3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Cổ
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực
3.3.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hiện nay, công tác hoạch định nguồn nhân lực tại cơng ty cịn phân tán và thụ động với tính chất ngắn hạn theo từng năm. Cơng ty cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn nhân lực hiện tại một cách có hệ thống và căn cứ vào chiến lược, kế hoạch kinh doanh để dự báo nguồn nhân lực cho công ty trong tương lai để có cơ sở cho cơng tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
Thường xuyên bổ sung các thông tin về nhân viên để xác định nguồn nhân lực thực tế trong từng thời kỳ:Để tiến hành dự báo nguồn nhân lực đúng và có hiệu quả thì phải có số liệu về tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện tại về mặt số lượng và chất lượng từ đó có một cái nhìn hệ thống, đồng thời xác định được điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn và thuận lợi của nguồn nhân lực tại công ty. Sau thời gian tuyển dụng, kiến thức, kỹ năng chuyên môn và khả năng của nhân viên đều có sự thay đổi. Do vậy, phịng Tổ chức Hành chính phải cập nhật tồn bộ thơng tin của cá nhân về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chun mơn, trình độ học vấn,…của nhân viên nhằm làm cơ sở cho công tác đào tạo, thăng chức, thuyên chuyển nhân viên sau này.
Xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai bằng một số chỉ tiêu định lượng: Công ty phải tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai để áp
dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn. Nhu cầu tương lai được xác định theo chỉ tiêu số lượng và chất lượng.
- Chỉ tiêu về mặt số lượng: Nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai được xác định theo các công thức:
Tổng số nhân viên cần có trong tương lai = Tổng số nhân viên hiện tại – (Tổng số nhân viên nghỉ việc + Tổng số nhân viên thay thế) + (Tổng số nhân viên hiện tại * Tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh)
Bảng 3. 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực tại công ty (2012 – 2020)
Đơn vị tính: người Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Hưu trí, nghỉ việc,… 1 0 1 1 0 1 0 0 1 Nhân viên thay thế 2 1 1 1 0 0 1 1 0 Tỷ lệ % tăng doanh thu 4,5% 6,8% 6,2% 7% 6,4% 6,2% 6,5% 5,4% 6,5% Tỷ lệ % điều chỉnh lao động 3,5% 4,5% 4% 5% 4,5% 4% 5% 4% 4,5% Dự báo số lượng lao động 122 126 129 133 140 144 150 155 161
- Chỉ tiêu với chất lượng: Song song với việc dự báo nguồn nhân lực về mặt số lượng, công ty cần phải dự báo về mặt chất lượng. Để dự báo về mặt chất lượng,
kinh nghiệm địi hỏi cho từng cơng việc; phối hợp với các trưởng phòng ban nhằm xác định yêu cầu về chất lượng nguồn nhân lực trên cơ sở các tiêu chuẩn đó. Đồng thời phải dự báo sơ bộ một số tiêu chuẩn công việc trong tương lai trên cơ sở các kế hoạch kinh doanh và các tiêu chuẩn trong hiện tại.
3.3.1.2 Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc nhằm xác định trách nhiệm, các nhiệm vụ, điều kiện tiến hành, quyền hạn của người nhân viên khi thực hiện công việc và những kỹ năng, phẩm chất mà nhân viên phải có để thực hiện cơng việc được giao. Phân tích cơng việc để xây dựng hai tài liệu chính đó là bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Cơng ty cần phân tích cơng việc theo nội dung, trình tự sau:
- Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất.
- Thu thập các thơng tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu có).
- Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong việc phân tích các cơng việc tương tự như nhau.
- Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin cần thu thập, tùy theo loại hình cơng việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
- Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thơng tin.
- Xây dựng bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Xây dựng bảng mô tả công việc
Trên cơ sở các thơng tin có được từ khâu phân tích cơng việc, tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc. Công ty cần xây dựng bảng mô tả công việc bao gồm các đặc điểm sau:
- Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành. - Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ. - Các tiêu chuẩn hồn thành cơng tác.
- Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra.
- Số người làm việc đối với từng cơng việc và các mối quan hệ tường trình báo cáo.
- Máy móc và thiết bị để thực hiện cơng việc đó.
Tác giả xin đề xuất bảng mô tả công việc cụ thể cho cán bộ kỹ thuật (phụ lục 5).
Xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc
Khi xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc, công ty cần xây dựng gồm các thông tin sau:
- Dữ kiện tổng quát: Công việc được thực hiện ở bộ phận nào, tên công việc, các quyền hạn và trách nhiệm.
- Bản chất công việc.
- Trả lương: Nên trả lương theo phương pháp nào? Mức lương bao nhiêu? Những khoản tiền giờ làm việc phụ trội, tiền thưởng,…
- Điều khoản huấn luyện. - Cơ hội thăng tiến.
- Các tiêu chuẩn của nhân viên.
Sau khi phân tích, nhà phân tích nên kiểm tra lại các kết luận của mình bằng cách trình các kết quả cho các trưởng bộ phận và những người có khả năng đánh giá chính xác và hữu dụng của bảng phân tích.
