CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.4 Bƣớc 4: Xem xét toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng
Qua phân tích ngun nhân của các khó khăn cơng ty đang gặp phải có thể thấy phần lớn xuất phát từ hệ thống tài liệu rƣờm rà. Tại bƣớc này ban QHSE xem xét lại toàn bộ hệ thống tài liệu hiện có tại cơng ty liên quan đến cơng tác quản lý thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an tồn - sức khỏe - mơi trƣờng. Giai đoạn này đƣợc thực hiện trên cơ sở xác định các tài liệu cần thiết của hệ thống quản lý tích hợp và các tài liệu hiện có nhằm loại bỏ những phần bị trùng lắp và chồng chéo nhau.
- Đối với các tài liệu (quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn cơng việc) đang bị trùng lắp nhau sẽ đƣợc tích hợp lại nội dung đáp ứng đƣợc đầy đủ các yêu cầu về các khía cạnh: chất lƣợng, an tồn sức khỏe và mơi trƣờng. Đây là bƣớc rất quan trọng và đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan (ban QHSE, tƣ vấn viên và đại diện các phòng ban) để đảm bảo hệ
chuẩn cần tích hợp. Chi tiết các quy trình đƣợc tích hợp thể hiện trong bảng 3.3.
- Đối với các tài liệu đặc trƣng riêng của từng hệ thống quản lý hiện đang sử dụng (nhƣ quy trình cơng việc chuẩn an tồn, các quy định liên quan đến hoạt động cơng ty, quy định về kiểm sốt môi trƣờng) sẽ đƣợc giữ lại nội dung để đảm bảo kiểm sốt tốt các khía cạnh về chất lƣợng, an tồn và môi trƣờng trong công việc, đồng thời thể hiện đặc trƣng của hệ thống quản lý.
Chi tiết xây dựng một số tài liệu bắt buộc phải thiết lập bằng văn bản của hệ thống quản lý tích hợp nhƣ sau:
[1] Chính sách chính sách chất lượng, an tồn và mơi trường (QHSE)
Chính sách QHSE đƣợc thiết lập bằng văn bản có nội dung phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn (TCVN ISO 9001:2008 – điều khoản 5.3; OHSAS 18001:2007 – điều khoản 4.2; TCVN 14001:2010 – điều khoản 4.2). Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo chính sách QHSE đƣợc đƣa ra phù hợp với đặc điểm của cơng ty (mục đích của tổ chức, bản chất, quy mơ các rủi ro và các tác động môi trƣờng của các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức). Thể hiện cam kết của ban lãnh đạo công ty trong việc tuân thủ quy định của pháp luật và các bên liên quan về chất lƣợng, an tồn sức khỏe và mơi trƣờng đồng thời cải tiến liên tục hoạt động quản lý. Chính sách QHSE phải đƣợc truyền đạt đến toàn bộ nhân viên và các bên liên quan, phải ln đƣợc duy trì và định kỳ xem xét để đảm bảo tính thích hợp.
[2] Quy trình nhận dạng, đánh giá các rủi ro và khía cạnh mơi trường có ý nghĩa
Nhận dạng và đánh giá rủi ro là một trong những điều khoản bắt buộc phải thiết lập thủ tục quản lý kiểm soát theo yêu cầu của tiêu chuẩn (TCVN ISO 14001:2010 – điều khoản 4.3.1; OHSAS 18001:2007 điều khoản 4.3.1). Quy trình nhận dạng và đánh giá rủi ro (về quản lý và an toàn) phải bảo gồm việc xác định các rủi ro và các khía cạnh mơi trƣờng của các dịch vụ do cơng ty cung cấp, những tác động có thể gây ra cho cơng ty. Cần xác định các rủi ro và các khía cạnh mơi trƣờng có tác động đáng kể đến các hoạt động của cơng ty để có các biện pháp quản lý phù hợp.
