Từ các ƣu điểm và hạn chế của VHDN tại Eurowindow CN Hồ Chí Minh và dựa vào quan điểm định hƣớng nói trên, mục tiêu cụ thể để hồn thiện VHDN tại CN Hồ Chí Minh nhƣ sau:
Nâng cao năng lực của lãnh đạo, lãnh đạo phải biết và hiểu rõ VHDN của chi nhánh, vai trò của VHDN cũng nhƣ của bản thân đối với sự phát triển VHDN tại công ty.
Kiến trúc nội và ngoại thất phải tạo đƣợc sự thoải mái cho nhân viên làm việc cũng nhƣ khách hàng khi đến liên hệ.
Loại văn hóa Hiện tại Mong muốn Chênh lệch Khoảng chênh lệch
C-VH Gia đình 23.9 27.1 +3.2 2 đến 4
H-VH Cấp bậc 28.5 23.7 -4.8 > 4
M-VH Thị trƣờng 26.1 24.6 -1.5 < 2
61
công ty, giữa các showroom, đại lý và các dịp tri ân khách hàng.
Từ những hình ảnh sẵn có nhƣ logo, slogan, các mẫu riêng của Eurowindow để tạo ra các ấn phẩm thu hút hơn. Tạp chí cần phong phú hơn nhằm truyền đạt rõ ràng, hiệu quả đến nhân viên và khách hàng.
Điều chỉnh đồng phục của cơng ty phù hợp với tính chất cơng việc và dễ gây chú ý hơn với khách hàng.
Rà sốt và hồn thiện các quy định, quy chế nội quy cho phù hợp với tình hình kinh doanh của chi nhánh và mơi trƣờng, vị trí làm việc của CBCNV.
Nâng cao ý thức làm việc, tự chịu trách nhiệm cao của các cá nhân trong công ty đồng thời nâng cao sự quan tâm về các giá trị cốt lõi của công ty.
Xử lý triệt để vấn đề gian lận trong thi đua, trong công việc cũng nhƣ thực hiện đúng theo quy tắc nghề nghiệp của Eurowindow đã xây dựng.
Điều chỉnh mơ hình VHDN của Eurowindow CN Hồ Chí Minh cho phù hợp với phù hợp với định hƣớng phát triển và mong muốn của CBCNV trong chi nhánh.
3.4 Giải pháp hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại CTCP Eurowindow CN Hồ Chí Minh đến năm 2020
Nhƣ đã phân tích ở trên đối với biểu hiện VHDN của chi nhánh hiện nay và định vị mơ hình VHDN hiện tại và hƣớng mong muốn của CBCNV trong tƣơng lai, CTCP Eurowindow nói chung và CN Hồ Chí Minh nói riêng đã đạt đƣợc kết quả tốt trong việc xây dựng và áp dụng VHDN vào hoạt động của mình, bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế. Để cơng ty và chi nhánh có thể phát triển bền vững, dễ dàng thích nghi với những thay đổi của môi trƣờng, đề tài này đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:
3.4.1 Nâng cao nhận thức về VHDN cho lãnh đạo chi nhánh.
Để hình thành đƣợc một mơ hình VHDN đã khó, việc xây dựng, phát triển và duy trì lại càng khó. CTCP Eurowindow nói chung và CN Hồ Chí Minh nói riêng đã có những bƣớc đi đầy khó khăn để hình thành đƣợc một mơ hình văn hóa nhƣ hiện nay. Trong q trình đó, ban lãnh đạo đóng vai trị vơ cùng quan trọng, là đầu tàu để duy trì cũng nhƣ đề ra những định hƣớng để thực hiện và phát triển VHDN.
62
Tuy nhiên, để VHDN có thể phát triển hơn nữa và phù hợp với tình hình kinh doanh, cũng nhƣ những biến động thay đổi từ thị trƣờng, ban lãnh đạo cần phải quan tâm sâu sắc hơn đến vấn đề VHDN với những hành động cụ nhƣ:
- Tạo ra một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
- Giúp nhân viên hiểu đƣợc giá trị của mình, cũng nhƣ những mục tiêu của cá nhân và mục tiêu chung, từ đó đóng góp vào tƣơng lai lâu dài của cơng ty.
- Thƣờng xuyên tổ chức những buổi gặp mặt, một mặt tạo sự gần gũi giữa lãnh đạo và nhân viên, mặt khác cho nhân viên thấy đƣợc bức tranh thực của cơng ty và chi nhánh: tình hình kinh doanh, kế hoạch hành động, cũng nhƣ những rủi ro, khó khăn có thể gặp phải.
