƣờng
Có cùng nội dung về số lƣợng hàng và đặc điểm hàng hóa nhƣng phải điền đầy đủ 2 biểu mẫu này do ngƣời phê duyệt khác nhau.
- Phiếu yêu cầu vật tƣ (dùng cho các vật tƣ an tồn và cơng tác tạm) - Phiếu yêu cầu vật tƣ chính (gạch, cát, đá, ximăng và bêtông)
- Phiếu yêu cầu (vật tƣ, dụng cụ dùng tại văn phịng chính)
- Phiếu yêu cầu vật tƣ, thiết bị formwork cho công trƣờng
Các biểu mẫu dùng để yêu cầu các nhóm vật tƣ trang thiết bị cho công trƣờng và văn phòng nên thƣờng xuyên bị nhầm lẫn
- Phiếu đề nghị thanh toán chi phí văn phịng (OP 11 – FO 01)
- Phiếu đề nghị thanh toán chuyển khoản (OP 11 – FO 03)
Khi sử dụng phải lƣu ý để tránh nhầm lẫn loại thanh tốn là thanh tốn cho chi phí của cơng trƣờng và chi phí cho các hoạt động văn phòng.
- Phiếu yêu cầu đào tạo (HSE – MSP 03 – F4)
- Phiếu yêu cầu đào tạo (OP 05 – FO 01)
Biểu mẫu yêu cầu đào tạo đều có ở hệ thống quản lý an tồn sức khỏe và mơi trƣờng (HSE) và hệ thống quản lý chất lƣợng. Do đó khi sử dụng phải lƣu ý dùng đúng biểu mẫu cho công tác đào tạo từng hệ thống.
Biểu mẫu mô tả công việc cho văn phịng và cơng trƣờng
Hiện nay có 2 biểu mẫu chính thức dùng trong mô tả công việc đƣợc ban hành từ phòng quản lý rủi ro và phịng an tồn, do đó khi nhân viên có nhu cầu sử dụng còn lúng túng trong việc sử dụng biểu mẫu nào là đúng.
- Phiếu kiểm tra an toàn giàn giáo (HSE – WSP – 01 – F1)
- Phiếu kiểm tra giàn giáo thi công (OP 13 – FO 25)
Khi tiến hành lắp giàn giáo đƣa vào sử dụng phải kiểm tra đầy đủ bằng 2 biểu mẫu :
- Biểu mẫu kiểm tra các tiêu chí an toàn giàn giáo để đƣa vào sử dụng (theo hệ thống quản lý an toàn).
- Biểu mẫu kiểm tra chất lƣợng lắp ráp giàn giáo trƣớc khi sử dụng (theo hệ thống quản lý
Biểu mẫu Vấn đề
- Phiếu đánh giá thầu phụ (OP 09 – FO 05)
- Phiếu đánh giá thầu phụ (HSE – OCP – 05 – F2)
Định kỳ 1 năm/ lần trƣởng ban quản lý dự án phải đánh giá biểu hiện của thầu phụ về mặt chất lƣợng và an toàn trên 2 biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an tồn – mơi trƣờng.
- Danh mục tài liệu nội bộ (HSE – MSP – 05 – F2)
- Danh mục tài liệu bên ngoài (HSE – MSP – 05 – F3)
- Danh mục hồ sơ (HSE – MSP – 05 – F4)
- Danh mục tài liệu (OP 01 – FO 02) - Danh mục hồ sơ (OP 01 – FO 03)
Ngƣời sử dụng bị lúng túng khi chọn biểu mẫu để kiểm soát tài liệu và hồ sơ trong phịng ban của mình vì hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng đều có các biểu mẫu kiểm sốt tài liệu, hồ sơ tƣơng ứng theo yêu cầu của tiêu chuẩn
- Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa (OP 03 – FO 01) - Báo cáo khắc phục (HSE – MSP – 11 – F1)
Hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và mơi trƣờng đều có biểu mẫu để ghi nhận lại sự không phù hợp và tìm ra nguyên nhân gốc để khắc phục tránh tái diễn.
(Nguồn: Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường)
Dựa trên một số trùng lắp và phức tạp của các biểu mẫu hiện đang sử dụng có thể hiểu đƣợc những khó khăn mà ngƣời dùng gặp phải. Và trong tình huống đó, phần lớn các đáp viên chọn giải pháp công việc liên quan đến hệ thống quản lý nào thì ƣu tiên sử dụng biểu mẫu của hệ thống quản lý đó. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp nhất thời để xử lý cơng việc.
Khó khăn của ngƣời dùng xuất phát từ việc tồn tại hai hệ thống tài liệu với nhiều biểu mẫu đi kèm. Các biểu mẫu thể hiện nhiều thơng tin cần đƣợc kiểm sốt trong từng giai đoạn và khi đƣợc điền đầy đủ thơng tin nó sẽ trở thành hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện. Tuy vậy, việc áp dụng nhiều biểu mẫu cho cùng một cơng việc sẽ gây lãng phí thời gian của ngƣời thực hiện và tăng khối lƣợng công việc giấy tờ hàng ngày.
Nguyên nhân của khó khăn trên là sự rời rạc trong hệ thống tài liệu, mỗi hệ thống có các u cầu kiểm sốt q trình riêng và ngƣời thực hiện đã áp dụng rập khuôn,
khơng có sự kết hợp và điều chỉnh. Vấn đề này đƣợc cụ thể trong công tác đào tạo