Bảng 3.3: Tích hợp các quy trình có nội dung tƣơng tự nhau vào hệ thống quản lý tích hợp Tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng Tài liệu hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe
nghề nghiệp và môi trƣờng HSE Tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp QHSE và số lƣợng biểu mẫu Điều
khoản
Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
Điều
khoản Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
5.3 Chính sách chất lƣợng Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.2 Chính sách an tồn sức khỏe và mơi trƣờng Số lƣợng biểu mẫu: 1 Chính sách chất lƣợng - an tồn sức khỏe và mơi trƣờng Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.1 Sổ tay chất lƣợng Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.1
Sổ tay mơi trƣờng, an tồn và sức khỏe và môi trƣờng Số lƣợng biểu mẫu: 1 Sổ tay tích hợp QHSE Số lƣợng biểu mẫu: 1 5.4.1 Mục tiêu chất lƣợng năm 2015 Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.3.3
Mục tiêu an toàn sức khỏe và môi trƣờng năm 2015 Số lƣợng biểu mẫu: 1 Mục tiêu năm 2015 Số lƣợng biểu mẫu: 1 7.1 Kế hoạch quản lý chất lƣợng Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.3.3
Kế hoạch quản lý an tồn, sức khỏe và mơi trƣờng
Số lƣợng biểu mẫu: 1
Kế hoạch chất lƣợng – an tồn sức khỏe và mơi trƣờng
Số lƣợng biểu mẫu: 1
4.2.3 4.2.4
Quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ và công văn đi đến
4.4.5 Quy trình quản lý tài liệu & dữ liệu Số lƣợng biểu mẫu: 5
Quy trình quản lý tài liệu & dữ liệu Số lƣợng biểu mẫu: 5
Tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng Tài liệu hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe
nghề nghiệp và môi trƣờng HSE Tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp QHSE và số lƣợng biểu mẫu Điều
khoản
Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
Điều
khoản Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
8.2.2 5.6
Quy trình đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo
Số lƣợng biểu mẫu: 6
4.5.5 Quy trình đánh giá nội bộ
Số lƣợng biểu mẫu: 3 Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý và xem xét của lãnh đạo
Số lƣợng biểu mẫu: 4 4.6 Quy trình xem xét lãnh đạo
Số lƣợng biểu mẫu: 1 8.2.3 Quy trình hành động khắc phục – phòng ngừa Số lƣợng biểu mẫu: 2 4.5.3 Quy trình sự khơng phù hợp/ hành động khắc phục & phòng ngừa Số lƣợng biểu mẫu: 1 Quy trình hành động khắc phục – phòng ngừa Số lƣợng biểu mẫu: 2
6.2.2 Quy trình đào tạo
Số lƣợng biểu mẫu: 5 4.4.2
Quy trình đào tạo và huấn luyện an tồn, mơi trƣờng
Số lƣợng biểu mẫu: 4
Quy trình đào tạo và huấn luyện Số lƣợng biểu mẫu: 4
5.5.1 Mô tả công việc
Số lƣợng biểu mẫu: 1 4.4.1 Trách nhiệm và quyền hạn Số lƣợng biểu mẫu: 1 Trách nhiệm, quyền hạn Số lƣợng biểu mẫu: 1 8.2.3
Quy định đánh giá hệ thống tuân thủ Số lƣợng biểu mẫu: 2 4.5.2 Quy trình đánh giá sự tn thủ an tồn và mơi trƣờng Số lƣợng biểu mẫu: 1
Quy trình đánh giá sự tuân thủ Số lƣợng biểu mẫu: 1
Tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng Tài liệu hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe
nghề nghiệp và môi trƣờng HSE Tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp QHSE và số lƣợng biểu mẫu Điều
khoản
Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
Điều
khoản Tên tài liệu và số lƣợng biểu mẫu
Số lƣợng biểu mẫu: 4
8.2.3 Quy trình thi hành kỷ luật lao động
Số lƣợng biểu mẫu: 3 4.4.6
Quy trình Thƣởng - phạt an tồn Số lƣợng biểu mẫu: 2
Quy trình thi hành kỷ luật lao động Số lƣợng biểu mẫu: 2
8.2.4 Quy trình quản lý rủi ro Số lƣợng biểu mẫu: 2
4.3.1
Quy trình nhận dạng mối nguy và đánh giá rủi ro
Số lƣợng biểu mẫu: 2
Quy trình nhận dạng, đánh giá các rủi ro và khía cạnh mơi trƣờng có ý nghĩa Số lƣợng biểu mẫu: 2
4.3.2 Yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác Số lƣợng biểu mẫu: 1
Quy trình đánh giá bối cảnh của công ty Số lƣợng biểu mẫu: 1
4.4.6 Quy trình an tồn tại văn phịng
Số lƣợng biểu mẫu: 0 Quy trình quản lý rủi ro tại văn phịng và cơng trƣờng
Số lƣợng biểu mẫu: 2 4.4.6 Quy trình an tồn vệ sinh thực phẩm
Số lƣợng biểu mẫu: 4
4.4.6 Quy trình phịng cháy chữa cháy Số lƣợng biểu mẫu: 5
[3] Quy trình đánh giá bối cảnh của cơng ty
Quy trình tuân thủ yêu cầu pháp luật và các yêu khác là quy trình bắt buộc phải thiết lập bằng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001 (điều khoản 4.3.2). Bên cạnh đó, tiêu chuẩn PAS 99: 2012 cũng đã mở rộng việc tuân thủ này vào điều khoản 4.1: “công ty nên đánh giá bối cảnh hiện tại bao gồm các yếu tố về tự nhiên, tơn giáo, chính trị, luật pháp của quốc gia và khu vực đặt công ty cũng nhƣ các xu hƣớng, mối quan hệ, chuẩn mực giá trị có thể ảnh hƣởng đến mục tiêu và chiến lƣợc của công ty”.