Tác giả xin đề xuất bảng tiêu chuẩn công việc cụ thể cho cán bộ kỹ thuật (phụ lục 6)
3.3.1.3 Hồn thiện q trình tuyển dụng
Chính sách tuyển dụng nhân viên phải được cơng ty xem trọng vì đây là khâu quyết định chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực. Bấy lâu nay việc tuyển dụng nhân
trình đơn giản. Đã đến lúc cần thực hiện công khai công tác tuyển dụng (xét cả hai nguồn tuyển chọn bên trong và bên ngồi cơng ty), hướng đến tuyển những ứng viên trẻ hội đủ yêu cầu.
Việc tuyển dụng nguồn nhân lực phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của cơng việc, tiêu chí tuyển chọn phải dựa vào yêu cầu thực tiển của công việc, phải thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí để làm căn cứ tuyển dụng.
Thực hiện nghiêm khâu phỏng vấn, kiểm tra trong quá trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng, tránh tình trạng làm theo hình thức, khơng có tính cạnh tranh và khơng thể hiện tính sàn lọc để tuyển chọn người tài giỏi.
Mở rộng nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, nhằm tạo điều kiện tốt hơn trong việc thu hút nguồn lao động giỏi, có chun mơn đáp ứng yêu cầu công việc. Thông tin tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện báo chí và có thể đặt hàng tuyển dụng tại các công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực uy tín.
Đào tạo chuyên sâu các kỹ năng liên quan (kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng phân tích, đánh giá,…) cho đội ngũ những người làm cơng tác tuyển dụng, tạo điều kiện cho họ có những kỹ năng cần thiết để đánh giá, tuyển chọn đúng người, giúp cho việc tuyển dụng thành công.
Đối với việc tuyển các vị trí lãnh đạo cần phải tạo sự cạnh tranh công bằng, lành mạnh.
3.3.1.4 Hồn thiện chế độ phân cơng, bố trí, đề bạt nhân viên
Hồn thiện chế độ phân cơng, bố trí nhân viên
Việc phân cơng, bố trí nhân viên hiện tại của công ty chưa đúng chuyên môn, việc sắp xếp chỉ dựa vào kinh nghiệm hay thâm niên cơng tác. Trong khi đó những người trẻ có năng lực chuyên môn, rất năng động, họ dám nghĩ dám làm, biết làm và dám chịu trách nhiệm, nhưng công việc họ đảm nhận lại không như mong muốn, lâu ngày tạo sự nhàm chán và khơng tìm thấy sự thách thức cũng như niềm đam mê trong cơng việc, kết quả họ bỏ việc đi tìm mơi trường mới.
Làm tốt cơng tác này, công tác quản trị nguồn nhân lực cơng ty tiếp tục hồn thiện cơ chế tuyển dụng, phân cơng bố trí hợp lý đảm bảo tính cơng bằng và hiệu quả cho cơng việc. Điều đó mang lại cho người lao động một sự đánh giá cơ bản tích cực là chính bản thân họ được tổ chức đánh giá đúng khả năng chuyên môn và trao cho họ một công việc phù hợp với năng lực của họ. Qua đó người lao động sẽ định vị được mình, cảm nhận được sự cơng bằng, tinh thần làm việc của họ thoải mái, tránh được bất mãn, đối nghịch giữa họ với cơng ty. Vì thế, việc phân cơng, bố trí nhân viên phải được thực hiện căn cứ theo:
- Bảng mô tả công việc; bảng tiêu chuẩn công việc; yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc.
- Năng lực thực tế của người lao động.
- Đảm bảo ngun tắc: Mỗi cơng việc đều có người thực hiện; việc thực hiện không bị chống chéo; công việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh của mình và khi bất kỳ người nào vắng mặt thì cơng việc của người đó có thể được người khác đảm đương thay mà khơng gián đoạn đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung. Các vấn đề này đòi hỏi người trưởng phòng ban, đơn vị phải am hiểu thêm về khía cạnh tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo.
- Thường xuyên tổ chức thi nghiệp vụ trong phạm vi của công ty như: Quản trị gia tài năng, điều hành viên giỏi,…nhằm phát hiện những nhân tố mới để bố trí họ vào cương vị thích hợp và kiến nghị điều động họ từ phòng, ban này sang phịng, ban khác phù hợp hơn.
- Đối với những cơng việc giao cho nhóm nhân viên thực hiện, ngồi bảng mơ tả cơng việc cho nhóm cần xây dựng cơ chế phối hợp giữa các thành viên trong nhóm và trách nhiệm của người đứng đầu nhóm.
Khi đã bố trí đúng người, đúng việc, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái, cùng với những chính sách hấp dẫn khác(lương, thưởng, phúc lợi,…)sẽ kích thích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động chắc chắn tăng lên và bản thân họ khi đó cũng khơng cần thiết phải làm ngồi giờ hoặc làm thêm bên ngoài.
- Phải xây dựng tiêu chuẩn quy định tuổi của người lao động khi đảm trách một số công việc.
- Tự tin giao việc cho những người trẻ tuổi, kèm cặp và hướng dẫn họ để họ sớm tích lũy kinh nghiệm.