- Tiếp tục hoàn thiện và thƣờng xuyên cập nhật các quy trình, quy chế, nội quy,…tránh những quy định khó khăn, ràng buộc tạo sự phản kháng, gây áp lực đối phó từ nhân viên.
- Nâng cao vai trò và tầm quan trọng của VHDN, ghi chép kỹ lƣỡng sự hình thành, bƣớc phát triển VHDN của chi nhánh qua đó phân tích, đánh giá VHDN đi đơi với chiến lƣợc kinh doanh thông qua các mốc thời gian nhƣ 3 năm, 5 năm, 10 năm,… - Lãnh đạo cần thống nhất ý kiến và thành lập cơng đồn cơ sở thành viên cho chi nhánh để hỗ trợ ngƣời lao động và kết nối họ với công ty.
Đây là những công việc cần làm thƣờng xuyên và xuyên suốt trong quá trình hoạt động nhằm giúp cơng ty có thể phát triển tạo ra lợi thế cạnh tranh chính vì thế giải pháp này cần phải có thời gian và sự tập trung cao hơn. Mặc dù giải pháp hƣớng tới sự nhận thức của lãnh đạo đƣợc xem là giải pháp khó khăn nhƣng để VHDN tại chi nhánh hồn thiện hơn thì bắt buộc những suy nghĩ, hành động của lãnh đạo mang tính tiên quyết và sau đó hƣớng đến việc thay đổi, thực hiện của nhân viên.
3.4.2 Hoàn thiện và nâng cao đối với các biểu trƣng trực quan
Trƣớc hết là cần hồn thiện hơn kiến trúc của CN Hồ Chí Minh. Chi nhánh cần sắp xếp hợp lý hơn văn phòng làm việc cho các bộ phận, tránh tình trạng các phịng/ban ngồi chung, sẽ khó khăn cho việc trao đổi công việc nội bộ cũng nhƣ làm
63
việc của các nhân viên. Bên cạnh đó cần bố trí một khu vực nhỏ chỗ đỗ xe cho các nhân viên kinh doanh thƣờng xuyên ra vào cơng ty và đi gặp khách hàng, tìm hiểu thị trƣờng,… hỗ trợ nhân viên làm việc với một số bãi xe gần đó để đƣợc gửi xe tháng, đi bộ gần hơn đến cơng ty giảm tình trạng trễ giờ làm.
Đối với đồng phục công ty cần:
Đƣợc thiết kế cho phù hợp với tính chất cơng việc. Đồng phục hiện nay với áo sơ mi trắng và logo xanh, có thể phù hợp cho nhân viên khối văn phòng, trực điện thoại, tiếp khách hàng. Nhƣng đối với những nhân viên có tính chất cơng việc bên ngồi: gặp khách hàng, đi tới các cơng trình,… thì nên có thiết kế riêng để tránh việc gây bẩn, ố màu.
Có quy định cụ thể về việc mặc đồng phục cho đồng nhất. Nên có hình phạt nếu nhân viên lên công ty vào ngày thứ 2 và thứ 6 không mặc đồng phục, đồng thời quản lý chặt chẽ hơn.
Có thể thiết kế thêm lễ phục để mặc vào các sự kiện quan trọng của công ty: tổng kết cuối năm, gặp mặt đầu năm, kỷ niệm ngày thành lập chi nhánh Hồ Chí Minh,tổng cơng ty. Ngồi ra có thể thiết kế đồng phục theo khu vực cho phù hợp với văn hóa và đặc trƣng vùng miền.
Mặc dù chi phí cho việc thay đổi đồng phục ở mức khá cao khoảng 330 triệu đồng nhƣng khi thay đổi đồng phục phù hợp sẽ giảm thiểu đƣợc chi phí đồng phục mỗi năm của chi nhánh khoảng 65 triệu đồng/năm đồng thời với việc thiết kế đồng phục mới tạo đƣợc sự khác biệt, gây chú ý và thuận tiện trong việc sử dụng.
Về lễ nghi, lễ kỷ niệm, cần tổ chức thêm một số lễ hội mang màu sắc đặc
trƣng của chi nhánh. Hiện nay CN Hồ Chí Minh chỉ tổ chức du lịch, giao lƣu vào ngày kỷ niệm thành lập chi nhánh mà chƣa có các lễ hội giao lƣu rộng rãi giữa các chi nhánh, các đại lý/showroom với nhau để mọi ngƣời biết, hiểu, chia sẻ kinh nghiệm và xích lại gần nhau hơn. Các hoạt động thể thao cần đƣợc diễn ra thƣờng xuyên hơn và phong phú hơn để đẩy mạnh phong trào thi đua, tạo môi trƣờng gắn kết các thành viên với nhau. Chi nhánh nên một quỹ riêng nhằm hỗ trợ những cá nhân gặp khó khăn và trực tiếp đứng lên kêu gọi tập thể CBCNV giúp đỡ.
