CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
3.3 Bƣớc 3: Xác định các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích
cơng việc mình đang làm và phải làm.
- Làm rõ các điểm tƣơng đồng trong yêu cầu của ba hệ thống quản lý để nhận thấy những điểm trùng lấp hiện nay tại công ty.
- Đây là bƣớc chuẩn bị kiến thức cần có để xác định các q trình và tài liệu cần thiết cho hệ thống quản lý tích hợp một cách chính xác.
3.3 Bƣớc 3: Xác định các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp hợp
Để khắc phục việc sử dụng nhiều biểu mẫu và công việc giấy tờ nhiều khi áp dụng các hệ thống quản lý độc lập, khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp ban QHSE sẽ xác định các quá trình và tài liệu cần thiết của hệ thống. Bƣớc hoạch định này sẽ giúp giảm số lƣợng các quy trình, tinh gọn các biểu mẫu. Cơng việc này cần phải có sự tƣơng tác giữa tƣ vấn viên với ban QHSE và đại diện lãnh đạo với các vai trò nhƣ sau:
- Tƣ vấn viên sẽ giúp hệ thống hóa các q trình của cơng ty và cụ thể hóa các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp vào từng q trình.
- Ban QHSE dựa trên kinh nghiệm thực tế làm việc của mình để chi tiết hóa các bƣớc cơng việc trong q trình.
Tài liệu cần thiết cho hệ thống quản lý tích hợp sẽ đƣợc xác định dựa trên các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp (tổng hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng đã thực hiện ở mục 3.2).
Mục đích của giải pháp đưa ra:
- Giúp ban QHSE hiểu rõ yêu cầu và tài liệu cần thiết của hệ thống quản lý tích hợp để đƣa ra những quy trình/ quy định/ hƣớng dẫn công việc và biểu mẫu cần thiết, tránh tình trạng số lƣợng tài liệu nhiều nhƣng khơng đủ nội dung cần kiểm sốt.
- Hệ thống hóa các q trình và các tài liệu cần thiết đứng trên góc độ tiếp cận theo q trình nhƣ vậy sẽ khắc phục đƣợc vấn đề trùng lặp quy trình, biểu mẫu theo yêu cầu của các hệ thống quản lý khác nhau.
- Các quá trình sẽ đƣợc quản lý theo một cách thống nhất tránh đƣợc các chồng chéo, thiếu thống nhất của hai hệ thống tài liệu nhƣ thực trạng đang diễn ra.