Trên cơ sở đó, tác giả chuyển Quy trình tn thủ u cầu pháp luật và các yêu cầu khác (HSE – MSP – 02) hiện đang có thành Quy trình đánh giá bối cảnh của công ty để việc đánh giá và tuân thủ đƣợc đầy đủ hơn.
[4] Mục tiêu QHSE
Mục tiêu QHSE đƣợc đặt ra hàng năm cho tồn cơng ty và từng bộ phận/ phịng ban dựa trên chính sách QHSE mới, các rủi ro và các khía cạnh mơi trƣờng có ý nghĩa, bối cảnh hiện tại và định hƣớng phát triển của công ty. Các mục tiêu này phải đƣợc thiết lập tại tất cả cả phịng ban/ bộ phận của cơng ty và đƣợc theo dõi, tổng kết định kỳ kết quả đạt đƣợc.
[5] Quy trình quản lý tài liệu & dữ liệu
Tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (điều khoản 4.2.3), OHSAS 18001:2007 và TCVN ISO 14001:2010 (điều khoản 4.4.5) và để quản lý toàn bộ hệ thống tài liệu và dữ liệu tại COFICO, cơng ty cần có một quy trình thể hiện cụ thể các yêu cầu đối với các tài liệu do công ty ban hành gồm:
- Phê duyệt trƣớc khi ban hành
- Kiếm soát ngày ban hành, quá trình thay đổi và nhận biết các phiên bản của tài liệu để không sử dụng tài liệu bị lỗi thời.
- Tài liệu phải ln sẵn có khi cần sử dụng.
- Phải đƣợc cập nhật khi có thay đổi để ln phù hợp với công ty.
Tại công ty, để tránh sử dụng nhầm lẫn hệ thống tài liệu QHSE mới và các hệ thống tài liệu cũ trƣớc đây, công ty phải quy định cụ thể ký hiệu nhƣ hình 3.1
Hình 3.1: Hƣớng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý tích hợp
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
[6] Quy trình quản lý hồ sơ
Các hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống quản lý. Việc lƣu trữ, bảo vệ, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ phải có một quy trình cụ thể đƣợc văn bản hóa. Nội dung quy trình quản lý hồ sơ của hệ thống quản lý tích hợp sẽ dựa trên nội dung của Quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ và công văn đi đến (OP 01) và Quy trình quản lý hồ sơ (HSE – MSP – 12).
[7] Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý và xem xét của lãnh đạo
Đánh giá nội bộ là hoạt động phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn (TCVN ISO 9001:2008 – điều khoản 8.2.2 và TCVN ISO 14001: 2010 & OHSAS 18001:2007 – điều khoản 4.5.5). Quy trình đánh giá nội bộ của hệ thống tích hợp mới sẽ đƣợc xây dựng thống nhất về nội dung thẩm tra và tần suất thực hiện để tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian của các bên liên quan và vẫn đạt đƣợc kết quả mong muốn.