64
Với giải pháp này cịn phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của CN, do đó nếu CN hồn thành mục tiêu của mình ở những năm tới thì nên chi nhiều hơn cho giải pháp này vì chính giải pháp này có thể giúp nhân viên gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.
Chế độ hội họp: cần phải có một số cuộc họp của nhân viên với các lãnh đạo
cấp cao, họ có thể truyền đạt dễ dàng hơn những vấn đề khó khăn cũng nhƣ những ý kiến riêng, lãnh đạo cũng nắm bắt đƣợc vấn đề thực tế của nhân viên và có đƣợc những ý tƣởng giúp doanh nghiệp có những sáng kiến tốt hơn, phù hợp hơn.
Đối với ấn phẩm của công ty:
Tạp chí 3600 Eurowindow Holding cần đƣợc thiết kế và tạo thêm nhiều thông tin nhằm thu hút sự quan tâm của CBCNV và khách hàng. Đồng thời cần phổ biến rộng rãi đến nhân viên và khách hàng hơn, không chỉ đơn thuần là qua email mà bằng bản giấy đƣợc in và thiết kế. Thông qua đó cũng có thể quảng bá sản phẩm của cơng ty, thậm chí là góc chia sẻ của lãnh đạo hay nhân viên trong công ty.
Về những ấn phẩm liên quan đến nhận diện thƣơng hiệu cho công ty, đây là công cụ để quảng bá hình ảnh cơng ty hữu hiệu và nhanh chóng ví dụ: bì thƣ, header, túi đựng sản phẩm, quà tặng khách hàng, sổ dùng trong công ty,…
Chi nhánh cần thống nhất quy định chung về bộ hợp đồng kí kết với khách hàng bao gồm túi đựng hồ sơ, đóng cuốn, trang bìa chung,…đa phần các hợp đồng đều chỉ đƣợc bấm ở góc và đƣa khách hàng kí, rất ít nhân viên đóng cuốn và họ phải tự thiết kế trang bìa riêng nên chƣa có sự thống nhất. Một số khách hàng cũng đã so sánh sự thiếu chuyên nghiệp từ các bộ hợp đồng khác của đối thủ nhƣ EBM, Austdoor, Lifewindow…Quan trọng nhất là chuẩn hóa và nhận diện cho tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp ra thị trƣờng.
Giai thoại: chi nhánh cần có sự ghi chép cẩn thận về các thế hệ, các nhà lãnh
đạo để mọi ngƣời có thể nhìn thấy những tấm gƣơng đã ghi dấu ấn trong sự phát triển của Eurowindow, nếu có thể dành riêng một phịng truyền thống để lƣu trữ vật dụng, hình ảnh, hồ sơ ghi chép để nhân viên dễ dàng tìm hiểu và học hỏi từ những kinh nghiệm của các thế hệ đi trƣớc.
65
Ngoài ra, bài hát truyền thống của công ty cũng cần phổ biến rộng rãi đến tất cả mọi ngƣời. Thông qua kết quả phỏng vấn, một số nhân viên đề xuất công ty cần hỗ trợ thêm cho mỗi showroom một tivi đặt khu vực trƣng bày sản phẩm để giới thiệu chung về Eurowindow và phát bài hát truyền thống giúp cả nhân viên và khách hàng biết và ấn tƣợng hơn. Đồng thời yêu cầu thực hiện trong các dịp quan trọng của công ty nhƣ lễ tổng kết, trƣớc các buổi họp, trong các buổi giao lƣu, đặc biệt là phát liên tục trong những buổi triển lãm Vietbuild hàng năm. Thậm chí có thể thay bằng bài hát khác, vui tƣơi hơn, dễ nhớ hơn, gây ấn tƣợng hơn và vui vẻ khi thực hiện.
Các giải pháp hoàn thiện biểu trƣng trực quan giúp chi nhánh gây ấn tƣợng với khách hàng đồng thời giúp nhân viên cải thiện đƣợc sự gắn kết giữa các thành viên và thuận lợi trong công việc. Mặc dù các giải pháp này không tốn quá nhiều về thời gian nhƣng lại tốn nhiều chi phí hơn để thực hiện.
