3.4 Giải pháp hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại CTCP Eurowindow CN Hồ
3.4.2 Hoàn thiện và nâng cao đối với các biểu trƣng trực quan
Trƣớc hết là cần hồn thiện hơn kiến trúc của CN Hồ Chí Minh. Chi nhánh cần sắp xếp hợp lý hơn văn phòng làm việc cho các bộ phận, tránh tình trạng các phịng/ban ngồi chung, sẽ khó khăn cho việc trao đổi công việc nội bộ cũng nhƣ làm
63
việc của các nhân viên. Bên cạnh đó cần bố trí một khu vực nhỏ chỗ đỗ xe cho các nhân viên kinh doanh thƣờng xuyên ra vào công ty và đi gặp khách hàng, tìm hiểu thị trƣờng,… hỗ trợ nhân viên làm việc với một số bãi xe gần đó để đƣợc gửi xe tháng, đi bộ gần hơn đến cơng ty giảm tình trạng trễ giờ làm.
Đối với đồng phục công ty cần:
Đƣợc thiết kế cho phù hợp với tính chất cơng việc. Đồng phục hiện nay với áo sơ mi trắng và logo xanh, có thể phù hợp cho nhân viên khối văn phòng, trực điện thoại, tiếp khách hàng. Nhƣng đối với những nhân viên có tính chất cơng việc bên ngồi: gặp khách hàng, đi tới các cơng trình,… thì nên có thiết kế riêng để tránh việc gây bẩn, ố màu.
Có quy định cụ thể về việc mặc đồng phục cho đồng nhất. Nên có hình phạt nếu nhân viên lên cơng ty vào ngày thứ 2 và thứ 6 không mặc đồng phục, đồng thời quản lý chặt chẽ hơn.
Có thể thiết kế thêm lễ phục để mặc vào các sự kiện quan trọng của công ty: tổng kết cuối năm, gặp mặt đầu năm, kỷ niệm ngày thành lập chi nhánh Hồ Chí Minh,tổng cơng ty. Ngồi ra có thể thiết kế đồng phục theo khu vực cho phù hợp với văn hóa và đặc trƣng vùng miền.
Mặc dù chi phí cho việc thay đổi đồng phục ở mức khá cao khoảng 330 triệu đồng nhƣng khi thay đổi đồng phục phù hợp sẽ giảm thiểu đƣợc chi phí đồng phục mỗi năm của chi nhánh khoảng 65 triệu đồng/năm đồng thời với việc thiết kế đồng phục mới tạo đƣợc sự khác biệt, gây chú ý và thuận tiện trong việc sử dụng.
Về lễ nghi, lễ kỷ niệm, cần tổ chức thêm một số lễ hội mang màu sắc đặc
trƣng của chi nhánh. Hiện nay CN Hồ Chí Minh chỉ tổ chức du lịch, giao lƣu vào ngày kỷ niệm thành lập chi nhánh mà chƣa có các lễ hội giao lƣu rộng rãi giữa các chi nhánh, các đại lý/showroom với nhau để mọi ngƣời biết, hiểu, chia sẻ kinh nghiệm và xích lại gần nhau hơn. Các hoạt động thể thao cần đƣợc diễn ra thƣờng xuyên hơn và phong phú hơn để đẩy mạnh phong trào thi đua, tạo môi trƣờng gắn kết các thành viên với nhau. Chi nhánh nên một quỹ riêng nhằm hỗ trợ những cá nhân gặp khó khăn và trực tiếp đứng lên kêu gọi tập thể CBCNV giúp đỡ.
64
Với giải pháp này cịn phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của CN, do đó nếu CN hồn thành mục tiêu của mình ở những năm tới thì nên chi nhiều hơn cho giải pháp này vì chính giải pháp này có thể giúp nhân viên gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.
Chế độ hội họp: cần phải có một số cuộc họp của nhân viên với các lãnh đạo
cấp cao, họ có thể truyền đạt dễ dàng hơn những vấn đề khó khăn cũng nhƣ những ý kiến riêng, lãnh đạo cũng nắm bắt đƣợc vấn đề thực tế của nhân viên và có đƣợc những ý tƣởng giúp doanh nghiệp có những sáng kiến tốt hơn, phù hợp hơn.
Đối với ấn phẩm của cơng ty:
Tạp chí 3600 Eurowindow Holding cần đƣợc thiết kế và tạo thêm nhiều thông tin nhằm thu hút sự quan tâm của CBCNV và khách hàng. Đồng thời cần phổ biến rộng rãi đến nhân viên và khách hàng hơn, không chỉ đơn thuần là qua email mà bằng bản giấy đƣợc in và thiết kế. Thông qua đó cũng có thể quảng bá sản phẩm của cơng ty, thậm chí là góc chia sẻ của lãnh đạo hay nhân viên trong công ty.
Về những ấn phẩm liên quan đến nhận diện thƣơng hiệu cho công ty, đây là công cụ để quảng bá hình ảnh công ty hữu hiệu và nhanh chóng ví dụ: bì thƣ, header, túi đựng sản phẩm, quà tặng khách hàng, sổ dùng trong công ty,…
Chi nhánh cần thống nhất quy định chung về bộ hợp đồng kí kết với khách hàng bao gồm túi đựng hồ sơ, đóng cuốn, trang bìa chung,…đa phần các hợp đồng đều chỉ đƣợc bấm ở góc và đƣa khách hàng kí, rất ít nhân viên đóng cuốn và họ phải tự thiết kế trang bìa riêng nên chƣa có sự thống nhất. Một số khách hàng cũng đã so sánh sự thiếu chuyên nghiệp từ các bộ hợp đồng khác của đối thủ nhƣ EBM, Austdoor, Lifewindow…Quan trọng nhất là chuẩn hóa và nhận diện cho tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp ra thị trƣờng.
Giai thoại: chi nhánh cần có sự ghi chép cẩn thận về các thế hệ, các nhà lãnh
đạo để mọi ngƣời có thể nhìn thấy những tấm gƣơng đã ghi dấu ấn trong sự phát triển của Eurowindow, nếu có thể dành riêng một phịng truyền thống để lƣu trữ vật dụng, hình ảnh, hồ sơ ghi chép để nhân viên dễ dàng tìm hiểu và học hỏi từ những kinh nghiệm của các thế hệ đi trƣớc.
65
Ngoài ra, bài hát truyền thống của công ty cũng cần phổ biến rộng rãi đến tất cả mọi ngƣời. Thông qua kết quả phỏng vấn, một số nhân viên đề xuất công ty cần hỗ trợ thêm cho mỗi showroom một tivi đặt khu vực trƣng bày sản phẩm để giới thiệu chung về Eurowindow và phát bài hát truyền thống giúp cả nhân viên và khách hàng biết và ấn tƣợng hơn. Đồng thời yêu cầu thực hiện trong các dịp quan trọng của công ty nhƣ lễ tổng kết, trƣớc các buổi họp, trong các buổi giao lƣu, đặc biệt là phát liên tục trong những buổi triển lãm Vietbuild hàng năm. Thậm chí có thể thay bằng bài hát khác, vui tƣơi hơn, dễ nhớ hơn, gây ấn tƣợng hơn và vui vẻ khi thực hiện.
Các giải pháp hoàn thiện biểu trƣng trực quan giúp chi nhánh gây ấn tƣợng với khách hàng đồng thời giúp nhân viên cải thiện đƣợc sự gắn kết giữa các thành viên và thuận lợi trong công việc. Mặc dù các giải pháp này không tốn quá nhiều về thời gian nhƣng lại tốn nhiều chi phí hơn để thực hiện.