Hoàn thiện chế độ đề bạt, bổ nhiệm
- Trước tiên công ty cần thể hiện rõ sự bình đẳng trong thăng tiến nghề nghiệp của mọi nhân viên. Những người có thành tích vượt trội, có khả năng quản lý sẽ được xem xét đề bạt. Điều này sẽ tạo động lực phát triển của nguồn nhân lực cũng như tạo niềm tin cho người lao động phấn đấu và gắn bó lâu dài với cơng ty.
- Xây dựng sơ đồ thuyên chuyển nhân viên tại từng bộ phận nhằm đánh giá khả năng thực hiện công việc hiện tại của nhân viên, khả năng thay thế các vị trí quan trọng hay thăng tiến lên vị trí lãnh đạo tương lai. Ngoài ra, sơ đồ thuyên chuyển nhân viên còn nhằm xác định nhu cầu đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu của một vị trí cao hơn.
3.3.2 Giải pháp hồn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực có thể gia tăng giá trị lên rất nhiều lần nếu có chính sách sử dụng đúng đắn. Các biện pháp nhằm sử dụng và phát triển nguồn nhân lực tại công ty bao gồm những giải pháp sau:
Lãnh đạo công ty cần lưu ý ba vấn đề ưu tiên trong công tác đào tạo là: nâng cao chất lượng, đổi mới công nghệ và phục vụ khách hàng.
Đẩy mạnh công tác đào tạo và đào tạo lại:
- Đối với cán bộ quản lý: cần tập trung vào các nội dung chính như tâm lý lãnh đạo, nghệ thuật lãnh đạo, vai trò lãnh đạo và chức năng quản lý theo quan điểm lý thuyết hệ thống, kỹ năng xử lý tình huống,…
- Đối với cán bộ kỹ thuật: cần tập trung vào các nội dung chính như khơng chỉ về kiến thức chun mơn về xây dựng mà còn về các kỹ năng như cách sử dụng các công cụ kỹ thuật cơ bản (phân tích thống kê, máy tính, tiêu chuẩn quy phạm, giám sát và theo dõi dự án), cách làm việc trong không gian điều khiển với các thành viên của nhóm biểu kiến đa ngành và liên ngành, cách quản lý các nhiệm vụ,
dự án và chương trình trong khn khổ ngân sách và tiến độ đã định, cách giao tiếp với cộng đồng một cách nhẫn nại, biết lắng nghe và có khả năng thuyết phục.
- Đối với cán bộ kế tốn – tài chính: cần tập trung vào các nội dung như phân tích quản trị tài chính, quản lý nhân sự nâng cao, kế toán quản trị,…
- Đối với những dự án đầu tư mới, chỉ tiêu đào tạo chuyên viên kỹ thuật và huấn luyện tay nghề cho công nhân là một chỉ tiêu bắt buộc
Tăng cường công tác nghiên cứu khoa học và cải tiến kỹ thuật trong tồn thể cán bộ cơng nhân viên cơng ty. Tổ chức các khóa bồi dưỡng nâng cao theo định kỳ và các lớp huấn luyện nghiệp vụ, các kỳ thi chuyên môn, thi thợ giỏi.
Công tác đào tạo phải xác định rõ mục tiêu cụ thể như: bồi dưỡng và huấn luyện đội ngũ cán bộ công nhân viên hay phát triển nghiệp vụ, khoa học, kỹ năng quản lý giỏi, có trình độ lý luận, chun mơn đáp ứng được u cầu phát triển của công ty, tâm huyết với cơng ty, có đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu chức danh công việc.
Ngân sách đào tạo hàng năng được gia tăng, chứng tỏ công ty đã quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên, công tác đào tạo tại công ty cịn chưa hợp lý. Để đạt hiệu quả cao, cơng ty cần phải phân tích nhu cầu đào tạo, phân tích doanh nghiệp, phân tích nhân viên và có kế hoạch đào tạo cụ thể về: loại hình đào tạo, đối tượng được đào tạo, mục tiêu của khóa đào tạo. Chương trình đào tạo của cơng ty phải:
- Căn cứ mục tiêu chiến lược của công ty trong từng giai đoạn để xác định các yêu cầu đặt ra cho công tác đào tạo và huấn luyện cán bộ công nhân viên.
- Trên cơ sở chức danh công việc và bảng đánh giá hồn thành cơng việc của từng cán bộ công nhân viên hàng năm và 6 tháng để có yêu cầu đào tạo cho mỗi cán bộ công nhân viên, cũng như tổng hợp thành kế hoạch chương trình đào tạo của cơng ty. Chương trình đào tạo phải sát với yêu cầu công việc của mỗi cán bộ công nhân viên.
- Đào tạo phải chọn đúng người, đúng mục đích, đúng yêu cầu với hiệu quả cao và kịp thời. Dựa trên bảng đánh giá hồn thành cơng việc của từng cán bộ công nhân viên để chọn người đào tạo.
Bên cạnh đó, cơng ty cần tiến hành xây dựng hệ thống đào tạo tại chỗ cho