3.4.3 Giải pháp giúp nâng cao các biểu trƣng phi trực quan
Hiện công ty đã đƣa ra đƣợc tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu cũng nhƣ giá trị cốt lõi khá rõ ràng, đã thể hiện đƣợc định hƣớng của mình và đƣa ra những chính sách, quy định, cách thức để thực hiện. Tuy nhiên, q trình thực hiện vẫn cịn một số vấn đề cần đƣợc cải thiện nhằm giúp công ty đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Tầm nhìn của cơng ty là khá rõ ràng và cụ thể với việc "Khẳng định vị thế nhà cung cấp giải pháp tổng thể về cửa, vật liệu hoàn thiện số 1 Việt Nam và từng bƣớc vƣơn tầm Quốc tế". Để thực hiện việc duy trì là nhà cung cấp tổng thể về cửa số 1 Việt Nam, nhất thiết nội bộ của cơng ty phải vững mạnh, tích cực thay đổi và phát triển. Với tầm nhìn xa hơn, rộng hơn, vƣơn tầm quốc tế địi hỏi cơng ty cũng nhƣ chi nhánh phải trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho tất cả nhân viên với một mơi trƣờng làm việc chun nghiệp trong đó mỗi cá nhân có thể phát huy tối đa sự sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội nghề nghiệp với tinh thần dân chủ cao. Để hƣớng đến tầm nhìn đó, chi nhánh cần tăng cƣờng cơng tác đào tạo, huấn luyện, tiếp cận những chuyên gia kỹ thuật và cơ sở vật chất phải đồng bộ cải tiến hơn. Đặc biệt
66
là tầm nhìn phải đƣợc cụ thể hóa bằng các chuẩn mực hành vi trong tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sứ mệnh và giá trị cốt lõi
- Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sản phẩm, cơng ty cần tích cực hơn trong việc phát triển sản phẩm nhƣ cử một số nhân viên trong phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm đi huấn luyện, học hỏi ở một số nƣớc phát triển, đi đầu trong lĩnh vực cửa của thế giới nhƣ Đức, Mỹ, Nhật, Singapore,…hoặc thuê một số chuyên gia nƣớc ngoài để trực tiếp hƣớng dẫn, giảng dạy cho nhân viên. Ngoài ra với khách hàng, sản phẩm tốt nhƣng phải đi đôi với dịch vụ nên công ty cần quan tâm, chăm chút hơn đến dịch vụ. Đặc biệt là khâu giao hàng và hậu mãi, cần giảm thời gian giao hàng hoặc giao đúng thời hạn để nhân viên hạn chế đàm phán nhiều lần làm mất niềm tin. Thƣờng xuyên chăm sóc khách hàng, chế độ bảo hành sản phẩm nhanh chóng và kịp thời.
- Để phát triển bền vững và gia tăng giá trị đòi hỏi chi nhánh phải chú trọng hơn đến con ngƣời. Trả lƣơng thƣởng cho ngƣời lao động đảm bảo công bằng và có tính khuyến khích, động viên, trả lƣơng gắn liền với các chỉ tiêu kế hoạch SXKD đƣợc giao. Thực hiện tốt các chính sách đối với ngƣời lao động, cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và tạo điều kiện thuận lợi để ngƣời lao động chuyên tâm vào công việc, kích thích sự phấn đấu vƣơn lên, rèn luyện, học tập, nâng cao trình độ để nâng tầm giá trị bản thân.
- Ngồi ra cơng ty cần thƣờng xuyên kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khâu hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh rủi ro xảy ra và đặc biệt là vấn đề môi trƣờng.
Rà sốt và hồn thiện các quy trình làm việc.
- Việc đề ra các quy trình là cần thiết, giúp kiểm sốt chặt chẽ, nhƣng lại gây khó khăn, tạo áp lực cho CBNV thì cần đƣợc rà sốt, cải tiến và loại bỏ các quy định không cần thiết để rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ.
- Tổ chức một số cuộc thi về sáng kiến cải cách thủ tục hành chính, quy trình làm việc giúp cơng ty có những giải pháp hiệu quả hơn về thời gian và chi phí.
67
- Thuê chuyên gia đánh giá, thiết kế và tƣ vấn c ác quy trình nhằm nắm bắt kịp thời với xu hƣớng và cạnh tranh tốt hơn.
Chuẩn mực ứng xử và quy tắc đạo đức nghề nghiệp
- Hiện nay, trong bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp chƣa đề cập đến quy tắc ứng xử cụ thể nên dẫn đến một số trƣờng hợp quát tháo, la rầy, lớn tiếng của các lãnh đạo trong xử lý cơng việc. Đặc tính cơng việc của mỗi phịng ban, mỗi bộ phận nên việc sinh hoạt văn hóa ở các phịng ban khác nhau. Do đó tác giả đề xuất bổ sung thêm
về quy tắc ứng xử trong quy tắc đạo đức nghề nghiệp để tạo môi trƣờng làm việc
thoải mái và hiệu quả hơn bao gồm các nội dung sau:
- Quan hệ với khách hàng: Làm hài lòng khách hàng là nghĩa vụ của mỗi cá nhân.