Công ty tiến hành đánh giá nội bộ hoạt động của hệ thống quản lý 2 lần/năm lần lƣợt tại văn phịng và các cơng trƣờng đang hoạt động sao cho các đơn vị đƣợc đánh giá ít nhất 1 lần/ năm (một số đơn vị có nhiều lỗi khơng phù hợp trong lần đánh giá trƣớc hoặc khối lƣợng công việc nhiều, phức tạp sẽ đƣợc gia tăng tần suất đánh giá
QHSE (XXX) ZZZ - 00 - F
Số thứ tự của biểu mẫu bắt đầu từ 1 Số thứ tự của loại tài liệu bắt đầu từ 01
(MAN, MSP, OCP, REG, WSP, INS)
Loại tài liệu (theo quy định ký hiệu tài liệu) - Mã công trƣờng XXX
- Mã văn phòng XX
Mã tài liệu hệ thống tích hợp (Quality,
là 2 lần/ năm). Nội dung đánh giá là các vấn đề về chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng theo quy định đề ra của công ty.
Tƣơng ứng với các đợt đánh giá nội bộ, Ban Giám Đốc công ty sẽ tiến hành xem xét quá trình triển khai thực hiện hệ thống quản lý tích hợp. Dữ liệu và kết quả của cuộc họp xem xét lãnh đạo đƣợc tuân thủ theo yêu cầu của các tiêu chuẩn.
Quy trình đánh giá nội bộ mới sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí hơn so với việc đánh giá riêng rẽ hệ thống quản lý chất lƣợng và hệ thống quản lý an tồn sức khỏe – mơi trƣờng.
[8] Quy trình quản lý thơng tin
Hệ thống trao đổi thơng tin giữa các phịng ban trong cơng ty còn nhiều yếu kém là một trong những điểm yếu đã đề cập ở mục 3.3.2 của nghiên cứu này. Để khắc phục điểm yếu trên và tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn, công ty phải ban hành quy trình quản lý thơng tin để hƣớng dẫn cách thức truyền đạt và xử lý thông tin trong và ngồi tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất thông qua các phƣơng tiện truyền thông tin (các buổi họp, email, điện thoại, fax…) và kênh thông tin đã đƣợc thiết lập tại công ty.
[9] Quy trình ứng phó với các tình trạng khẩn cấp
Trên cơ sở bối cảnh của tổ chức chịu tác động từ các bên liên quan và các rủi ro về chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng. Cơng ty phải thiết lập một quy trình để quản lý các tình huống khẩn cấp và sẵn sàng ứng phó nếu xảy ra. Các tình huống khẩn cấp sẽ đƣợc cập nhật thêm vào nội dung của Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp (HSE – MSP – 07) để quản lý toàn diện hơn hoạt động này.
[10] Trách nhiệm, quyền hạn
Vai trò, trách nhiệm của các nhân viên, đặc biệt là các cá nhân thực hiện cơng việc có liên quan đến việc đảm bảo chất lƣợng, an tồn và mơi trƣờng phải đƣợc xác định rõ ràng bằng văn bản.
Tại COFICO, bảng mô tả công việc cũng đã đƣợc thực hiện. Tuy nhiên chƣa có sự đồng bộ trong biểu mẫu sử dụng và nội dung cần thể hiện. Do đó, khi thiết lập tài
liệu cho hệ thống quản lý tích hợp cần thống nhất biểu mẫu áp dụng để đồng nhất việc mô tả trách nhiệm, quyền hạn của các nhân viên làm việc tại công ty.
Mục đích của giải pháp đưa ra:
- Việc hệ thống hóa lại các tài liệu hiện có sẽ giúp ban QHSE thấy rõ những điểm tƣơng quan trong hệ thống tài liệu của các hệ thống quản lý đang vận hành. Tích hợp hệ thống tài liệu là nền tảng quan trọng để triển khai thực hiện hệ thống quản lý tích hợp.
- Đây là bƣớc thực hiện chính để giải quyết triệt để các khó khăn mà cơng ty đang gặp phải trong quá trình triển khai thực hiện riêng rẽ hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng:
o Giảm số lƣợng các tài liệu đang trùng lặp: từ 32 quy trình giảm xuống cịn 16 quy trình.
o Tinh gọn lại 74 biểu mẫu trong 32 quy trình cịn 31 biểu mẫu trong 16 quy trình.
- Khi chỉ có một hệ thống tài liệu duy nhất, số lƣợng quy trình và biểu mẫu giảm xuống thì cơng việc giấy tờ của các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên tại công trƣờng cũng đƣợc giải quyết.